Деньги в подотчет: как выдавать и оформлять

Любой бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда нужно оформить деньги в подотчет . Однако многие забывают о важных нюансах этой ответственной процедуры. Проинструктируем на этот счет, чтобы избежать ошибок и проблем с руководством.

О главном

Сразу оговорим важный момент: на практике в нормативных документах и в повседневной работе бухгалтеров средства, которые нужно выдать конкретному сотруднику, принято называть двояко:

«деньги под отчет»;
«деньги подотчет», «подотчет».

На наш взгляд, допустимы оба варианта. Во всяком случае, под ними принято подразумевать одно и тоже. Будь то наличка или деньги подотчет на карту банка.

Если скидываете деньги в подотчет на корпоративную карту, лимит расчетов ЦБ РФ (до 100 000 руб.) вас не затрагивает. Можно его не соблюдать

Чтобы выдача денег подотчет проходила без заминок, нужно руководствоваться указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Когда стоит задача выдать деньги подотчет директору , надо руководствоваться этим же документом. Принципиальных отличий нет

Порядок действий

Теперь разберем сам механизм, как выдать деньги подотчет .

Прежде всего, удостоверьтесь, что у сотрудника нет долга по предыдущей подотчетной сумме, по которым уже пора бы отчитаться. Если ответ положительный, то этому сотруднику давать деньги в подотчет нельзя – это запрещает закон.
Надо заручиться от работника заявлением на деньги подотчет . Оно не имеет строго установленного бланка, но некоторые позиции обязательны. Вот они:
- сумма, которая необходима на нужды компании;
- срок, на который будут выданы средства;
- подпись гендиректора (или иного сотрудника, который доверенностью уполномочен ставить подпись на подобных документах);
- дата подписания прошения.

3. Далее задача бухгалтера – оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2. Его обязательно подписывает главбух или ответственное за эти квитки лицо. Документ выглядит следующим образом:

выдает деньги под отчет

5. Не забудьте в бухучете сделать соответствующую проводку (см. таблицу).

Что нужно знать

Важно понимать, что выдача денег подотчет – это передача собственных средств компании, которые таковыми и остаются. Поэтому они не подпадают под подоходный налог и страховые взносы.

Интересно, что выдать деньги под отчет закон позволяет не только штатным сотрудникам, но и работникам на гражданско-правовых соглашениях. Причем каких-либо процедурных отличий нет. ЦБ РФ всецело поддерживает данный вывод.

Кроме того, деньги в подотчет допустимо скидывать и на обычные зарплатные карты. Главное – прописать этот момент во внутренних правилах.

Тематические материалы: