Даже короткие командировки иногда могут попадать на выходные или праздничные дни, а если они длительные, то выходные точно в них попадут и, возможно, даже не одни. В этом случае перед отделом кадров встанет вопрос – как их учитывать и оплачивать?
Сначала определимся с понятиями. Служебная командировка – это поездка, выполняемая по распоряжению нанимателя для выполнения служебного поручения. Привлечение сотрудников к труду по выходным должно осуществляться согласно правилам Трудового кодекса (а именно – статьи 113). Обычно оно производится с согласия самого работника, но, как гласит часть 3 уже упомянутой нами статьи, может быть выполнено также и без его согласия. В любом случае, требуется, чтобы руководитель компании письменно распорядился на этот счёт.
Рассмотрим общий порядок оформления командировки в выходные дни:
1. Получение письменного согласия от сотрудника. Оно требуется в том случае, если нет никаких чрезвычайных обстоятельств, из-за которых требовалась бы данная командировка, ведь при их отсутствии у сотрудника есть право отказаться от командировки в выходные. Помимо согласия сотрудника, необходим также приказ от работодателя, в котором должна быть указана общая продолжительность командировки. И здесь стоит отметить нюанс: обычно в таком приказе имеется строка для росписи сотрудника, отчего многие ошибочно полагают, что, подписывая его, сотрудник соглашается также и с датами, указанными в нём, следовательно, и с тем, что он будет работать в выходные.
Нет, на деле роспись сотрудника в этом документе означает только факт его ознакомления с содержанием документа, и не отменяет необходимости отдельно получить его согласие в письменном виде на работу в выходные– для этого составляется специальный документ, в котором излагаются причины командирования в выходные, а также преимущества, которые сотрудник из этого извлечёт – будь это дополнительные выходные, или повышенная оплата.
Оговоримся также, что несовершеннолетних и беременных женщин в командировки отправлять запрещено – даже в рабочие дни, заручившись их согласием.
2. Письменное распоряжение о том, что сотрудник привлечён к трудовой деятельности.
3. Руководитель утверждает служебное задание (форма Т-10а), и его цели. После окончания командировки сотрудник должен изложить в данном документе, какая работа была им проделана, и подписать его. Если труд проходил (в том числе) в день отдыха, то данный отчёт приобретает ещё большую значимость.
Когда задание оформлено, можно издавать приказ о направлении в командировку (форма Т-9). В нём должны быть указаны даты прибытия и отбытия, а также общий срок командировки. В качестве основания командировки указывается служебное задание, а при привлечении к работе в выходные добавляются реквизиты распоряжения руководителя.
После этого составляется командировочное удостоверение (форма Т-10). Этот документ должен удостоверить время, которое сотрудник пребывает за пределами рабочего места по рабочим надобностям. Именно в него делаются отметки в пунктах назначения – ставится время прибытия и отбытия, а также печати и подписи. Данное удостоверение актуально в РФ, а вот за границей оно может использоваться только в тех странах СНГ, с которыми имеются соответствующие соглашения.
Впоследствии данное удостоверение, а также квитанции, чеки и т.п. следует приложить к авансовому отчёту по форме АО-1, который сотрудник должен предоставить к течение трёх рабочих дней после своего возвращения на место работы.
4. Отметка в Журнале выбытия. Должны быть указаны: ФИО командированного, номер его удостоверения, дата выбытия, пункт назначения и название организации, в которую сотрудник отбыл.
5. По ТК (статья 91, часть 4), на компании лежит обязательство учитывать время, отработанное каждым из её сотрудников. Значит, в табеле необходимо указание времени пребывания в командировке, снабжённое кодом «К» либо «06». Количество часов в данном случае не ставится. Если во время командировки осуществляется работа в выходные,
либо выходной совпадает с днём отъезда/приезда, данные дни обозначаются кодом «РВ» либо «03». В случае, если есть указание от компании насчёт продолжительности труда в рабочий день, указывается также количество часов за работой.
Сотрудник получает гарантию сохранения своего места работы во время командировки, также он сохраняет свой средний заработок, и получает возмещение всех расходов на поездку (статья 167 ТК). Из статьи 139 ТК следует, что стандартное вознаграждение за труд в ходе командировке равно среднему заработку сотрудника, однако на выходные и праздники распространяется действие статьи 153, гласящей, что работа в нерабочий день должна быть оплачена по двойной ставке, если она производится сверх месячной нормы.
Также стоит отметить, что размеры выплат за работу в выходные и праздники регулируются коллективным договором. При желании, вместо выплат сотрудник может получить дополнительный день отдыха. В таком случае работа должна быть оплачена в стандартном размере, в то время как оплата за дополнительный день отдыха не делается.
Что касается праздничных дней, то нужно отметить, что таковыми считаются только те дни, которые установлены российским законодательством, и даже если в государстве, в котором сотрудник пребывает в командировке, день считается праздничным, то оплата будет такой же, как и за обычный рабочий день, не вправе он требовать и предоставления дополнительного выходного.
То же самое касается и командировок по территории Российской Федерации – если какой-то день установлен праздничным в том субъекте, в котором сотрудник пребывает во время командировки, но не считается таковым в субъекте, из которого он командирован, то день для него считается обычным рабочим.
Возможна и обратная ситуация – когда в регионе, в котором находится компания, праздничный день, а в регионе, в который командирован работник, этого праздничного дня нет, и день рабочий. В данной ситуации нужно исходить из того, что сотрудник привлекается к работе в день его отдыха, ведь, не будь данной командировки, он мог бы отдыхать в этот праздник. Для его коллег в компании день также является выходным. Соответственно, чтобы привлечь его к работе в это время, стоит также спросить его согласия, как и в обычном случае привлечения к работе в выходные или праздники. Оплачивается такая работа также в двойном размере.
В дни служебной поездки включаются также и дни нахождения в пути к месту командирования или из него, а потому, если эти дни являются обычными рабочими днями на месте постоянной работы, сотруднику положено выплачивать суточные и средний заработок. Если же на дни нахождения в пути выпал выходной или праздник, они приравниваются к труду в выходной день и оплачиваются по уже оговорёнными нами правилам. Но в этом случае есть нюанс: размер выплат также зависит и от того, сколько часов на момент отправления либо прибытия транспорта остаётся до окончания суток, поскольку согласно статье 153 ТК тарификации подлежит время нахождения в поездке с отправления и до прибытия.
Чтобы проиллюстрировать это, приведём пример. Чтобы приступить к работе уже утром понедельника, сотруднику приходится отправиться в путь в выходной. Вылет запланирован на восемь, в значит оставшиеся до окончания суток 4 часа оплачиваются в двойном размере. Однако, сотрудник отмечает, что ему необходимо время и на путь до аэропорта, который находится за пределами города, на что уйдут ещё три часа, и хочет, чтобы их ему также оплатили по двойной ставке. Обосновано ли это?
Да. Определяющий фактор здесь – местонахождение аэропорта за пределами города. В таком случае предписывается включать во время командировки также и то время, которое необходимо, чтобы добраться до места отправления.
Ещё один пример, касающийся компенсации времени. Сотрудник отправляется в командировку вечером выходного дня, в восемь часов, соответственно, двойной оплате подлежат четыре часа, оставшиеся до полуночи. Однако вместо этого он хочет получить другой день отдыха – причём именно день целиком. Будут ли правомерны его претензии в такой ситуации?
Нет. Законодательство предписывает, в случае, если сотрудник желает компенсировать потраченное в выходной день время, предоставить ему другое время отдыха пропорционально потраченному. Однако, помимо этого, также нужно будет оплатить в одинарном размере и потраченное им тем вечером выходного дня время (вместо оплаты в двойном размере, которая была бы сделана без предоставления дополнительного времени отдыха).
Как гласит статья 168 ТК, во время командировки на компанию ложится бремя расходов сотрудника, которые связаны с его проживанием вне дома – так называемые суточные. Они должны выплачиваться как за все дни нахождения непосредственно в командировке, так и за дни пути, а нормы их начисления должны быть установлены коллективным договором внутри организации либо другими локальными нормативными актами.
Расчёт суточных в случае, если место отправления в путь находится за пределами населённого пункта, ведётся не по дате, указанной в билете, а по дате отправления из дома либо офиса. Тот же самый порядок установлен и для возвращения из командировки. Обычно суточные для командировок по стране и за рубеж различаются.
Для командировок в пределах РФ налогом не облагаются суточные до 700 рублей, для командировок за рубеж – до 2500 рублей. Если размер суточных выше этих норм, то налогом облагается сумма сверх установленной по ставке 13%, либо 30% – для нерезидентов РФ, не признанных высококвалифицированными специалистами по Федеральному закону № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Страховыми взносами суточные не облагаются.
Важные нюансы относительно суточных в командировках:
1. При посещении в ходе командировки нескольких стран, суточные за день пересечения выплачиваются согласно нормам той страны, в которую сотрудник въезжает.
2. Если командировка за рубеж длится один день, то выплачивается лишь половина суточных, которые установлены для данной страны.
3. Суточные при работе в праздник рассчитываются в общем порядке.
