Если работник договорился взять отпуск после командировки с руководством организации заранее, кадровик оформит отдых еще до начала служебной поездки. Рассмотрим, как действовать в ситуации, когда сотрудник пожелал уйти во внеочередной отпуск сразу после командировки.
Первый документ, который заполняется при направлении в командировку, - служебное задание. Его составляет и подписывает структурного подразделения, где работает сотрудник, затем утверждает руководитель организации. На основании служебного задания кадровая служба издает приказ о направлении работника в командировку. После возвращения из нее сотрудник заполняет вторую часть служебного задания - раздел «Краткий отчет» (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Его можно составить по унифицированной форме № Т-10а или другому образцу, утвержденному в организации.
В документе должны быть указаны: Ф. И.О. и должность командируемого работника, место и срок командировки, подробное описание задания, четкие поручения по тем или иным производственным
Многие работодатели не оплачивают обратную дорогу, если работник задерживается в месте командировки, чтобы провести там отпуск. Расходы на оплату проезда сотруднику в любом случае нужно возместить, даже если даты окончания командировки не будут совпадать с датами в командировочных документах (ст. 168 ТК РФ, п. 11 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
По заявлению работодатель может перенести дату отпуска, утвержденную заранее в графике отпусков. Такое вполне возможно, если сотрудник решил взять отпуск после комендировки. Этот документ оформляют в произвольной письменной форме.
Главное, укажите, по какой причине, с какой даты и на какое количество календарных дней сотрудник желает перенести свой ежегодный оплачиваемый отпуск.
Если вы не можете выплатить отпускные вовремя, предложите работнику взять отпуск за свой счет. Так вы избежите за задержку отпускных (ст. 192, 236 ТК РФ, ст. 1101 ГК РФ, ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ)
Некоторые работодатели полагают, что могут выплатить отпускные позже законом срока, если сотрудник написал заявление за день до начала отпуска. Отпускные всегда выплачивают за три дня до отдыха без исключений (ст. 136 ТК РФ)
Чтобы предоставить сотруднику ежегодный отпуск, работодатель должен издать приказ. Для этого можно использовать унифицированную форму № Т-6 либо иной образец приказа об отпуске, утвержденный в организации.
Обязательно должно быть в документе: вид и продолжительность отпуска, период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, даты его начала и окончания, подписи и их расшифровка руководителя организации и работника.
При перенесении даты отпуска не нужно оформлять дополнительный приказ на утверждение графика отпусков в новой редакции. Внести корректировки в график позволяют разделы этого документа.
Работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени по каждому сотруднику (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). С этой целью заполняется табель учета рабочего времени. Составить можно по унифицированной форме № Т-12 или Т-13 либо иному образцу, утвержденному в организации.
Укажите в документе фамилии, инициалы, должности сотрудников, их табельные номера, отметки о явках и неявках на работу, количество дней и часов, которые они отработали за половину и за целый календарный месяц.
Если вы применяете самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени, то дни пребывания сотрудника в отпуске и командировке отметьте кодом, который вы ввели на основании приказа.
Многие работодатели за дни командировки проставляют работнику в табеле буквенный код «К» и 0 часов. Однако число фактически отработанных часов в дни командировки указывать не нужно (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).
Все периоды отпуска, которые использовал сотрудник, отражают в его личной карточке. Отмечайте в ней момент, когда отпуск за соответствующий рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска. Для личной карточки предусмотрена унифицированная форма № Т-2, но компания может разработать и другой аналогичный документ.
Укажите в карточке вид отпуска, период работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска, реквизиты приказа, на основании которого он предоставлен.
В раздел «Отпуск» личной карточки вписывайте все виды отпусков, которые берет сотрудник. Отдых может предоставляться на основании графика отпусков либо приказа об отпуске.
