Заполняя трудовую книжку, допустили ошибку в наименовании компании

Порядок ведения и заполнения двумя документами: Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Ни первый, ни второй документ не разъясняет, как исправить ошибку, допущенную при указании в трудовой книжке наименования компании. Разберемся, можно ли оставить неверную запись «как есть», обязательно ли ее исправлять, как это сделать.

Как указывать наименование компании и можно ли его не исправлять

В трудовую книжку наименование компании вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе». Сначала в виде заголовка указывается полное наименование работодателя, потом сокращенное (при его наличии). Обратите внимание: такой записи номер не присваивается (п. 3.1 Инструкции).

Наименование компании-работодателя является обязательным условием для включения в трудовой договор (ч. 1 ст. 57 ТК РФ), поэтому должно быть указано правильно.

Пункт 27 Правил прямо указывает на то, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправлять ее нужно. Более того, если неверную запись не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.

Кто должен внести исправления

Исправить неверную запись нужно по месту работы, где она была внесена. По новому месту работы такие исправления можно сделать только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил).

Если компания, сделавшая неверную запись, реорганизована, исправить запись может ее правопреемник, а если ликвидирована — работодатель по новому месту работы на основании официального документа (п. 28 Правил).

Как исправить неверную запись

Зачеркивать неточные или неправильные записи в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» нельзя. Изменить их можно только путем признания недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

Так как запись о наименовании компании-работодателя в трудовой книжке не нумеруется, с исправлением ошибок возникают определенные сложности. Особенно если ошибка обнаружена не сразу.

Если ошибка обнаружена непосредственно после внесения записи, исправить ее можно в следующей строке. Под записью, в которой допущена неточность, нужно написать: «Запись о наименовании организации недействительна» . А в строке ниже указать правильное наименование компании.

Если в разделе «Сведения о работе» указано только сокращенное наименование компании, например ОАО «Времена года», это является ошибкой. Правильная запись должна выглядеть так: «Открытое акционерное общество “Времена года” (ОАО “Времена года”)». Исправлять нужно следующим образом:

В аналогичном порядке исправляют грамматические ошибки в наименовании компании. Например, в трудовой книжке работника указано: «Открытое акционерное общество “Время года” (ОАО “Времена года”)». Далее следует запись с порядковым номером: «Принят в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда». Это последняя запись в трудовой книжке на момент обнаружения ошибки.

Ниже последней записи нужно сделать новую без указания порядкового номера записи: «В наименовании организации допущена ошибка. Наименование организации следует читать: “Открытое акционерное общество “Времена года” (ОАО “Времена года”)”».

Как вписать пропущенное наименования работодателя

Предположим, в трудовой книжке сразу после очередного увольнения идет запись с порядковым номером 8: «Принят в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда». Это неверно, поэтому такую запись нужно признать недействительной по правилам, установленным в пункте 1.2 Инструкции. Для этого нужно проставить следующий порядковый номер (9) и сделать такую запись: «Запись за номером 8 недействительна». А ниже внести сведения о наименовании компании и о приеме на работу.

Как исправить ошибку в наименовании прежнего работодателя

Труднее всего исправить неправильное наименование компании, когда ошибка обнаружена после внесения другим работодателем последующей записи о приеме на работу. Чтобы такую ошибку смог исправить новый работодатель, ему необходим документ (основание). Таким документом могут служить копии приказов, выписки из приказов о приеме на работу или, как вариант, справка о периоде работы в компании.

Справка о периоде работы в компании оформляется на фирменном бланке бывшего работодателя в произвольной форме и должна содержать реквизиты и контактные данные компании. В ней можно указать все должности, отделы, переводы и увольнения работника со ссылками на статьи Трудового кодекса, а также проставить все необходимые даты и номера приказов. Справку подписывает специалист, отвечающий за предоставление сведений, указанных в трудовой книжке. Он заверяет документ печатью компании.