Целью инвентаризации является выявление и сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета. ПБУ 6/01 дается понятие инвентарного номера. Инвентарный номер – это отдельный объект, комплекс предназначенный для выполнения определенных работ.
Инвентаризация в соответствии с действующим законодательством проводится ежегодно. Основанием служит приказ руководителя (Форма № ИНВ-$22$).
При проведении инвентаризации проводится осмотр объектов, в описи (Форма №ИНВ-$1$) вносятся информация о основном средстве (наименование, назначение, инвентарный номер, основные технические показатели). Если в ходе проведения инвентаризации были обнаружены средства не принятые к учету, или выявлены неправильные данные – комиссия вносит правильные сведения, неучтенное средство – принимается к учету. На средства не пригодные для эксплуатации и для восстановления составляется опись, с указанием срока ввода в эксплуатацию и причин непригодности.
Замечание 1
Под инвентаризацию попадают и средства находящиеся в аренде у сторонней организации, или находящиеся на ответственном хранении. Для них составляется отдельная опись.
На имущество в отношении которого выявлены отклонения составляются сличительные ведомости (Форма №ИНВ-$18$). В ведомости указываются расхождения показателей учетных данных и фактического наличия.
Результат инвентаризации учитывается в отчетности месяца, когда инвентаризация была закончена, годовая инвентаризация – в годовом балансе.
Рисунок 1. Корреспонденция счетов при проведении инвентаризации
Проведение инвентаризации происходит при:
Инвентаризация основных средств – процедура, необходимая не только для поддержания сохранности имущества предприятия, но также для своевременного избавления от простаивающих, не задействованных в производственном процессе мощностей, влияющих на размер налога на имущество и уровень прибыли в компании.
Все документы составляются в двух экземплярах, подписываются ответственными лицами. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй у материально-ответственного лица. По завершении инвентаризации составляется протокол. В котором указываются результаты, излишки или недостача, выявляются ответственные за это лица, и меры которые следует к ним применить. Протокол утверждается руководителем предприятия.
При проведении инвентаризации основных средств на ООО «Ирида» была выявлена недостача объекта основных средств – мобильного телефона. Первоначальная стоимость – составляет $15 000$ руб., сумма начисленной амортизации $5 000$. Сумма принятого к вычету НДС $2 700$. За сохранность телефона отвечал финансовый директор Дорохов А.Ю. он пояснил, что телефон был утерян по его вине, согласился возместить стоимость телефона, по рыночной цене $17 500$ руб.
В учете ООО «Ирида» были сделаны следующие записи.
Дт $01$(субсчет «Выбытие ОС» - Кт $01$ «ОС в организации» - $15 000$ – списалась первоначальная стоимость телефона
Дт $02$ – Кт $01$ – $5 000$ – списание начисленной амортизации
Дт $94$ – Кт $01$ (субсчет «Выбытие ОС») – $10 000$ – списание остаточной стоимости
Дт $94$ – Кт $68$ – $1 800$ – восстановлена предъявленная к вычету сумма НДС, по остаточной стоимости телефона $(10 000 \cdot 18\%)$
Дт $73$ – Кт $94$ – $11 800$ – сумма недостачи отнесена на виновное лицо
Дт $73$ – Кт $98$ – $2 500$ $(17 500 – 15 0000)$ – отражена разница рыночной и остаточной стоимости
Дт $51$ – Кт $73$ – $14 300$ – внесена сумма в погашение недостачи основного средства.
Инвентаризация представляет собой особую процедуру, посредством которой производится сверка данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества и обязательств компании. Инвентаризации должны быть подвергнуты все остатки по счетам учета, сформировавшиеся на отчетную дату.
Организация должна проверить наличие основных средств, материально-производственных запасов, товарных остатков на складах, сверить денежные средства на расчетном и валютном счетах в банках, проконтролировать задолженность перед налоговой инспекцией, внебюджетными фондами и контрагентами.
Какой может быть инвентаризация?
Различают внезапные и обязательные инвентаризации. Внезапные проверки проводятся периодически в контрольных целях по отдельным разделам учета (например: таким образом зачастую производится сверка денежной наличности в кассе предприятия).
Обязательные инвентаризации обусловлены требованиями российского законодательства. Случаи, при которых необходимо провести такие проверки, установлены действующими Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств. Это нужно сделать, в частности, в следующих ситуациях:
Перед составлением годовой отчетности. Поскольку отчетной датой для годовой бухгалтерской отчетности является 31 декабря соответствующего года, то инвентаризация должна быть проведена по состоянию на эту дату.
Однако на практике такие процедуры требуют определенного времени. В связи с этим законодатель предусматривает, что если инвентаризация проведена в 4-м квартале, т.е. после 1 октября отчетного года, то она приравнивается к годовой. Но если сверки были проведены ранее (например: летом), тогда инвентаризацию придется проводить повторно;
При смене материально-ответственного лица. К примеру, если в организации увольняется кладовщик, на которого была возложена материальная ответственность за товар на складе, то на дату передачи дел новому сотруднику необходимо провести инвентаризацию складских остатков на предмет выявления возможных недостач, пересортиц либо излишков товара;
При выявлении хищения или порчи имущества;
После стихийных бедствий: пожара, наводнения либо иных форс-мажорных обстоятельств, когда документы и имущество могли быть утрачены или повреждены;
При ликвидации или реорганизации компании.
Общие правила проведения инвентаризации
За исключением случаев обязательных проверок, указанных выше, количество инвентаризаций в течение года и периоды их проведения определяет руководитель организации, который издает соответствующий приказ.
Инвентаризационная комиссия, назначенная руководителем, является постоянно действующей и включает в себя председателя и членов комиссии. Их участие в инвентаризации является обязательным, в случае отсутствия даже одного из участников результаты инвентаризации будут считаться недействительными.
Очень важно иметь в виду, что материально-ответственные лица не должны входить в состав инвентаризационной комиссии.
Зачастую, к примеру, складские работники принимают участие в проверке товаров на складе, за сохранность которых сами несут ответственность. Таким образом, получается, что эти сотрудники проверяют сами себя, что влечет значительное снижение внутреннего контроля и формальный характер проведения инвентаризации.
Соответственно, в состав инвентаризационной комиссии должны входить независимые специалисты, например, сотрудники отдела внутреннего аудита, работники бухгалтерии, представители администрации компании.
В свою очередь, материально-ответственные лица должны сдать расписки в бухгалтерию о том, что к моменту начала инвентаризации все документы на приход и расход имущества были сданы в бухгалтерию и все движение материальных ценностей своевременно отражено в учете.
Особенности проведения инвентаризации основных средств
Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества и обязательств установлено, что инвентаризация ОС может проводиться реже, чем по другим видам материальных ценностей, а именно один раз в 3 года.
Организация имеет право самостоятельно принять решение о том, что она будет контролировать сохранность основных средств с указанной периодичностью, а не ежегодно и утвердить свой выбор в учетной политике.
Для отражения результатов инвентаризации следует применять инвентаризационную опись, оформленную по типовой форме № ИНВ-1.
В этом документе указывается перечень основных средств и информация по объектам (реквизиты документа на оприходование, год выпуска, инвентарный и заводской номера), а также производится сверка данных бухгалтерского учета с фактическим наличием в количественном и стоимостном выражении. Опись составляется в двух экземплярах.
В ходе инвентаризации комиссия осматривает объекты и заносит в ведомость их основные характеристики. Помимо этого осуществляется проверка наличия технических паспортов, инвентарных карточек, свидетельств о праве собственности на объекты ОС и других документов.
При принятии основных средств к учету каждому объекту присваивается собственный инвентарный номер, который указывается в инвентарной карточке и непосредственно на самом объекте - наносится краской, наклейкой или иным способом на усмотрение организации.
В ходе инвентаризации комиссия ориентируется непосредственно по этим нанесенным номерам. Действительно, если в цехе компании находятся, к примеру, несколько одинаковых станков, то идентифицировать их без инвентарных номеров весьма затруднительно.
Арендованное имущество также подлежит инвентаризации. По каждому арендодателю следует составить инвентаризационную опись, в которой указывается перечень имущества и сроки аренды. Такие описи составляются в трех экземплярах, один из которых высылается арендодателю.
При выявлении излишек либо недостач оформляется сличительная ведомость (типовая форма № ИНВ-18).
Оформление результатов инвентаризации основных средств
В ходе инвентаризации комиссией может быть установлено полное соответствие данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ОС, однако возможно выявление отклонений в виде:
Излишки основных средств - это имущество, имеющееся в наличии, но по каким-то причинам не принятое к бухгалтерскому учету.
При установлении таких объектов на основании данных сличительной ведомости бухгалтер должен их оприходовать, и отнести текущую рыночную стоимость ОС в состав прочих доходов следующей проводкой:
Дебет 01 «Основные средства» Кредит 91.01 «Прочие доходы» - содержание хозяйственной операции: оприходованы основные средства, выявленные при инвентаризации.
В налоговом учете излишки ОС включаются в состав внереализационных доходов на основании пункта 20 статьи 250 Налогового кодекса РФ.
Недостачи ОС - это объекты, отраженные в бухгалтерском учете, но фактически отсутствующие.
В таких ситуациях руководство компании выявляет причины возникновения недостачи, а также лиц, которые должны нести ответственность за пропажу имущества компании.
По результатам расследования возможны следующие варианты:
Как правило, ответственность за недостачу несет сотрудник организации, на которого возложена обязанность по хранению соответствующего основного средства (материально-ответственное лицо).
Именно к нему в первую очередь будут вопросы о причинах отсутствия объекта. В этом случае руководство предприятия будет опираться на заключенный с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Если будет установлено, что в пропаже имущества виновен сотрудник компании, он должен будет возместить организации стоимость основного средства. Если виновное лицо установить не удастся, недостачу следует учитывать в составе прочих расходов.
На основании результатов сличительной ведомости бухгалтер делает следующие проводки:
- Дебет 02 «Амортизация основных средств» Кредит 01 «Основные средства» - содержание хозяйственной операции: списана амортизация отсутствующего ОС;
- Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 01 «Основные средства» - содержание хозяйственной операции: списана остаточная стоимость отсутствующего ОС.
В случае если виновное лицо установлено, недостача возлагается на него бухгалтерскими записями:
- Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - содержание хозяйственной операции: недостача списана за счет виновного лица;
- Дебет 50 «Касса» (51 «Расчетный счет») Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - содержание хозяйственной операции: виновным лицом погашена задолженность за недостачу, денежные средства внесены в кассу (на расчетный счет) предприятия.
Если виновное лицо не выявлено, необходимо сделать проводку:
А) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
В) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.
3.2. При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.
Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
3.3. При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.
Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
3.4. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств
Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:
Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).
Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.
Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.
Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
В приказе указываются:
В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.
Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.
Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:
При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.
При проведении инвентаризации основных средств проверяется не только их наличие, но и другие важные характеристики, такие как:
Во время осмотра зданий, сооружений и других объектов недвижимости проверяются:
У природных объектов проверяются: длина, глубина, протяженность.
По насаждениям — наличие и возраст.
Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.
Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.
После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.
Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.
Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.
Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.
Не знаете свои права?
При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.
По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.
По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.
Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.
После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.
Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.
Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 можно скачать по ссылке .
При заполнении этой формы указываются:
В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.
В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.
По окончании проведения инвентаризации ОС комиссия собирается для того, чтобы подвести ее итоги и представить руководителю организации отчет о проделанной работе.
Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.
Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в учетной политике компании.
Бланк протокола инвентаризации основных средств можно скачать по ссылке ниже.
В ходе заседания комиссии фиксируются все случаи недостач, излишков или пересортиц, выявленные комиссией. Заслушиваются пояснения материально ответственных лиц.
По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:
Протокол подписывается председателем и всеми членами комиссии. Он передается руководителю организации для принятия окончательного решения по каждому выявленному несоответствию.
Образец протокола инвентаризации основных средств можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже.
Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.
Проведение инвентаризации ОС — это один из способов выявления актуального состояния имущества компании и подтверждения качества ведения учета. Она позволяет выявить ошибки в учете ОС, помогает привести его в соответствие с фактическими данными.
Как правило, на предприятиях имеется большое количество основных средств (далее также - ОС). В отношении них существует необходимость периодического проведения инвентаризации. Инвентаризация основных средств на предприятии - это, во-первых, проверка их фактического наличия и функционального состояния, во-вторых, контроль за правильностью отражения информации об основных средствах на счетах бухгалтерского учета. В процессе инвентаризации осуществляются сопоставление фактического наличия ОС с данными бухучета и при необходимости уточнение соответствующих сведений (внесение в учет необходимых исправлений).
О том, как именно проводится инвентаризация основных средств, можно узнать из Рекомендаций Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года N 49 (далее - Рекомендации).
Отметим, что рассматриваемая инвентаризация может проводиться не ежегодно, а раз в три года (п. 1.5 Рекомендаций).
Конкретная же периодичность проведения инвентаризации основных средств утверждается руководителем предприятия.
Можно выделить три основных этапа проведения инвентаризации основных средств:
В рамках указанных выше этапов комиссия визуально осматривает основные средства и отражает в описи необходимую информацию о них.
Если основное средство неисправно и в период проведения инвентаризации в отношении него проводится ремонт, оно отражается в отдельном документе (форма ИНВ-10).
В общем порядке (т. е. наряду с остальными) производится и инвентаризация арендованных основных средств. Однако необходимо учитывать, что информация о таких ОС должна включаться в отдельную опись.
В случае выявления непригодных для эксплуатации основных средств в отношении них комиссии также необходимо составить отдельную опись.
Не включаются в общую опись и выявленные основные средства, которые ранее не были учтены. По ним также составляется отдельный документ.
Как следует из правил проведения инвентаризации основных средств, в описях необходимо указывать достоверные данные об основных средствах независимо от того, как именно эти данные ранее были отражены в бухучете.
При оценке основных средств необходимо применять рыночные цены.
По результатам инвентаризации подлежат устранению несоответствия, выявленные в ходе сверки фактических данных с данными учета. Это делается посредством внесения в учет исправленных и уточненных данных.
Основными целями проведения инвентаризации ОС являются:
Важно учитывать, что помимо «плановой» проверки причинами инвентаризации основных средств могут быть:
В случае наступления указанных событий инвентаризация ОС проводится внепланово.
Обращаем внимание, что начиная с 2013 года унифицированные формы первичной учетной документации применять необязательно. Для того, чтобы учитывать результаты инвентаризации, организация вправе разработать и утвердить собственные документы с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов. После этого организация вправе осуществлять оформление инвентаризации ОС с использованием собственных форм документов.
