Какие документы нужны при приеме на работу, подробно рассказывается в Трудовом кодексе. В ст. 65 проводится анализ списка документов, представляемых работником в обязательном порядке в соответствии с законным требованием нанимателя, а также описываются нюансы документооборота при трудоустройстве.
Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.
К первой группе относятся:
Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).
Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.
Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.
Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.
При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ). Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку. Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).
При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).
Нюансы оформления трудовых отношений с иностранцем см. в статье «Что нужно знать о ДМС при приеме на работу временно пребывающих в России граждан ЕАЭС» .
Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.
Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.
Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:
Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.
Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.
К таким документам относятся:
Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.
При трудоустройстве необходимо знать, что нужно для устройства на работу. Точный перечень документов установлен в ст. 65 ТК РФ , который включает в себя список, обязательный для любого работодателя, а также документы, которые должны быть истребованы дополнительно в установленных случаях. Кроме указанного перечня работодатель не вправе требовать дополнительные документы.
Если говорить о том, как происходит устройство на работу, то помимо паспорта обязательными документами являются трудовая книжка и страховое свидетельство (СНИЛС). При этом, если у лица это первое место работы, то трудовая книжка и СНИЛС оформляются работодателем (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Но отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в оформлении на работу. В этом случае лицом оформляется письменное заявление с указанием, по какой причине отсутствует трудовая книжка (утрата, повреждение, другая причина), и работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Или же работодатель может предложить оформить дубликат на прошлом месте работы в соответствии с пунктами 31 — 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек .
Строгие правила установлены в отношении документов воинского учета, которые обязан проверять работодатель. В п. 28 Положения о воинском учете , утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 (далее — Положение), указано, что необходимо при устройстве на работу для призывников и военнообязанных. При этом обязанностью работодателя является проверка не только наличия, но и подлинности документов воинского учета (п. 30 Положения).
Документы, подтверждающие квалификацию, могут быть установлены как квалификационные требования к должности. В основном это диплом о подтверждении уровня образования, но это может быть и другой предусмотренный законодательством документ, к примеру квалификационный аттестат аудитора.
Справка об отсутствии судимости потребуется при устройстве на любую должность, если работа связана с несовершеннолетними (ст. 351.1 ТК РФ) и в других случаях, установленных законодательством. Но если такие требования не установлены для должности, на которую принимают работника, то желания работодателя недостаточно для того, чтобы потребовать от работника получения справки, при этом самостоятельно организация получить ее не может.
Требование дополнительных документов должно соответствовать законодательству, и в случае запроса неустановленных документов и отказа в приеме работник вправе потребовать объяснения, почему не принимают на работу, так как ч. 3 ст. 65 ТК РФ установлен запрет на требование дополнительных документов.
Перечень документов при устройстве на работу — обязательный аспект собеседования. Для приема надо произвести сбор установленного пакета документов. Часть из которых, для предоставления в отдел вакансий будущего работодателя обязательны, какие-то требуются в зависимости от определенного рода работы, а другие в качестве отличия, подтверждающего высокую квалификацию.
Именно поэтому следует знать, какие документы могут потребоваться.
Пакет этих документов нужен для устройства на работу по ТК РФ, при ссылке на 65-ю статью кодекса по труду:
Стоит отметить, что единственным документом, обязательным для предъявления во время приема, как на временное, так и на постоянное место работы, является паспорт гражданина Российской Федерации или любой другой документ, подтверждающий личность. Другие документы предоставляются с требования работодателя.
Для кандидатов на должность водителя или другой, в процессе которой будет осуществляться вождение транспортным средством, обязательно наличие водительских прав с необходимыми открытыми категориями для управления ТС.
Также, для многих должностей, связанных с управлением транспортными средствами, требуется наличие медицинской книжки, подтверждающей оптимальное состояния организма соискателя для ведения нужного типа работ.
Помимо двух перечисленных, потребуется пакет общих документов, как и для других специальностей. Конкретный их список уточняется напрямую у работодателя.
Обязательные документы документы при приеме по ТК РФ:
Разумеется, помимо дополнительной документации, обязательными к предъявлению являются: паспорт, трудовая книжка и СНИЛС (если имеются) и документ постановки на воинский учет.
Несовершеннолетним запрещается работать в местах, где существует повышенная опасность для здоровья и на вредных производствах.
При приеме на работу граждан иностранных государств учитывается ряд факторов, но, благодаря выработанной оптимальной системе законодательства, при трудоустройстве иностранцам надо предъявить лишь два дополнительных документа:
При желании устроиться на новое рабочее место, ниже приведенные документы не являются обязательными, но, все-таки их вправе потребовать:
Может потребоваться в случае, если претендующий на вакантную должность из другого города или области.
Практически в любом случае, помимо документации, предусмотренной законодательством, для трудоустройства нужно написать заявление о приеме на работу, предоставить несколько фотографий для заполнения личной карточки или анкеты.
В целях личной выгоды следует, дополнительно к общему пакету, предъявить справку о доходах с прошлого рабочего места. Так, в случае ухода на больничный, эта справка позволит получить соответствующие отчисления, учитывая уровень доходности со смененной работы.
При работе в муниципальных заведениях могут пригодиться сведения о расходах, имуществе и обязательствах по имуществу. Аналогичные сведения предоставляются и о ближайших членах семьи.
Обязательные документы при приеме на работу ТК РФ
19 05 2017 trudovik Пока нет комментариев
Документы, которые будущий сотрудник обязан предоставить для трудоустройства, определены в статье 65 Трудового кодекса РФ. В данном случае обязательность означает правомерность отказа в приеме на работу при их отсутствии. Какие документы может запросить работодатель у работника при принятии того в штат организации?
Все документы, которые могут потребоваться для оформления трудоустройства можно разделить на обязательные, которые должен предоставить каждый устраивающийся на работу человек, независимо от должности, типа компании, возраста и других отличительных признаков.
Также существует дополнительный перечень документов, необходимых для оформления приема на работу сотрудников. Например, дополнительные бумаги могут потребоваться от иностранных граждан, несовершеннолетних лиц, работников некоторых должностей.
В список обязательных документов, необходимых для приема нового работника, включены:
Кроме того, законодатель рядом нормативных актов установил порядок приема на работу некоторых категорий граждан, когда обязательным становятся следующие документы:
Это сотрудники сферы образования, авиации, ФСБ, транспортной безопасности, таможенных органов.
Отметим, что данный список документов предназначен для трудоустройства граждан Российской Федерации. Миграционное законодательство предусматривает расширенный перечень для иностранных граждан.
Какие документы нужны для приема на работу иностранных граждан.
Важно также знать, что все перечисленные документы предоставляются в виде оригинала. Предъявление их копий равнозначно их отсутствию и также дает работодателю право отказать в приеме на работу.
Человек, претендующий на какую-либо должность, придя на собеседование обязательно должен предоставить пакет соответствующей документации. Необходимость в этом объясняется тем, что работодателю хочется объективно оценить потенциального сотрудника по всем параметрам и понять, стоит принимать такого человека на работу или нет.
Вступление в должность и подача пакета документов регулируются следующими законодательными актами:
Потенциальный работник при поступлении на вакантную должность предоставляет документацию, согласно такому списку:
В этом видео рассматриваются моменты принятия на вакантную должность иностранного гражданина, описываются необходимые документы и различные нюансы, а также нормативно-правовые акты, которые регламентируют данную процедуру.
В случае если работник устраивается официально впервые и данная должность у него первая, то работодатель сам оформляет ему трудовую книжку и страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС).
Если на момент устройства на работу сотрудник потерял документ, в котором прописаны места его работы, то работодатель обязан оформить новую трудовую книжку после письменного обращения (с указанием причин утраты предыдущей трудовой).
Работодатели в качестве подтверждения необходимого для выполнения обязанностей уровня образования могут потребовать для некоторых специальностей свидетельство о повышении разряда, квалификации, прохождения проверки знаний по своей специализации и т. д.
Немного другие документы необходимо предоставить, если на работу устраивается несовершеннолетний ребёнок (см.). Здесь к основному перечню добавляются:
Работодатель , в свою очередь, обязан предоставить работнику:
Например, многодетные родители имеют право брать дополнительно месячный отпуск с сохранением заработной платы один раз в год и при этом в любое время года.
Кроме этого, такие справки и сертификаты дают право получить денежную материальную помощь от руководителя или организации.
Сотруднику, который претендует на получение работы в местных органах самоуправления , необходимо будет предоставить:
В этом видео рассказывается о том, какие бумаги при приеме на работу нужны, а какие нет, согласно трудовому законодательству. Кроме этого, оговорены такие моменты, как обязательные документы и дополнительные.
Работодателю при приёме на работу не обязательно предоставлять следующую информацию и документы:
Документация, которую предоставляет соискатель, чаще всего оформляется непосредственно на самом рабочем месте (например, трудовая книжка, СНИЛС).
Также можно обратиться в страховую компанию по месту регистрации или прописки. Сделать запрос о получении страхового индивидуального лицевого счёта и уже потом принести готовый СНИЛС на собеседование при устройстве на вакантную должность.
Трудовая книжка заводится непосредственно на месте трудоустройства при первичном принятии на работу самим работодателем или руководителем отдела кадров. При смене места труда данный документ не меняется на новый, и все последующие записи вносятся в уже существующий.
Идентификационный номер налогоплательщика оформляется в фискальных органах. Документация об образовании, дополнительных курсах и стажировках – на местах прохождения обучения.
Справки о составе семьи, многодетности можно оформить в органе социальной защиты по месту жительства или обратится в органы записи актов гражданской регистрации (ЗАГС).
Медицинские освидетельствования можно получить непосредственно в больничных учреждениях по месту прописки или жительства, либо в частных клиниках. Документы, касающиеся прохождения воинской службы, заводятся непосредственно в самом пункте военного учёта по месту регистрации призывника или военнослужащего.
Справочные материалы о наличии или отсутствии факта пребывания в местах лишения свободы оформляются в органах внутренних дел или при помощи сайта Госуслуг по соответствующему запросу.
Бумаги имущественного плана оформляются в отделе недвижимости, на сайте Госуслуг или в бюро технической инвентаризации.
Необходимый перечень документов, приведенный раньше, предоставляется работодателю, и только тогда (после собеседования или после выполнения кандидатом тестового задания) он решает вопрос о принятии потенциального сотрудника на вакантную должность.
Далее в отделе кадров его оформляют, заводят личное дело и индивидуальную карточку по форме T2, с которой Вы можете ознакомиться . В неё записываются все данные о командировках, предоставленных отпусках, переводах на другую должность и т. д.
Индивидуальная карточка заводится на всех без исключения работников компании. Но у сотрудников, которые работают на государственной службе или занимаются научными исследованиями, она имеет другую форму. Для их оформления используют формы Т-2 ГС () и Т-4 ().
Поступление на определённую должность требует от потенциального сотрудника предоставления необходимого пакета бумаг. В большинстве случаев предоставляют стандартный набор документов, но могут потребовать и дополнительные, наличие которых может позволить увеличить шансы на получение желаемого рабочего места.
При приеме на работу часть бумаг приносит соискатель, а остальные документы оформляет работодатель. В статье – подробно об оформлении по ТК РФ в 2019 году, бланки и образцы документов, справочники и полезные ссылки.
Без проблем оформлять документы для приема на работу помогут следующие справочники:
Документы для приема на работу, обязательные для любого нового сотрудника, должны удостоверять его личность, а также подтверждать уровень образования человека, наличие или отсутствие у него профессионального опыта работы, регистрацию в качестве застрахованного лица по государственному пенсионному страхованию. Дополнительные документы при приеме на работу ТК РФ 2019 г. могут понадобиться в зависимости от статуса нового сотрудника. Например, для мужчин дополнительно необходимы бумаги о воинском учете.
Кроме тех бумаг, которые предоставляет новый сотрудник, дополнительный комплект документов для приема на работу оформляет и работодатель – фирма или предприниматель. К бумагам со стороны работодателя относится, в первую очередь, трудовой договор. Это основной свод правил, согласованный сотрудником и работодателем в письменной форме, который регулирует место и вид работы, время труда и отдыха, правила о зарплате и иных выплатах, условия труда на рабочем месте.
Дополнительные условия указываются в трудовом договоре в зависимости от конкретной ситуации.
Подробно о том, какие документы нужны при трудоустройстве, читайте далее.
На сегодняшний день виды документов для трудоустройства по найму строго регламентированы, как и правила их оформления. Несоблюдение этих правил или оформление бумаг с ошибками приводит к негативным последствиям прежде всего для работодателя, поскольку он подпадает под пристальное внимание трудовой инспекции. Чтобы минимизировать риски по кадровому документообороту, рекомендуется оформлять все документы для трудоустройства, в том числе трудовой договор, автоматически – в программе БухСофт.
Программа БухСофт автоматически формирует трудовой договор с учетом всех изменений законодательства. В нем будет учтена специфика работы любого сотрудника. Договор полностью соответствует требованиям Роструда. Вы можете скачать и распечатать документ в 3 клика. Попробовать бесплатно:
Трудовой договор онлайн
Обо всех документах для приема на работу читайте далее.
Ознакомившись с документами для устройства на работу, не забудьте посмотреть следующие справочники:
Вот какие бумаги должен предъявить любой потенциальный работник.
Как правило, это паспорт, но существуют и иные удостоверяющие документы при трудоустройстве, например:
для несовершеннолетних в возрасте до 14-ти лет – свидетельство о рождении;
для россиянина, проживающего постоянно за границей – загранпаспорт и т.д.
Трудоустроиться без нее могут только:
совместители;
те, кто поступает на работу по найму впервые (на них трудовую книжку заводит первый работодатель).
Конкретный перечень, какие нужны документы при трудоустройстве дополнительно, зависит от многих обстоятельств, в том числе от:
гражданства нового сотрудника,
его пола и возраста;
специфики будущей работы,
требований к новой должности.
Подробнее о дополнительных требованиях к документам при устройстве на работу, которые должен предъявить новый сотрудник, читайте в таблице.
Объем кадровой документации при трудоустройстве зависит от личности нового сотрудника и от вида работы.
Таблица. Какие нужны документы при трудоустройстве
Особенность ситуации |
Дополнительные бумаги |
В зависимости от статуса нового работника |
|
Документация по воинскому учету, в том числе:
|
|
Несовершеннолетний младше 18 лет |
|
Иностранный гражданин, постоянно проживающий в России |
Вид на жительство |
Иностранец, временно проживающий в России |
Разрешение на временное проживание |
Иностранец, временно пребывающий в РФ |
|
В зависимости от должности |
|
По новой должности опасные или вредные условия работы |
Заключение по итогам предварительного медосмотра, в котором есть:
|
По новой должности есть обязательные требования к знаниям |
Документальное подтверждение
Это может быть диплом, сертификат, свидетельство |
По новой должности есть запрет на уголовную ответственность |
Справка об отсутствии у нового сотрудника судимости или об отсутствии в отношении него уголовного преследования |
Кроме тех бумаг, которые предоставляет новый сотрудник, дополнительный комплект документов для приема на работу оформляет работодатель – фирма или предприниматель. Типовой набор кадровых бумаг включает в себя:
заявление о трудоустройстве;
трудовой договор;
приказ о трудоустройстве;
личную карточку;
запись в трудовой книжке (или ее полное оформление для впервые человека, поступающего на работу впервые).
Подписание новым сотрудником трудового договора подразумевает, что он ознакомлен под роспись с локальными документами работодателя, обязательными для персонала.
К таким локальным документам относятся, например:
Правила трудового распорядка;
Инструкция по технике безопасности;
Положения об оплате труда и о премировании;
Положение о командировках;
Положение о коммерческой тайне;
Правила обработки персональных данных и т.д.
Фирмы и предприниматели - микропредприятия могут отказаться от большинства локальных документов по труду, если используют типовую форму трудового договора из постановления от 27.08.16 г. № 858.
Типовая форма для такого заявления законодательно не определена, поэтому новые сотрудники составляют его в произвольной письменной форме по образцу, применяемому конкретным работодателем. Например, текст может быть таким:
Прошу принять меня на работу в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
К обязательным реквизитам заявления можно отнести:
название работодателя;
фамилию и инициалы руководителя;
фамилию и инициалы нового сотрудника;
дату составления заявления;
подпись нового работника с расшифровкой.
Любое трудовое соглашение содержит обязательные условия, без которых оно считается недействительным. Это, в том числе:
место и вид работы,
время труда и отдыха,
правила о зарплате и иных выплатах,
условия труда на рабочем месте.
Однако действующее законодательство позволяет закреплять в трудовых соглашениях еще и специфические правила.
Пример
ООО «Символ» принимает на работу кочегара – гражданина Молдавии. В трудовом соглашении с ним будут как минимум два специфических условия:
о компенсациях и гарантиях в связи с работой в особых условиях;
о правилах получения медпомощи в России (по полису ОМС, ДМС или по договору «Символа» с медучреждением).
На основании трудового соглашения работодатель издает приказ о приеме на работу за подписью руководителя, с которым нового сотрудника знакомят под роспись. Приказ можно составлять одним из трех способов.
Приказ о приеме на работу должен иметь все реквизиты, обязательные для «первички», и полностью соответствовать трудовому договору.
Кроме того, работодатель вносит запись о трудоустройстве в трудовую книжку нового работника и заводит на него личную карточку.