Преимущества системы
Внедрение системы «Е1 Евфрат» дает возможность в значительной степени повысить эффективность деятельности как организации в целом, так и отдельных сотрудников, снизить время обработки и согласования документов, повысить исполнительскую дисциплину, упростить процесс поиска документов и устранить проблему их утери, снизить затраты на ведение архива, повысить безопасность работы c информацией, а также вывести бизнес на новый уровень оперативности, гибкости и мобильности.
Технологии
Сетевая схема
Составной элемент Е1 - платформа Cognitive Nexus служит посредником между любой корпоративной системой и СУБД, преобразуя запросы корпоративной системы, сформулированные в терминах структурированных документов (например, XSD, XML, XPath), в команды СУБД (например, на языке SQL).
Ядро распознавания CuneiForm , встроенное в Е1, позволяет производить полнотекстовое распознавание скан-копий документов в один клик, а технология Drag & Recog делает процесс работы со скан-копиями документов простой, как никогда. Система интеллектуального сжатия и обработки изображений Cognitive PDF/A, встроенная в Е1, не только сокращает размер скан-копии документа до 100 раз, но также улучшает внешний вид копии документа, и позволяет создать электронный архив документов, соответствующий ISO 19005-1:2005 стандарту долгосрочного архивного хранения электронных копий документов.
Не стоит забывать также про современный тренд – SaaS решения. E1 Team Cloud – это не просто облачное решение, это персональное облако, среда коллективной работы и новое слово в подходе к реализации архитектуры систем управления предприятием. Технология обмена данными в рамках системы Е1 не требует наличия центрального сервера, и позволяет полноценно работать в локальном режиме. Такой подход дает возможность использования Е1, независимо от местоположения устройства работы с системой, а также позволяет обмениваться данными с каждым устройством в отдельности.
Функционал системы
Архитектура системы поддерживает полноценную работу с любыми объектами учета (документы, задачи, контрагенты, проекты, структуры данных), при этом обеспечивая полную информационную безопасность.
Безопасность документов
Интегрированная среда обеспечения информационной безопасности Е1 соответствует требованиям и высоким стандартам отрасли, а также совмещает в себе передовые подходы и инструменты для организации безопасной рабочей среды. Гибкие механизмы динамического управления и контроля прав доступа, представленные в Е1, позволяют реализовать многоуровневую, максимально эффективную систему защиты информации.
В СЭД «Е1 Евфрат» реализованы основные принципы защиты информации (защита от утечки за счет мониторинга и протоколирования действий в сети, от несанкционированного доступа, от непреднамеренных/намеренных воздействий на защищаемую среду – система логинов и паролей, гибкое разграничение прав доступа).
СЭД «Е1 Евфрат» позволяет работать как с бесплатным центром сертификации, входящим в состав MS Windows Server 2008, так и с квалифицированными центрами сертификации от КриптоПро. Кроме этого, поддерживается работа с усиленной квалифицированной электронной подписью, реализованной на базе КриптоПро 3.6, с поддержкой цепочки отозванных сертификатов (OCSP) и штампов времени (TSP).
Для территориально распределенной организации важно отметить возможность СЭД «Е1 Евфрат» обеспечить удаленный доступ к централизованной базе данных через Интернет по защищенному каналу с использованием SSL.
Лицензирование
Существенным преимуществом СЭД «Е1 Евфрат» является политика лицензирования системы, позволяющая использовать СЭД на любом количестве рабочих мест и учитывающая только активные подключения к базе в единицу времени – конкурентные лицензии. А тот факт, что все компоненты СЭД «Е1 Евфрат» разработаны компанией Cognitive Technologies, дает ей важное преимущество функциональной и ценовой гибкости при внедрении.
В СЭД «Е1 Евфрат» все эти возможности собраны вместе, входят в базовую комплектацию и не требуют приобретения компонент сторонних разработчиков.
В связи с реализацией правительственной программы по окончательной оцифровке бухгалтерии интернет-компаний (законопроект о переходе предпринимателей на контрольно-кассовую технику (ККТ) с поддержкой передачи информации о расчетах налоговым органам в электронном виде в режиме реального времени), Cognitive Technologies подготовила специальную версию ПО для синхронизации фискальных документов и электронных чеков. Для этого в СЭД создана отдельная рабочая область, в которой бухгалтер или финансовый специалист компании могут вести единый учет всех электронных фискальных документов .
Компания Cognitive Technologies провела исследование среди руководителей энергетических компаний и с учетом его результатов адаптирует свою СЭД «Е1 Евфрат» под нужды электроэнергетических компаний. Отвечая тенденциям рынка, Cognitive Technologies создает на базе СЭД «Е1 Евфрат» специальный модуль для использования малыми и средними предприятиями электроэнергетической отрасли. Модуль позволит энергетическим компаниям автоматизировать юридически значимые операции по основным направлениям своей деятельности.
«Функционал внедряемой системы СЭД зависит от того, каким из двух направлений деятельности занимается энергетическая компания. Первое направление - это непосредственно производство электроэнергии. Здесь более важны технические вопросы: эксплуатация имеющихся объектов, их содержание и обслуживание, строительство новых - то есть в СЭД у таких компаний ведется работа преимущественно с проектно-сметной и нормативно-правовой документацией. Второе направление - это поставка электроэнергии. В этом случае в центре внимания оказывается непосредственная работа с клиентами - реальными потребителями: через СЭД происходит выставление счетов, обработка платежей, тарификация и автоматизация учета электроэнергии, а также ведется претензионная работа с неплательщиками», - уточнил гендиректор Cognitive Technologies. По его словам, специальный модуль «Е1 Евфрат» учитывает нюансы каждого из данных направлений и предоставляет заказчику готовую рабочую среду, оптимизированную под конкретные нужды энергетической компании - в зависимости от того, занимается ли она производством электроэнергии или ее последующей поставкой и обслуживанием инфраструктуры.
«Выход новой версии одного из ключевых продуктов компании на основе независимых от зарубежного ПО и открытых программных средств является очередным примером реализации одного из основных направлений политики Cognitive Technologies - импортозамещения продукции западных разработчиков на российских предприятиях», - поведала Ольга Ускова , президент Cognitive Technologies .
Новая версия поддерживает все основные функции новой СУБД , помогая хранить документы, файлы, процессы и задачи в базе данных, а также осуществлять полнотекстовый поиск файлов в формате MS Word и PDF без подключения дополнительных модулей к СУБД . Стоит отметить, что СУБД PostgreSQL работает как на Windows , так и на Linux серверах. Кроме того, «Е1 Евфрат» полностью совместим с СУБД PostgreSQL версии 9.3.
Новая усовершенствованная версия СЭД «Е1 Евфрат» значительно облегчает работу с большим количеством информации, позволяя хранить большие объемы документов в СУБД PostgreSQL , а также предоставляет возможность резервного копирования и восстановления документов в случае их уничтожения.
«Мы выпустили новую версию системы с поддержкой СУБД PostgreSQL , так как потребность в ней у рынка давно назрела, и сейчас мы готовы предложить пользователям полностью отечественный продукт, который отвечает всем требуемым критериям. Новая версия не требует дополнительных лицензий на приобретение, а следовательно и дополнительных затрат»,- отметил Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies . - СЭД «Е1 Евфрат» стала первой полнофункциональной тиражируемой системой класса ECM на бесплатной СУБД на российском рынке».
По словам руководителя направления электронного документооборота Cognitive Technologies Ивана Тарханова , «Нам было крайне важно понять возможности нашей системы в пограничных ситуациях стресс - тестирования, когда сервер загружен максимально. Такая возможность «Е1 Евфрат» несомненно представляет интерес для крупных предприятий».
28 октября 2014 года компания Cognitive Technologies сообщила результаты опроса, проведенного отделом маркетинга компании в сентябре-октябре 2014 года: в России более 43% организаций–пользователей систем электронного документооборота зарубежного производства готовы заменить их отечественными аналогами.
В исследовании приняли участие 2975 респондентов – представителей крупных и средних предприятий из 27 регионов России.
В этой связи, а также содействуя реализации программы импортозамещения в России, компания Cognitive Technologies объявила о готовности предоставить скидку в размере 60% на приобретение лицензий СЭД «Е1 Евфрат», как и на техническую поддержку - компаниям, желающим заменить системы западных разработчиков.
Ольга Ускова , президент Cognitive Technologies , отметила: «Стимулируя отечественные организации к приобретению собственных ИТ-решений мы помогаем нашему государству сформировать устойчивый технологический контур, на который западные страны не смогут оказать никакого воздействия. В современной политической ситуации это крайне важный фактор».
Михаил Потапенко , руководитель департамента продаж Cognitive Technologies сообщила о выпуске обновления ПО «Е1 Евфрат».Отличительная особенность нового релиза - значительное повышение производительности СЭД . Согласно заявлению разработчиков, время исполнения основных операций системы сократилось в 2,5 – 5 раз. Этот результат достигнут посредством усовершенствования модели разграничения прав доступа на документы.
В механизмы поиска и процедуры проверки прав доступа системы внесены значительные изменения. Сохраняя гибкость и надёжность систем безопасности, проверки прав доступа специалисты компании-разработчика сумели существенно снизить время выполнения операций и нагрузку на сервер.
Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборот Cognitive Technologies отметил: "Обновлённый вариант системы «Е1 Евфрат » оснащён модулем поддержки новых форм документов, что позволяет сделать процесс работы в системе более удобным и продуктивным».Объявлено бета-тестирование новой версии «Е1 Евфрат»
В декабре 2014 года компания Cognitive Technologies объявила о начале бета-тестирования новой версии системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат». Основные изменения коснулись лёгкого клиента «Е1 Евфрат», был усовершенствован его интерфейс. Основной особенностью нового лёгкого клиента является то, что он имеет адаптированный новый дизайн, который одинаково удобно отображается, как на мобильных устройствах, так и в браузере desktop клиента.
В новой версии лёгкого клиента «Е1 Евфрат» пользователи смогут:
- Регистрировать новые документы
- Искать документы и задачи по ним
- Просматривать и редактировать регистрационную и контрольную информацию документа
- Просматривать, согласовывать документы и исполнять задачи по документам
- Создавать задачи по документу и запускать его по типовому маршруту
- Добавлять и просматривать файлы, а так же создавать новые версии файлов
- Просматривать системные папки «на контроле», «исполнении» и т.д.
2013: Е1 SP4
30 октября 2013 года Cognitive Technologies сообщила о выпуске новой версии «Е1 Евфрат », которой присвоен идентификатор Е1 SP4 .
Разработчикам удалось снизить объем трафика между клиентом и сервером более, чем в два раза, одновременно увеличив скорость открытия объемных форм, словарей, адресной книги. Это позволит более чем в 1,5 раза сократить время загрузки системы, ее элементов (регистрационных карточек, маршрутов согласования) и оптимальным образом распределять выделенные системные ресурсы.
Значительные изменения претерпел механизм регистрации документа на основе существующего. В интерфейсе новой версии предусмотрено появление нового окна авторизации и вывод журнала событий, происходящих в системе, за выбранный временной диапазон. Новый механизм регистрации позволит сделать внутренний документооборот более прозрачным: становится возможным - прослеживать действия всех пользователей в системе за произвольный промежуток времени.
Для удобства использования, в клиентском модуле разработчиками добавлена возможность создания подмаршрута на основе типового маршрута, изменены некоторые принципы ввода и отображения информации в системе (отображение связок в предварительном просмотре регистрационной карточки, ввод значений в поля таблиц при поиске по форме и др.), скорректирован лист согласования по документу.
– система электронного документооборота , позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
Разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
В системе используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:
Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:
Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.
Система ЕВФРАТ позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:
Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:
Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:
Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:
Развитые средства адаптации системы позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.
Гибкие возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших производственных ресурсов:
Для создания дополнительных модулей, организации экспорта/импорта информации и интеграции с другими программными продуктами в системе ЕВФРАТ предусмотрен инструментарий для разработчиков, в который входят:
«HTTP-сервер»
В системе используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
APM «Архивариус»
Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.
APM «Руководитель»
Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.
Система имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.
Система позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.
Скриншоты
ЕВФРАТ v.14
В комплект системы ЕВФРАТ Документооборот входят лицензии на ЕВФРАТ Документооборот Клиент и ЕВФРАТ Документооборот Сервер (данные компоненты отдельно не продаются).
| ЕВФРАТ Документооборот Клиент | ЕВФРАТ Документооборот Сервер | ||
| Кол-во Пользователей* | Цена за лицензию на 1 Пользователя (руб.), НДС не облагается | Кол-во максимально поддерживаемых Пользователей** | Цена (руб.), НДС не облагается |
|---|---|---|---|
| 1 | 6 000 | 1 | 3 000 |
| 2-5 | 5 500 | 2-5 | 7 000 |
| 6-10 | 5 000 | 6-10 | 15 000 |
| 11-15 | 4 500 | 11-15 | 20 000 |
| 16-25 | 4 000 | 16-25 | 30 000 |
| 26-50 | 3 500 | 26-50 | 50 000 |
| 51-100 | 3 000 | 51-100 | 75 000 |
| 101-200 | 2 750 | 101-200 | 100 000 |
| Свыше 200 | Свыше 200 | Для уточнения цены просим Вас связаться с менеджером Отдела продаж. | |
* Лицензия - это максимальное количество одновременно работающих Пользователей системы ЕВФРАТ Документооборот. При этом количество установок клиентских мест не лимитируется.
** При приобретении серверной части той или иной мощности, Пользователю тем не менее предоставляется право на использование мощности в объеме не более оплаченного количества клиентских лицензий.
Пример расчета стоимости комплекса ЕВФРАТ Документооборот на 20 одновременно работающих пользователей: в состав комплекса входят лицензия на 20 пользователей ЕВФРАТ Документооборот Клиент (20*4 000 руб. = 80 000 руб.) и ЕВФРАТ Документооборот Сервер, ограниченный возможностью поддержки 20-ти одновременно работающих пользователей, по цене 30 000 руб. Итого 110 000 руб.
*** Лицензия модуля Архивариус ограничивает количество Пользователей имеющих право одновременно списывать документы в Архив. Осуществлять поиск в Архиве могут все Пользователи ЕВФРАТ Документооборот".
«Быстрый старт» - новая конфигурация системы ЕВФРАТ Документооборот, разработанная на основе 5-летнего практического опыта внедрения системы в организациях различного профиля и масштаба деятельности. Входящий в конфигурацию набор настроенных элементов позволяет сократить затраты на реализацию проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) на сумму порядка 500 000 рублей и осуществить запуск СЭД в эксплуатацию в течение нескольких рабочих недель.
В дальнейшем по желанию заказчика конфигурацию «Быстрый старт» можно развивать с учетом специфики документооборота организации. С помощью входящего в комплект поставки системы ЕВФРАТ Документооборот инструментария специалисты заказчика могут самостоятельно настроить дополнительные регистрационно-контрольные карточки, отчетные формы и маршруты движения документов.
Для директора
Для делопроизводителя
Для IT-специалиста
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов (10 шт.):
Шаблоны журналов, справок и отчетов (14 шт.):
Льготное приобретение и обновление ЕВФРАТ Документооборот и дополнительных модулей
| Категории пользователей | Размер скидки от полной стоимости комплекта | Примечание |
| ЕВФРАТ Документооборот для учебных заведений - ЕВФРАТ в каждый ВУЗ | ||
|---|---|---|
| Использование ТОЛЬКО в учебном процессе | 100% (бесплатно) | Скидка действует на лицензии системы ЕВФРАТ Документооборот и дополнительных модулей. |
| Внедрение в управление учебного заведения | 50% | При условии заключения договора на использование в учебном процессе. Скидка действует только на лицензии системы ЕВФРАТ Документооборот и модуля Архивариус. |
| Внедрение ТОЛЬКО в управление учебным заведением | 25% | Скидка действует только на лицензии системы ЕВФРАТ Документооборот и модуля Архивариус. |
| ЕВФРАТ Документооборот для бюджетных организаций | ||
| Бюджетные организации | 20% | Требуется подтверждение статуса. |
| ЕВФРАТ Документооборот Upgrade | ||
| ицензионные пользователи | 70% | Требуется подтверждение регистрации Пользователем. |
Ведение.................................................................................................................................2
1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот»......3
2 Область применения и приемущества............................................................................4
3 Заключение......................................................................................................................11
4 Список используемой литературы................................................................................12
Введение
Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Автоматизированная информационная система не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, или система управления производством. Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений. Приведенное выше определение охватывает информационные системы всех видов, в частности фактографические системы, которые основаны на технологиях баз данных и оперируют структурированными данными, системы текстового поиска, оперирующие документами на естественных языках, глобальную гипермедийную информационную систему Web и др. По этой причине в определении используется обобщенный термин информационные ресурсы. Частными его случаями являются данные для систем баз данных, документы для систем текстового поиска, HTML-страницы или ХМL-документы для Web и т.д. Информационные системы различных видов, широко применяются в современных офисах. Бухгалтер или делопроизводитель, менеджер или работник кадровой службы - у каждого из них может быть своя информационная система, которая поможет оптимимзировать трудовой процесс в целом и сократить временные затраты на выполнение рутинных операций. Спектр возможностей информационных систем разнообразен, они функционирут в различных сферах деятельности организаций. Рассмотрим подробнее информационную систему «Ефрат».
1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот».
Разработчик: Cognitive Technolodies
Адрес в Интернет: http://www.cognitive.ru/products/euphrates/
Размер: 30-50 Мбайт (версия 2000)
Платформы: Win9x, Win2K/XP
Статус: Commercial
Цена: 200 долл. (SOHO). 200долл. (Office)
«ЕВФРАТ-Документооборот» - первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки
Отлаженность и стабильность работы
Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут)
Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге
Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения
Низкая стоимость владения системой
Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:
Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования
(«Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);
Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия
Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных
рабочих мест под требования заказчика.
2 Область применения и приемущества.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:
создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
проектирование типовых маршрутов движения документов.
Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:
разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
криптографического шифрования;
протоколирования действий пользователей в системе.
Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:
прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» ;
отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:
создание единого пространства управления распределенной структурой;
сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.
Развитые средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.
«Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;
«Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;
«Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.
Гибкие возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших
производственных ресурсов:
организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
работа Сервер «ЕВФРАТ-Документооборот» как сервиса;
экспорт и импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
администрирование хранилища форм документов.
Уникальной особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и поддержку сторонней базы данных. «ЕВФРАТ-Документооборот» не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков («Генератор отчетов», «Модуль морфологии» и др.). Гибкость и простота настройки позволяют пользователям с помощью средств адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики. Одним из приемуществ являются минимальные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот» , необходимые для ее нормального функционирования:
Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;
256 Mb оперативной памяти;
от 180 Mb свободного дискового пространства;
Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка;
Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.
Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части:
Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;
1 Gb оперативной памяти;
15 Gb свободного дискового пространства;
Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка;
Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;
Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.
Рабочее место пользователя
в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»
организовано так, что вся необходимая
в данный момент времени информация
предоставляется сотрудникам в главном
окне при загрузке системы. Подобный
бизнес-ориентированный интерфейс
обеспечивает удобную навигацию по
документам и поручениям и позволяет
сократить время, требуемое на выполнение
операций. В системе реализована структура
пользовательских и общих папок. Общие
папки - номенклатура дел организации
- настраиваются администратором системы
или пользователем, имеющим права
администратора документооборота. Личные
папки предназначены для использования
только на рабочем месте пользователя
и позволяют обеспечить сотрудникам
удобную работу с необходимой им
информацией. Электронный документ в
системе «ЕВФРАТ-Документооборот»
представляет собой совокупность карточки
(формы) с описывающими документ
реквизитами, прикреплённых файлов,
связок с другими документами и контрольной
информации. Система позволяет
регистрировать новые документы, изменять
и удалять существующие. При регистрации
документов ведётся контроль заполнения
полей регистрационной карточки и
автоматический контроль дублирования
документов. Регистрировать новые
документы можно также на основе
существующих, что сокращает время
регистрации однотипных документов.
В
системе имеется возможность задавать
маршрут прохождения документа среди
исполнителей и согласующих. Сотрудник
может выбрать типовой маршрут из списка
заранее созданных или составить новый
маршрут, указав для него необходимые
условия и его участников. При этом
поддерживается параллельна
(имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение задани друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Проектирование типовых маршрутов в системе осуществляется с помощью модуля «Графический дизайнер маршрутов». В рамках маршрута сотрудники могут давать подпоручения коллегам, подчиненным.
Особое место в любой информационной системе занимает контроль. И так, в «ЕВФРАТе» удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно получать информацию о текущем состоянии дел (работ по документам, выполнении поручений). При этом реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволяет сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ, когда система не запущена.Сотрудники, получая уведомления и напоминания о сроках выполнения поставленных перед ними задач, могут оптимально спланировать свой рабочий день, что положительно влияет на исполнительскую дисциплину в организации. Автоматическая отправка контролеру и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков позволяет рассчитывать время на выполнение того или иного задания. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения". Это упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения и как процесс обработки документа проходил до текущего момента.В системе реализована функция автоматизации процесса приема поручения на исполнение. Сотруднику, при поступлении нового задания, в специальном окне программы необходимо принять или отказаться от исполнения, при этом есть возможность оставить комментарий или указать причину отказа. После этого происходит отсылка соответствующего уведомления лицу, выдавшему задание. Таким образом, становится понятно, получил или нет сотрудник задание, началась ли работа по
документу, и если нет,
то по какой причине произошел отказ.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот»
предоставляет возможность отправки
промежуточного и окончательного отчета
по поручениям контролеру, который при
необходимости может отправить документ
на доработку. С помощью специального
поиска по контрольным заданиям и
документам есть возможность найти
задания и поручения, отвечающие
определенным условиям, по времени, по
определенным сотрудникам, видам документа
и т.д. Возможность использовать в системе
электронную цифровую подпись (ЭЦП)
позволяет согласовывать и утверждать
документы на должном уровне безопасности,
так как ЭЦП позволяет заменить печать
и подпись, гарантируя авторство документа
после его подписания. Пользователи
системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
могут вести переписку между собой при
помощи встроенной почтовой службы.
Сотрудники организации могут рассылать
документы другим пользователям системы.
Также в системе реализована возможность
отправки зарегистрированных документов
по электронной почте внешним адресатам
с использованием адресных книг почтовых
программ. Средствами системы
«ЕВФРАТ-Документооборот»
осуществляется мгновенный поиск
документов и поручений в больших архивах
информации по их содержанию и любой
комбинации реквизитов с использованием
встроенной технологии морфологического
анализа русскоязычного текста. При
формировании поискового запроса
пользователи задают перечень и интервалы
значений реквизитов. Кроме того, возможен
поиск по форме документа, для этого
необходимо заполнить на ней нужные поля
информацией из искомого документа. В
расширенном поиске предусмотрена
возможность гибкого задания условий
для поиска. В частности, пользователь
может задавать сложные запросы с
использованием логических условий.
Часто повторяемые запросы можно сохранять
и использовать при следующем
поиске.
Встроенный в
систему «ЕВФРАТ-Документооборот»
генератор отчётов предоставляет
возможность построения различных
аналитических отчётов и журналов.
Пользователи могут формировать отчёты
и журналы как по всей базе документов,
так и по отдельной выборке, что позволяет
анализировать работу по различным
сферам деятельности. При построении
отчетов доступны данные о ходе
исполнения каждого поручения
и подпоручения. Для отслеживания
результатов работы по выданным заданиям
в системе предусмотрено построение
отчетов по результатам поиска контрольных
документов и поручений.
Возможность использования диаграмм
при построении отчётов делает их более
наглядными и прозрачными. Отчеты могут
быть экспортированы в форматы DOC, RTF,
HTML, XLS. Все сформированные отчёты можно
распечатать непосредственно из окна
просмотра отчётов или уже из экспортированных
файлов. Важной характеристикой системы
электронного документооборота является
обеспечение безопасности работы. Система
«ЕВФРАТ-Документооборот»
обладает всеми необходимыми
средствами для достижения должного
уровня безопасности. Благодаря парольной
идентификации каждого пользователя
исключен несанкционированный доступ
посторонних лиц. Механизм распределения
прав доступа на документы и на действия
с ними позволяет ограничить доступ к
документам в соответствии с должностными
компетенциями пользователей и, тем
самым, обезопасить документы. Отличительной
особенностью системы является наличие
встроенного модуля «Монитор безопасности»,
который позволяет в режиме реального
времени следить за действиями
пользователей, а также настраивать
фильтры на отображение определенных
событий в системе и оперативно реагировать
на нештатные ситуации. Кроме того, в
системе предусмотрены временные права,
на тот случай, если возникнет необходимость
привлечь сотрудника к работе по документу,
доступа к которому у него нет. При этом
сотрудник получает полномочия для
работы только с этим документом, и по
окончании работы автоматически лишается
их.
Заключение
«ЕВФРАТ» способен обрабатывать приактически все существующие форматы документов: тексты (в форматах DOC, XLS, HTML, RTF, PPT, WRI, TXT /ASCII, ANSI, KOI-8/), таблицы, картинки (в форматах TIF, PCX, JPG, BMP, GIF и др.), графики, страницы Интернет, звуковые и видеофайлы и т.п. Плюс к этому: «ЕВФРАТ» не просто создает на вашем коомпьютере «виртуальный архив», но и добросовестно индексирует содержимое всех документов. Таким образом данную информационную систему можно применять и в качестве поисковика, с помощью которого можно за считаные секунды найти любой документ по ключевому слову или словосочетанию.
Наряду с виртуальными папками в «ЕВФРАТе» можно сосздавать и индексировать так называемые «папки-образы». Если на компьютере имеются основные папки, в которых чаще всего сохраняется документация, или любимые страницы Интернет, можно создать ее «образ» в ЕВФРАТе. Программа будет сама следить за обновлением содержимого этих папок, добрососвестно индексируя все изменения в них. И в любой момент можно будет найти нужный файл всего за пару секунд. «ЕВФРАТ» способен сохранять каждый запрос на поиск того или иного документа и результаты этого поиска в виде отдельного файла. И в дальнейшем, если понадобится повторить поиск, будет достаточно одного щелчка мышки по ярлыку сохраненного запроса.
«ЕВФРАТ» выпускается в нескольких модификациях: самый простой вариант, @HOME, способен обрабатывать массив до 50 тыс. документов. Профессиональный же вариант Server позволяет обрабатывать документы во всей локальной сети и включает в себя специальные средства для групповой работы.
Таким образом, информационная система «ЕВФРАТ-Документооборот» является практичной, простой в обращении, с минимальными требованиями и демократичной ценой. Именно благодаря этим качествам она получила широкое распространение.
Список используемой литературы
1Леонтьев В.П. , Турецкий Д. Новейшая энциклопедия программ. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.
2 Лукацкий А. Рынок средств безопасности меняется // Компьютер - Пресс, 2001, №10, с. 58-62.
Система ЕВФРАТ-Документооборот v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
Сегодня система ЕВФРАТ-Документооборот используется в ОАО "Дальневосточный банк", ЗАО АКБ "Центрокредит", ООО "Балттранснефтепродукт", ОАО "Негуснефть", ОАО "Уральский электрохимический комбинат", ОАО "Лебединский горно-обогатительный комбинат", ОАО "Локосовский ГПК", ОАО "Московский завод тепловой автоматики", ОАО "Калининградская ТЭЦ-2", OOO "Черноголовский завод алкогольной продукции", ОАО "Центрсибнефтепровод", ОАО "Приморнефтепродукт", Министерстве труда и социального развития Республики Саха, Аппарате Президента и Правительства Чеченской республики, Читинской городской Думе, Хабаровском отделении Дальневосточного таможенного управления, Агентстве по ипотечному жилищному кредитованию и сотнях других организаций.
Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:
ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:
В системе ЕВФРАТ-Документооборот v.12 реализована поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления. Это позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.
Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.
Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.
Система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.
В состав системы входят следующие модули:
«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Работа в локальном офисе
Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:
- автоматизировать регистрацию документов и заданий;
- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
- осуществлять мгновенный поиск информации;
- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
- организовать долговременное хранение документов организации;
- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Работа в территориально-распределённой организации
Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.
Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:
АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;
- АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;
- «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
- «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
- «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
- средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
- «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.
Дополнительные модули системы:
«HTTP-сервер»
В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
APM «Архивариус»
Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.
APM «Руководитель»
Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.
Архитектура системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.
Преимущества системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.
Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
- Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
- Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
- Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.
- В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
- Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.
- Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
- Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
- Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
- Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.
- Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
- Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
- Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».
- Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».
