В организации ведется нумерация приказов с начала года. Если возникла необходимость издать приказ, но свободного номера приказа нет. Можно ли использовать дробь? Например, 198/1.
Ответ на вопрос:
Данный вопрос законодательно не урегулирован.
При регистрации каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).
При этом система регистрации документов, в том числе и приказов, разрабатывается самой организацией и закрепляется в локальном нормативном акте, например, Инструкции по ведению делопроизводства.
Таким образом, действующее законодательство не запрещает нумеровать кадровые приказы через дробь. Однако при проведении проверки соблюдения трудового законодательства или в случае конфликта с работником и судебных разбирательств нумерация приказов через дробь может стать доказательством издания приказа задним числом. А, следовательно, такой приказ мог быть сфальсифицирован работодателем с целью сокрытия нарушения трудового законодательства.
Исходя из сказанного, во избежание проблем с контролирующими органами и конфликтов с работниками нумеровать кадровые приказы через дробь не рекомендуется .
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу
Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).* Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
Регистрационный индекс состоит из:
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по . У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,
эксперт Системы Кадры
Можно ли оформить номер приказа с дробью, например 84/1, если его забыли зарегистрировать? Чем следует руководствоваться в данном случае?
Регистрация документов является неотъемлемой и одной из важнейших частей общей системы организации работы с документами, важнейшим элементом технологической цепочки движения и обработки документов. Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
Правильно организованная регистрация документов является основой создания справочно-информационных систем по документам организации, позволяет сформировать корректную базу данных о документах, осуществлять контроль их исполнения и оперативно получать информацию о самом документе и его движении в организации.
Присваиваемый документам регистрационный номер:
Придает легитимность документу;
Является одним из его ключевых поисковых элементов;
Позволяет оперативно оценить объем документооборота за определенный календарный период в пределах регистрируемого массива. В связи с этим при организации работы по регистрации документов важно соблюдать установленные ключевые правила — регистрировать документы в пределах документальных массивов и установленных календарных периодов, регистрировать документы планомерно, не допуская разрывов в порядковой нумерации.
Регистрация распорядительных документов, как правило, ведется в пределах установленных групп документов (отдельно приказы и распоряжения, отдельно приказы по личному составу и т.д.) валовой нумерацией в пределах календарного года. К присвоенным регистрационным номерам могут добавляться цифровые или буквенные индексы, например - ОД (приказы по основной деятельности), Р (распоряжения) и др.
Регистрация распорядительных документов должна осуществляться в день их подписания, и при правильной организации работы с документами, соблюдении правил подготовки и регистрации документов разрывов в регистрационных номерах быть не должно.
Однако, в деятельности каждой организации бывают случаи, когда приходится регистрировать документы «задним числом». Конечно, такую практику нужно свести к минимуму, поставив работу с документами так, чтобы исполнители своевременно готовили документы, согласующие лица их своевременно рассматривали, и далее согласованный документ оперативно передавался на подпись руководителю и регистрацию, но полностью исключить форс-мажорные обстоятельства практически невозможно.
При регистрации документов «задним числом» и, соответственно, присвоении регистрационных номеров вне общей установленной системы регистрации нужно учитывать следующие факторы:
При оценке рисков нужно учитывать обстоятельства, которые способствовали передаче документов на несвоевременную регистрацию. Например, известно, что ряд документов должен быть введен в действие с 1 января текущего года, но зачастую это документы сложные, комплексные, подготовка которых может выйти за рамки установленного периода, однако риск их отсутствия в организации в законодательно или нормативно установленный срок превышает риск несоблюдения установленных внутренних правил организации работы с документами, т.к. может повлечь штрафы и другие административные наказания.
Особенности учетных форм могут не позволить внести запись о документе «задним числом» или присвоить документу дробный (или литерный) регистрационный номер. Например, такое практически невозможно при журнальной системе регистрации или при определенных (жестких) настройках информационных систем.
В последнем случае можно предложить следующие варианты:
В заключение следует отметить, что с одной стороны общий порядок регистрации отдельных видов документов должен быть закреплен во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, но помимо нормативного документа, также важно закрепить в правилах делового оборота возможность регистрации документов при возникновении форс-мажорных обстоятельствах, например, с использованием дробных (84/1) или литерных (84а) номеров, и учитывать данный фактор при планировании работы делопроизводственной службы и при настройках учетных информационных систем.
При этом руководствоваться нужно:
Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!
В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.
При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.
Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.
Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу .
Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.
Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.
Нумерация преследует основные цели :
Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.
Нумерация может быть автоматической либо ручной . Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.
Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.). Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.
В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы . Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.
Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.
Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации . Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.
Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.
Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.
Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.
Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации . В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности .
Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.
Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности
:
В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.
К ним относятся приказы:
Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.
Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.
К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие :
Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.
Ниже представлены образцы документов, содержащих номер.
Данный приказ состоит из цифр и знаков. Числа «02» обозначают номер отдела через дробь. числа «17» — порядковый номер с начала года.
Следующий состоит из цифр, знаков и букв. Где, число «15» — это номер по порядку, а через дробь буквенное обозначение «ОД» — по основному виду деятельности.
И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».
Как было указано выше, вся документация регистрируется и отражается в журнале регистрации . Журнал учёта приказов по основной деятельности включает номер приказа, его дату, краткое содержание, сведения об ответственном лице и о составителе, а также срока для примечаний.
Также в журнале указывается начало заполнения и его конец. По окончанию ставится печать и подпись лица, ответственного за заполнение. Затем он подшивается к предшествующим. Как правило, составляется и используется на протяжении календарного года.
Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.
Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.
Негосударственные предприятия самостоятельно разрабатывают правила ведения документооборота внутри своего предприятия, что закрепляется приказом. Но данные правила не должны противоречить Федеральному закону «Об архивном деле» от 22.10.2004 №125-ФЗ , а также Постановлению Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 №65-ФЗ и Приказу Минкультуры России «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 №558 .
Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами. Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.
Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.
Подробнее… Регистрация на семинар состоится 24, 25 и 28 мая Круглые столы 25 апреля состоится круглый стол «ВЭД – изменения законодательства». Автор и ведущий — Нагам Елена Рафаиловна, директор ООО «Налоговая стратегия», практикующий налоговый консультант. Подробнее…Зарегистрироваться на круглый стол Консультации аудитора все Аттестованный налоговый консультант Гусельников Роман Вячеславович отвечает на вопросы.24.04.2018: Подскажите, как начисляется НДС при списании УЦЕНЕННОГО товара (промышленный товар) по сроку годности и другим причинам, на первоначальную сумму стоимости товара или на сумму уцененного товара? Разница в цене может отличаться в несколько раз, отсюда и НДС может сильно отличаться. Прошу указать на ссылки в законодательстве. Ответ… 16.04.2018: У нас заключен договор с агентством на приобретение билетов для командировок по безналичному расчету.
Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят. Анталия 2009-04-17 09:19 Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят.
Можно ли использовать дробные номера приказов (приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельская обл. Можно ли использовать дробные номера приказов (приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельская обл.
Внимание
Поскольку дробный номер приказа может появиться только в том случае, если приказ издается, как говорится, задним числом, то ответ на данный вопрос может быть только один: так делать нельзя. Думаю, излишне напоминать о том, что дата приказа (дата проставляется при регистрации) – это дата его подписания должностным лицом.
Жизнь прекрасна!)) Марина Российская Федерация, Санкт-Петербург #9 27 марта 2009, 10:50 допустим отпуск чел отгулял (даже без отпускных) у меня такое было пару раз, руководителя предупреждал, а до меня не доходил, про графи отпусков я вообще молчу. Я ничего не оформляла, потом чел выходил я текущим числом и текущим порядковым номером оформляла отпуск.
Знаю, что это нарушение достаточно серьезное, и случись с человеком что-нибудь во время такого отпуска головы мне не сносить, но в прошлый период залезать я не могу, т.к. месяц закрыт, цыфры все переданы глав буху. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Подскажите пожалуйста, можно ли поставить номер приказа с дробью? Например есть Приказ № 32, можноли составить Приказ № 32/1 ? Если содержание одинаковое? Спасибо заранее Форум:
Ключевые слова:
Evenstar 2009-04-15 08:39 Лучше с литерой, например №32а Что значит, одинаковое содержание? Expressio 2009-04-15 09:01 ну например приняли на работу или отправили в командировку т.е содержание одинаковое спасибо. А цифра через дробь нежелательно да? Evenstar 2009-04-15 12:32 Обычно номер приказа с дробью предлагает сама программа 1С, если, к примеру, вы отправляете в командировку несколько человек одним приказом и выбираете на печать форму Т9.
Тогда на каждого работника будет отдельный приказ с номером 32/1, 32/2 и т.д. Можно распечатать в форме Т9а, тогда все сотрудники, отправленные в командировку будут в одной таблице.
Агентство выставило один счет-фактуру от 31.01.2018г. с указанием в ней всех приобретенных в течение января 2018 билетов и выделенной суммой НДС по каждому билету. Какой документ регистрировать в книге покупок: счет-фактуру от агентства или электронные билеты (маршрут/квитанции)? Ответ…
Консультации по кадрам все Консультант по кадровым вопросам Скобцова Валентина Петровна отвечает на вопросы.25.04.2018: При внесении записи при приёме на работу на должность заведующего детским садом допустили ошибку: упустили слова «на должность», указали просто «принята заведующим д/с…». Надо ли признавать запись недействительной и делать новую? Ответ…
17.04.2018: Сотрудник написал в ОДНОМ заявлении о предоставлении отпуска на 28.04.2018, на 3,4.05.2018г.
Все одно и тоже. Денег нет, женщин нет, Да и быть не может. Ни кола, ни двора, И ни рожи с кожей, И друзей ни х…., Да и быть не может. Комом все блины мои, А не только первый… (Высоцкий) 0/0 ЦитироватьНаверх Lexandra Dec 9 2011, 08:23 [ показать ] Отправлено #3 Гуру Сообщений: 1 695 конечно возможно. 0/0 ЦитироватьНаверх Скромняжка Dec 9 2011, 09:29 [ показать ] Отправлено #4 Постоялец Сообщений: 330Из: неизвестности можно, не переживайте)))) Частенько такое бывает Скромняжка 0/0 ЦитироватьНаверх adv Dec 9 2011, 09:30 [ показать ] Отправлено #5 Гуру Сообщений: 28 084Из: у жительства нет мест законом это не регламентировано После слов «пора валить!» либерал спрашивает «куда?», а патриот — «кого?».Гуманитарный конвой 1941 0/0 ЦитироватьНаверх Zaйka Dec 9 2011, 10:23 [ показать ] Отправлено #6 Почти ангел Сообщений: 593Из: Чебоксары-Нвчк Нумеровать через дробь — можно.
Расшифровка номера приказа следующая:
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом - без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения. Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта: При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании - те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).
Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам. Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций.
Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах (к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28.09.2007 № 219, приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206). Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.
Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:
Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:
В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:
В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:
На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.
Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.
Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.
Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.
Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.
Страница журнала регистрации приказов по личному составу
Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.
Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.
Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.
Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.
На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.
Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.
Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.
К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:
Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!
Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:
Совет! При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение. А в приказе указать перечень корректив и ссылку на это приложение к приказу.
Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:
Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.
Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.
Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»
ИНН/КПП 7804491337/780401001
195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309ПРИКАЗ №1
г. Санкт-Петербург
01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:
- Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
6. остальные приказы – К (кадры).- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.
Генеральный директор А.С. Шапкин
