Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.
Можно выделить следующие основные группы документов:
1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);
4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
5) коммерческие документы (контракты, договоры);
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:
1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
6) принятие решения (подписание документа);
7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.
Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением , в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.
Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.
Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.
Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:
Наименование учреждения;
Наименование структурного подразделения;
Название вида документа (инструкция);
Гриф утверждения;
Место издания;
Заголовок;
Подпись.
Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).
По основной деятельности приказы издаются при:
Создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;
Утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
Введение новых стандартов;
Изменении графика работы предприятия и т. д.;
По личному составу – при:
Назначении работников на должность;
При освобождении от должности;
При перемещении по службе;
Поощрениях или взысканиях;
Уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.
Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:
Название вида документа (ПРИКАЗ);
Дату (датой приказа является дата его подписания);
Порядковый номер приказа;
Место издания приказа;
Индекс документа;
Заголовок к тексту;
Подпись руководителя;
Отметку о согласовании;
Фамилию и номер телефона исполнителя;
Распоряжения заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.
Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ , может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.
После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.
В сложных приказах
Констатирующая часть Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.
Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности – в канцелярии.
Аналогично оформляются решения и распоряжения.
Образец оформления приказа по основной деятельности:
Образец оформления приказа по личному составу :
Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.
Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
1) Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);
2) эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
3) наименование организации;
4) название вида документа;
5) дату и номер документа;
6) место издания;
7) заголовок к тексту;
8) подпись;
Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.
1. Принять предложение Минсельхоза России, согласованное с Минэкономразвития России, об определении уровня цен, при котором в 2004 году начинается осуществление государственных закупочных интервенций в отношении зерна урожая 2004 года:
– на мягкую продовольственную пшеницу 3-го класса – 3800 рублей за тонну;
– на мягкую продовольственную пшеницу 4-го класса – 3000 рублей за тонну;
– на продовольственную рожь группы А – 2500 рублей за тонну.
Указанные цены включают в себя расходы, связанные с доставкой зерна до отобранных в установленном порядке организаций, осуществляющих хранение запасов интервенционного фонда сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, а также с погрузочно-разгрузочными работами, приемкой, подработкой и сушкой зерна.
2. Определить, что в 2004 году государственные закупочные интервенции осуществляются в объеме до 4,9 млрд. рублей за счет средств федерального бюджета, предусмотренных на эти цели.
Председатель Правительства
Российской Федерации
М.Фрадков
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю».
Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретает форму информационного письма.
Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа.
Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем предприятия или его первым заместителем.
Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма.
На основании Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле», Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» и решения Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 22 апреля 2004 года № 8) Банк России устанавливает следующее.
1. Без ограничений осуществляются следующие валютные операции по сделкам между уполномоченными банками, совершаемым ими от своего имени и за свой счет:
1.1. операции, отнесенные к банковским операциям в соответствии с законодательством Российской Федерации;
1.2. операции, связанные с исполнением обязательств по выплате иностранной валюты в соответствии с договорами поручительства и договорами залога, исполнение регрессных требований поручителей;
1.3. операции, связанные с приобретением у третьих лиц – уполномоченных банков, а также с уступкой третьим лицам – уполномоченным банкам за иностранную валюту требований исполнения обязательств в денежной форме;
1.4. операции, связанные с расчетами в иностранной валюте по договорам финансовой аренды (договорам лизинга);
1.5. операции с внешними ценными бумагами;
1.6. операции, связанные с осуществлением платежей в иностранной валюте по операциям с внутренними ценными бумагами и внешними ценными бумагами.
1.7. операции, связанные с привлечением денежных средств в иностранной валюте в виде кредитов;
1.8. операции, связанные с доверительным управлением денежными средствами;
1.9. операции, связанные с уплатой комиссионного вознаграждения (оплатой услуг уполномоченного банка) по операциям, указанным в подпунктах 1.1–1.8 настоящего Указания.
2. Валютные операции, не указанные в пункте 1 настоящего Указания, осуществляются уполномоченными банками в порядке, установленном для юридических лиц – резидентов, не являющихся уполномоченными банками, если иное не установлено Банком России.
Председатель
Центрального банка
Российской Федерации
С.М.Игнатьев
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами.
Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной – исполнитель – организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа.
Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Структуру документа образуют расположенные в соответствующих полях трафаретного текста и графах таблицы данные.
Реквизитами документа являются:
1) код формы документа (07);
2) наименование предприятия (08);
3) наименование вида документа (10);
4) дата документа (11);
5) регистрационный номер документа (12);
6) гриф утверждения документа (16);
7) заголовок к тексту (18);
8) текст документа (20);
9) подпись (22);
10) визы согласования (24);
11) оттиск печати (25);
12) отметка об исполнителе (27);
13) идентификатор электронной копии документа (30).
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.
Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую, или организационно-нормативную.
Работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений – нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.
Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция). Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).
Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.
Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности , оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.
Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения . Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же – регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.
Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3–5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии – тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.
Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.
Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель.
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель «ЗАО Бизнесконсалт»
_________________ (А.П.Игнатьев)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «ЗАО Бизнесконсалт» (далее – «Общество»).
1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.
1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– архивное дело;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;
– основы организации труда и управления;
– правила эксплуатации вычислительной техники;
– основы административного права и законодательства о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на Гусеву И.Г – специалиста отдела автоматизации.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
2.1. Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Копирует документы на персональном ксероксе.
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря руководителя.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря руководителя.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Секретарь руководителя несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора Общества.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.
5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т. ч. местного значения).
6. ПРАВО ПОДПИСИ.
6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен _________________ А.С. Сысоев.
Акты – составляются в самых различных ситуациях и имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов и т. д.
Акт – документ, составленный комиссией (несколькими лицами) и подтверждающий факты, события.
Если акт является внутренним документом учреждения, то он оформляется на общем бланке. Акт являющийся внешним документом, должен содержать справочные данные о фирме.
Во вводной части акта указывают основания (ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.
Акт может иметь заголовок, например «Акт о недостаче ТНП». В основной части акта излагаются цели, задачи проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Акт подписывается председателем и членами комиссии.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.
Служебная переписка (деловая корреспонденция) – это неотъемлемый элемент, одна из форм управления предприятием.
Служебные письма – самый распространенный вид деловых документов.
Они составляются для осуществления оперативной связи с другими предприятиями и учреждениями по различным вопросам.
Преимущества деловых писем заключаются в следующем:
1) с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;
2) позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять ваши мысли;
3) дают возможность вести довольно сложные и трудоёмкие дела;
4) при необходимости они могут служить свидетельством в судопроизводстве;
5) могут быть средством передачи конфиденциальной информации.
Информационные письма содержат указания, уведомления, напоминания, просьбы, предложения.
Информационные письма
Гарантийные письма извещают о гарантийных оплатах, сроках поставки, качестве продукции и услуг.
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.
Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.
В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования о возмещении убытков, нанесенных из-за несоблюдения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация подтверждается прилагаемыми к письму документами: акты, справки и т. д.
Письма-рекламации
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов.
В письмах-запросах просят у контрагента разъяснения каких-либо фактов, действий.
Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных деловых соглашений между партнерами по переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запроса соответствующей деловой информации.
Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить…», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос.
Письма-просьбы – это едва ли не самая распространенная группа официальных деловых посланий. И легко понять, почему, в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону.
Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры.
Правила написания писем-просьб:
1) никогда не начинайте письмо со слова «Прошу», объясните вначале мотивы вашего обращения;
2) не благодарите адресата заранее, т. к. для этого существует особый вид писем – благодарственных.
Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 года.
Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки. Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.
Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт – например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу («Прошу подтвердить…»), выраженную автору (организации-отправителю) письма.
Письма-заказы в многих случаях представляют собой ответ на письма-предложения. Назначение подобных писем – совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке). В последнем случае письмо-заказ одновременно выполняет и функцию сопроводительного письма.
Письма-предложения (оферты) – возможно, наиболее характерный образец коммерческой переписки. Имеет целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная особенность оферты – исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.).
Письма-дополнения выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив послание, сочли невозможным (или необходимым) прибегать к постскриптуму, вследствие чего часть важной информации оказалась недоступной для адресата. Поскольку вернуть уже отправленное деловое письмо «с полдороги» нельзя, автор может отправить, что называется, вдогонку письмо-дополнение.
Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно является продолжением предыдущего послания (при этом представляется крайне желательным сослаться на конкретные признаки письма – его дату, номер и т. п.). Именно с этого и следует начинать послание, например, так: «Данное письмо является дополнением к…».
Письма-рекламации – относительно редкое явление в официальной деловой переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств.
Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата (преднамеренной или допущенной им по неосторожности). В большинстве случаев таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя. Такой акт (второй его экземпляр или копию) целесообразно приложить к письму-претензии (в последнем случае оно будет одновременно выполнять и функцию сопроводительного письма).
Информационные письма не следует рассматривать как разновидность писем-сообщений или рекламных писем. Сообщение, как известно, предполагает краткость и служит прежде всего для установления (возобновления) контакта с адресатом.
Информационное письмо – это результат логического развития переписки. Такое письмо отправляется адресату в том случае, если контакт с ним удалось установить и он не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в несколько большем объеме (по сравнению с сообщением) проинформировать адресата, о стремлении автора послания развивать деловые и личные контакты, об отдельных аспектах их осуществления и т. п.
Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях – и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления.
Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления напоминания или предупреждения.
Отличительными особенностями напоминания являются:
2) более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
3) информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату в случае, если и на напоминание со стороны последнего так и не последует соответствующей реакции.
Сопроводительные письма – это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма.
Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.
Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.
Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
Приносим свои извинения за то, что…
Приносим Вам свои глубокие извинения…
Позвольте принести (Вам) свои извинения за…
Мы хотели бы извиниться перед Вами за…
Разрешите извиниться перед Вами за…
Письмо-поздравление . Для писем-поздравлений можно использовать открытки, хотя при доверительных отношениях более приемлемо написание от руки, так как в этом случае можно создать менее стандартный текст. Подпись поздравления делается от руки.
Примите мои наилучшие поздравления по случаю успеха. Я только что узнал о Вашем повышении от главы отдела продаж.
Считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:
День рождения адресата (дата основания организации-получателя);
Государственные праздники;
Профессиональные праздники;
Назначение на более престижную должность;
Присвоение почетного или специального звания;
Награждение;
Достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах и соревнованиях и т. п.);
Заключение партнерских соглашений;
Годовщина сотрудничества (первая или «круглая»);
Ключевые события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, зашита диссертации, круглая годовщина свадьбы).
Письмо-приглашение . Целью письма-приглашения может быть приглашение на деловое (служебное) или торжественное (памятное) мероприятие:
1) заседание;
2) совещание;
3) конференцию;
4) семинар и т. д.
Письмо-приглашение может содержать:
1) полную повестку дня мероприятия;
2) фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
3) фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
4) информацию о проезде к месту приглашения;
5) другую информацию.
Особенности структуры письма-приглашения:
Первый абзац – вводная ключевая формулировка;
Второй абзац – информация о событии;
Третий (и четвертый) – формула вежливости, просьба ответить, ссылка на источник дополнительной информации о мероприятии.
В тексте часто используют устойчивые обороты:
«Приглашаем Вас на …»; «Просим принять участие в …»
Не принято направлять письма-приглашения по незначительным поводам, за исключением случаев, когда адресата нельзя проинформировать иначе, например, если он временно отсутствует.
Письмо-приглашение всегда носит персональный характер. Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например, выступления. В необходимых случаях допустимо попросить адресата подтвердить свое участие в мероприятии.
Служебные письма оформляются на бланках для писем, где размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.
В состав служебного письма входят такие реквизиты:
Адресат;
Заголовок к тексту;
Возможна отметка о наличии приложения;
Подпись;
Письма оформляются в двух экземплярах, оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копию – на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр заверяется секретарем, не подписывается руководителем предприятия.
Служебное письмо может быть адресовано вышестоящему учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица – в дательном.
После наименования адресата указывают его почтовый адрес.
Если одно письмо направляется нескольким адресатам, сначала оформляют адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат . Если адресатов больше, составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают один адрес, по которому направляется конкретный экземпляр.
В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части оформляют такие реквизиты: Дата, Индекс, Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально точным и коротким; например;
«Об изменении…», «О проведении…», «О создании…» и т. д. Текст письма – лаконичным, последовательным, убедительным.
Текст письма состоит из вводной части и основной. Во вводной части указывают причины, вызвавшее составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
В основной части формулируется его основная цель письма.
Например:
Вводная часть: «В связи с тем, что при получении груза на станции „Клиновая“ 14.02.2005 по накладной № 134346 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача … штук изделий на сумму … (коммерческий акт от 14.02.2005, № 118)…»
Основная часть: «На основании изложенного проси в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер предприятия. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой и оборотной сторон бланка.
Факс- документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу передаются любые виды документов и приложений к ним: чертежи, схемы, таблицы, рисунки, фотографии. Но в большинстве случаев факсы являются разновидностью деловой переписки партнерами и организациями.
Оформление факса подобно оформлению делового письма, только в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывают код города и номер факса получателя. Также дополнительные данные проставляет сам аппарат:
Код отправителя;
Дата и время передачи, длительность передачи;
Номер телефакса, с которого передана информация;
Количество переданных страниц.
Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их нужно скопировать, т. к. факсовая бумага многих факсимильных аппаратов недолговечна.
По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».
В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.
Образец оформления факса:
Докладные записки, справки. Эти два вида документа близки по своему назначению. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, адресованная руководителю учреждения. Справка так же представляет собой документ, описывающий и подтверждающий те или иные события. Справки могут быть служебные и личные. Служебная справка содержит результат обобщений, каких либо обследований, командировок и т. д., проведенных должностным лицом.
Личные справки выдаются физическим лицам. В них, как правило подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например: справка с места работы, справка с места учебы, справка с места жительства, справка о состоянии здоровья из поликлиники.
Формуляр этих документов одинаков и содержит:
Наименование учреждения;
Адресат;
Название вида документа;
Порядковый номер справки;
Место составления;
Заголовок;
Подпись.
Отличие служебных справок от личных в том, что в служебных оформляется реквизит «Адресат», а в личных нет. Но в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка, т. е., в какое учреждение она будет предоставляться.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагают факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо принять в связи с изложенными фактами.
Если докладная записка или справка имеют сведения внутреннего характера, они подписываются составителями и могут быть составлены на чистых листах бумаги. Если же эти документы исходят от имени учреждения или структурного подразделения, они подписываются их руководителями и составляются на бланках.
Датой докладной записки или справки считается дата ее подписания.
При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Образец оформления служебной справки .
СПРАВКА № 12
01.03.2005 г. Москва
О наличии стройматериалов на складе № 2
На складе № 2 имеются следующие строительные материалы:
1. Паркет – 200 кв. м
2. Линолиум – 360 м
3. Цемент – 700 кг
4. Краска масляная – 1350 кг
Зав. складом М.Р. Маслов
Образец оформления личной справки:
Средняя школа № 52
Центрального округа г. Москвы
СПРАВКА № 34
11.02.2005 г. Москва
Еремин Алексей Иванович учится в школе № 34 Центрального округа г. Москвы в 10 «В» классе.
Справка выдана для предоставления на вечерние подготовительные курсы Московского Государственного педагогического института.
Директор школы М.Т. Евсеев
Объяснительная записка относится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудовые) отношения.
Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, не надлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответственность.
Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку.
Реквизиты объяснительной записки:
1) адресат (кому она адресована);
2) должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;
3) название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);
5) дата составления;
6) подпись составителя записки.
Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре.
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллективных органов.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) выступления участников заседания. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.
Чаще всего ведется краткая форма протокола без текстов докладов, полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы заседания.
Протокол оформляется как на общих бланках, так и на чистых листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:
Наименование вида документа и его порядковый номер;
Место составление протокола;
Подписи председателя и секретаря.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: «Заседание совета директоров», «Заседание ученого совета».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части перечисляются присутствующие на собрании, указывается, кто был председателем (инициалы и фамилия), кто секретарем собрания (инициалы и фамилия). Также указываются должности присутствовавших, если это протокол производственного совещания.
Заканчивается вводная часть повесткой дня. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня номеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».
Основная часть протокола строится по схеме, СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня.
В разделе СЛУШАЛИ, приводятся инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность указывается во вводной части), ставится тире и с прописной буквы дается краткая запись содержания доклада, сообщения.
В разделе ВЫСТУПИЛИ, схема изложения повторяется.
В разделе ПОСТАНОВИЛИ, по пунктам излагают принятые постановления.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.
Протокол подписывается председателем и секретарем. К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады и т. д.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут быть переданы на архивное хранение.
Образец оформления полного протокола :
Наименование предприятия
ПРОТОКОЛ
27.06.2005 № 11 г. Москва
Заседание совета директоров
Председатель: И.И. Федотов
Секретарь: А.Т. Громова
Присутствовали: И.И. Федотов (директор), А.Т. Громова (гл. бухгалтер), М.А. Яров (рук. коммерческого отдела), И.С. Ивкина (рук. рекламного отдела).
Повестка дня: об организации филиала предприятия в г. ….
Федотова И.И. – краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Громова А.Т. – изложение содержания выступления или вопроса.
Ивкина И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1 Подготовить необходимую документацию для оформления филиала предприятия до 03.07.2005 (отв. А.Т. Громова).
1.2 Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений до 03.07.2005 (отв. М.А. Яров).
Председатель И.И. Федотов
Секретарь А.Т. Громова
Приказы по личному составу. Приказами по личному составу оформляют прием, увольнение, перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).
Оформляются такие приказы на бланках предприятия для внутренних документов.
Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу оформляется следующим образом: «О приеме на работу …..», «Об увольнении …», «Об изменении штатов…».
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.
В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Вторая, распорядительная часть, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой, указывается фамилия работника, имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья ТК РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.
Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде.
Аналогично составляются приказы об увольнении и о переводе на другую должность. В приказах о переводе на другую должность следует указывать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода.
Если перевод временный, необходимо указать его срок.
Приказы по личному составу визируются заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.
Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратится в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.
Приказами по личному составу документально оформляются:
2) перевод на другую работу;
3) увольнение;
4) изменение условий труда;
5) присвоение разрядов, классности;
6) установление размеров оплаты труда;
7) предоставление отпусков;
8) командирование сотрудников;
9) наложение дисциплинарных взысканий и др.
По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным) . В заголовках к текстам таких приказов пишется:
«О приеме на работу …»,
«О переводе на другую работу …»,
«О поощрении …» и т. п.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом. Например:
1. Отправить в командировку:
1.1. Самсонова Игоря Петровича …
1.2. Борисова Кирилла Ивановича …
В приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов. Сначала – назначение на должности, затем – перевод на другие должности, далее – освобождение от занимаемых должностей.
Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
Такие приказы готовятся отделом кадров по мере накопления представлений, поступающих из структурных подразделений.
Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание (в сложных – по каждому пункту и подпункту), в котором указывают документы, послужившие основанием для его издания.
В приказе по личному составу обязательна должна присутствовать запись:
С приказом ознакомлен подпись расшифровка подписи Дата
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.
Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.
Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.
Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам включаются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
Трудовые договора, контракты – это документ, оформляемый между предприятием или организацией в лице его руководителя и физическим лицом, не состоящим в штате этого предприятия, на выполнение единовременной работы.
Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. При заключении контракта необходимо указывать основные условия:
Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
Дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
Оплату труда;
Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Установление порядка заключения, изменения и расторжения трудовых договоров относится к ведению федеральных органов государственной власти.
Обратите внимание на то, что ст. 56 ТК РФ содержит легальное определение трудового договора и называет стороны данного договора, а также содержит следующие изменения:
1) из определения понятия трудового договора исключен употреблявшийся с 1992 г. в качестве синонима этого понятия термин «контракт». Последнее в условиях широкого развития гражданско-правовых отношений имеет большое не только теоретическое, но и практическое значение. Исключив из правового оборота термин «контракт», употребляемый в качестве синонима трудового договора, законодатель тем самым прекратил многолетний спор о различиях трудового договора (контракта) и контракта в контексте норм гражданского права;
2) по ранее действовавшему КЗоТу РСФСР основными обязательствами работодателя по трудовому договору являлись его обязанности «выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон». Действующий ТК РФ добавляет к указанным обязанностям также обязанность «предоставить работнику работу но обусловленной трудовой функции», а также уточняет, что работодатель обязан выплачивать работнику заработную плату «своевременно и в полном объеме», что весьма актуально. Исполнение работодателем данной обязанности должно обеспечиваться, в частности, его материальной ответственностью перед работником за задержку выплаты заработной платы;
3) под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника;
4) работник должен выполнять возложенную на него трудовую функцию лично. Это не предполагает возможности работника по своему усмотрению перепоручить кому-либо совершение действий, относящихся к его обязанностям. Личное выполнение обязанностей прекращается в связи с прекращением трудового договора. Они не передаются по наследству.
В числе основных принципов построения трудового договора необходимо отметить:
1) условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов непосредственно по соглашению работника и работодателя;
2) в тексте договора следует избегать изложения нормативных актов;
3) условия трудового договора, согласованные сторонами, могут быть изменены только по письменному соглашению между ними.
Содержание трудового договора образуют две группы условий: существенные и иные. Непосредственные условия (существенные) – это те условия, которые определяются соглашением сторон. Условия, оговариваемые самими сторонами в свою очередь делятся на необходимые и дополнительные (факультативные). Трудовое законодательство не связывает волю сторон договора в выработке этих условий.
Непосредственные условия трудового договора в свою очередь имеют более дробное деление. Здесь принято выделять необходимые (существенные) и дополнительные (факультативные) условия. Необходимыми признаются условия, отсутствие которых влечем признание трудового договора незаключенным (недействительным) и, следовательно, порожденные им трудовые отношения не возникшими. Таковыми являются условия о:
1) месте работы;
2) выполняемой работником трудовой функции;
3) оплате труда и иных дополнительных выплатах;
4) сроке действия;
5) условиях труда;
6) режиме труда и отдыха;
7) правах и обязанностях сторон трудового договора;
8) видах и условиях социального страхования.
Наряду с существенными стороны трудового договора по своему усмотрению могут предусмотреть и дополнительные (факультативные) условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке.
В ч. 3 ст. 57 ТК РФ приводится примерный перечень дополнительных условий , которые могут отражаться в содержании трудового договора. По соглашению между работодателем и работником этот перечень может быть расширен или, наоборот, ни одно из условий, перечисленных в данной норме, не будет включено в трудовой договор.
К числу дополнительных можно отнести условия об установлении испытательного срока, о совмещении профессий (должностей), переподготовке, обучении вторым и совмещаемым профессиям, о регулярном повышении квалификации, продолжительности дополнительного отпуска, режиме рабочего времени и времени отдыха, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя и др.
Включение этих условий в содержание трудового договора преследует цель конкретизировать обязательства сторон. Установление дополнительных условий трудового договора (контракта) не должно ухудшать положение работника по сравнению с законодательством, соглашением любого уровня (генеральным, отраслевым, специальным) и коллективным договором.
Внесенные в содержание трудового договора сторонами дополнительные условия не должны снижать уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. Если такие условия включены в трудовой договор, то они не могут применяться.
При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон трудового договора следующие условия:
1) основание увольнении;
2) установление не предусмотренных законодательством дисциплинарных взысканий;
3) введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных в п. 2 ст. 243 ТК РФ.
Стороны не могут также изменить порядок рассмотрения индивидуальных трудовых споров.
Все условия, включенные в трудовой договор, могут изменяться только по соглашению сторон. Если какие-либо условия заключения трудового договора изменяются, то все это оформляется в том же порядке, который установлен для заключения самого трудового договора. Соглашение об изменении условий трудового договора является неотъемлемой частью данного договора.
Статья 57 ТК РФ содержит общие обязательные рекомендации по включению в содержание трудового договора отдельных групп условий.
В трудовом договоре также указываются адреса сторон, сведения о документе, удостоверяющем личность работника, сведения о лице, подписывающем трудовой договор от имени работодателя, основание его правомочий (учредительный документ, доверенность). Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре должны быть указаны также сведения о документе, удостоверяющем его личность.
Если заключается трудовой договор о работе по совместительству, то в таком трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством (п. 4 ст. 282 ТК РФ).
Пример трудового договора Трудовой договор Карповой И.П. ЗАО «Бизнесконсалт».Закрытое акционерное общество «Бизнесконсалт» (далее – ЗАО «Бизнесконсалт»), в лице Генерального директора Игнатьева Александра Павловича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Администрация», с одной стороны, и Карповой Инной Петровной, (фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили трудовой договор о нижеследующем:
1. Прием на работу, подчиненность, намерения, права, обязанности и ответственность Работника.
1.1. Карпова Инна Петровна (Ф.И.О.) принимается на работу в бухгалтерию главным бухгалтером.
1.2. Подчинение, функции, права и обязанности Работника определяются Правилами внутреннего распорядка, должностной инструкцией, распоряжениями начальника подразделения и непосредственного руководителя, а также квалификацией в соответствии с ЕТКС или отраслевыми ЕТКС.
1.3. Работа по настоящему трудовому договору для Работника является основным местом работы.
1.4. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Работником своих должностных обязанностей он несет ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
1.5. Перевод Работника на другую работу возможен только с его согласия, за исключением случаев, прямо установленных действующим законодательством РФ.
1.6. Для выполнения своих служебных обязанностей Работник может по решению Администрации направляться на другие предприятия и организации, находящиеся в Москве, или в служебные командировки в другую местность с оплатой расходов в порядке и размере, установленных действующим законодательством РФ.
2. Обязанности Администрации.
2.1. Администрация обязана обеспечить Работника постоянным рабочим местом, соответствующим санитарным нормам, информационными материалами, документацией, оборудованием и прочими вспомогательными средствами, необходимыми для выполнения данной работы.
3. Рабочее время и время отдыха.
3.1. Для выполнения Работником своих обязанностей ему устанавливается 40-часовая рабочая неделя с выходными днями в соответствии с графиком сменности работ.
3.2. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск и другие дополнительные отпуска, предусмотренные действующим трудовым законодательством РФ.
4. Срок действия и основания расторжения трудового договора.
4.1. Настоящий трудовой договор заключен:
на определенный срок с «___» _____________ г. по «___» _____________ г.
Работнику устанавливается испытательный срок продолжительностью 3 мес., который включается в срок действия настоящего трудового договора.
4.2. В случае изменения квалификации или профессии, по результатам тарификации и аттестации, а также в случае перевода Работника на другую работу или в другое подразделение оформляется дополнение к трудовому договору.
4.3. До истечения срока трудовой договор может быть расторгнут по инициативе сторон по основаниям, предусмотренным действующим трудовым законодательством РФ.
5. Оплата труда.
5.1. Администрация устанавливает Работнику:
оклад в размере 10.000 рублей в месяц;
тарифную ставку ____________ рублей в час.
5.2. Размер оплаты труда может изменяться в соответствии с действующими в ЗАО «Бизнесконсалт» системой и порядком оплаты труда.
5.3. По решению Администрации Работнику может устанавливаться вознаграждение по результатам работы в соответствии с системой вознаграждения (премирования) и порядком оплаты труда, существующими в ЗАО «Бизнесконсалт».
6. Гарантии и компенсации.
6.1. На Работника распространяются все льготы и гарантии, установленные для работников закрытого акционерного общества действующим законодательством РФ, отраслевыми нормативными актами, приказами и распоряжениями Генерального директора ЗАО «Бизнесконсалт».
6.2. На работника ведется трудовая книжка в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
6.3. Ущерб, причиненный Работником или Работнику ЗАО «Бизнесконсалт», подлежит возмещению в порядке и размерах, установленных действующим законодательством РФ.
7. Заключительные положения.
7.1. В случае возникновения спора между сторонами он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров Работника и Администрации, а в случае недостижения согласия он подлежит разрешению в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
7.2. Условия трудового договора могут быть изменены только по взаимному соглашению сторон, которые оформляются в виде дополнительного соглашения, являющегося неотъемлемой частью настоящего трудового договора.
7.3. Настоящий трудовой договор составлен в двух экземплярах: один экземпляр хранится в службе персонала ЗАО «Бизнесконсалт», другой – находится у Работника.
8. С перечнем сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, не подлежащих разглашению, ознакомлен: Карпова Инна Петровна (подпись).
9. Реквизиты сторон.
Договор может также содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К таковым можно отнести: совмещение должностей, испытательный срок, повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:
На постоянных работников;
На временных работников;
Работающих на основном месте работы;
Работающих по совместительству.
В трудовом договоре определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Согласно ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
В трудовом договоре указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию, за профессиональное мастерство и др.
Наряду с доплатами могут быть и другие виды поощрений, например, дополнительный отпуск, льготный проезд на общественном транспорте и др.
Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии, другой – у работника.
Трудовой договор с работникомАкционерное общество ___________________ (наименование) в лице ________________ (указать должность и Ф.И.О. уполномоченного лица), действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и г-н(жа) ________________________ (указать Ф.И.О.), именуемый(ая) в дальнейшем «Работник», с другой стороны, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:
1. Общие положения.
1.2. Работа по настоящему договору является для Работника основным местом работы.
По заявлению Работника Работодатель имеет право разрешить ему работу по другому трудовому договору в этой же организации по иной профессии, специальности или должности за пределами нормальной продолжительности рабочего времени в порядке внутреннего совместительства.
Работник имеет право заключить трудовой договор с другим работодателем для работы на условиях внешнего совместительства, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени не может превышать четырех часов в день и 16 часов в неделю.
1.3. Местом работы Работника является ___________________________________ (указать наименование и адрес организации, название структурного подразделения, место нахождения служебного помещения, при необходимости – конкретный механизм, агрегат и т. п.).
1.4. Датой начала работы является «___» ________________ 20_ г.
1.5. Работник принимается на работу в качестве _________________________________ (указать наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретную трудовую функцию. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ).
1.6. За Работником закрепляются следующая оргтехника, оборудование и другие материальные ценности, за сохранность которых он несет персональную ответственность: (указать конкретно; вслучаях, предусмотренных законодательством, в данный пункт целесообразно включать условие о заключении с Работником договора о полной индивидуальной материальной ответственности).
1.7. Характеристики условий труда: _______________________________
1.8. За работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях Работникуустанавливаются следующие компенсации и льготы:___________________________________________________(данный пункт включается в текст договора, если работа осуществляется в указанных выше условиях).
1.9. Работник подчиняется непосредственно ___________________________ (указать, кому конкретно – заведующему/управляющему/отделом, сектором, начальнику цеха, бригадиру, мастеру и т. п.).
1.10. По распоряжению Работодателя или его представителя Работник может направляться в служебные командировки с возмещением произведенных расходов в размерах, установленных законодательством, и при условии соблюдения норм трудового законодательства, определяющих гарантии работникам при направлении их в служебные командировки.
1.11. При заключении настоящего договора Работнику устанавливается испытание продолжительностью ______________ календарных месяца (срок испытания не может превышать трех месяцев), т. е. с «__» _________20__г. по «__» _________20__г.
При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть настоящий договор, предупредив Работника об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания его не выдержавшим испытание. Решение Работодателя Работник имеет право обжаловать в судебном порядке.
При неудовлетворительном результате испытания расторжение настоящего договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.
Если срок испытания истек, а Работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение настоящего договора допускается только на общих основаниях.
Если в период испытания Работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть настоящий договор по собственному желанию, предупредив об этом Работодателя в письменной форме за три дня.
1.12. Условия настоящего договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
2. Права и обязанности работника и работодателя.
2.1. Работник имеет право на:
– изменение и расторжение настоящего договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– предоставление ему работы, обусловленной настоящим договором;
– рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда и коллективным договором;
– своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;
– отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;
– полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
– профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;
– участие в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах; ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;
– защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;
– разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– возмещение вреда, причиненного Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Работник имеет также право на: ___________________________________ (указать права Работника, обусловленные спецификой трудовых отношений с конкретным Работодателем).
2.2. Работник обязан:
– лично выполнять определенную настоящим договором трудовую функцию;
– добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него настоящим договором;
– соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации;
– соблюдать трудовую дисциплину;
– выполнять установленные нормы труда;
– соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
– бережно относиться к имуществу Работодателя, в том числе к находящимся в его пользовании оргтехнике и оборудованию, обеспечивать сохранность вверенной ему документации, а также к имуществу других работников;
– правильно и по назначению использовать переданные ему для работы оборудование, приборы, материалы;
– не разглашать ставшие ему известными по роду деятельности сведения, относящиеся к охраняемой законом тайне (государственной, служебной, коммерческой и иной);
– незамедлительно сообщить Работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Работодателя;
– отработать у Работодателя после обучения не менее _____________________ (указать срок, если обучение предполагается производить за счет Работодателя).
Работник также обязан: _______________________________ (указать обязанности Работника, обусловленные спецификой трудовых отношений с конкретным Работодателем).
2.3. Перечень других трудовых прав и обязанностей Работника определяется законодательством, иными нормативными правовыми актами, Положением о персонале, должностной инструкцией, локальными нормативными актами Работодателя и актами управления непосредственного начальника, не противоречащими трудовому законодательству Российской Федерации.
2.4. Работодатель имеет право:
– изменить и расторгнуть настоящий договор в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;
– поощрять Работника за добросовестный эффективный труд;
– требовать от Работника исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу Работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации;
– привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– принимать локальные нормативные акты;
– создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в них.
2.5. Работодатель обязан:
– соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и настоящего договора;
– предоставить Работнику работу, обусловленную настоящим договором;
– обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда;
– обеспечивать Работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;
– обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности;
– выплачивать в полном размере причитающуюся Работнику заработную плату в сроки, установленные Трудовым кодексом РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, настоящим договором;
– вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ;
– предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением;
– своевременно выполнять предписания государственных надзорных и контрольных органов, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения законов, иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
– рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по их устранению и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям;
– создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах;
– обеспечивать бытовые нужды Работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей;
– осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами;
– возмещать вред, причиненный Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;
– исполнять иные обязанности, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями и настоящим договором.
2.6. Права и обязанности Работника и Работодателя в области охраны труда определяются правилами раздела X Трудового кодекса РФ.
3. Условия оплаты труда.
3.1. Вариант 1 . Работодатель обязуется своевременно и в полном объеме выплачивать Работнику заработную плату в размере ___________________ (указать размер тарифной ставки или должностного оклада Работника) рублей ежемесячно.
В связи с ростом потребительских цен на товары и услуги Работодатель осуществляет индексацию заработной платы в следующем порядке: _____________________________. (В организациях, финансируемых из соответствующих бюджетов, индексация заработной платы производится в порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами, а в других организациях – в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом организации).
3.1. Вариант 2 . Работодатель обязуется выплачивать Работнику ____ % от чистой прибыли, полученной по результатам деятельности за квартал, но не менее __________ рублей в месяц, а также должностной оклад в размере _____________ рублей в месяц, который подлежит индексации в связи с инфляцией в следующем порядке: _________________ (указать).
3.2. По решению Работодателя Работнику устанавливаются:
Вариант 1 : – персональная надбавка к должностному окладу в размере _______ рублей ежемесячно;
Вариант 2 : – премия в размере ______________ рублей ежемесячно (ежеквартально);
Вариант 3 : – вознаграждение по результатам работы за год в размере______________ рублей.
3.3. Вариант . Решение (ноу-хау, концепция, рационализаторское предложение и т. п.) Работника, осуществление которого позволило:
а) повысить рентабельность работы организации не менее чем на _______ % (по итогам полугодия), или
б) сократить расходы финансовых средств организации не менее чем на ______ % при неуменьшающемся доходе (по итогам полугодия), или
в) получить иной экономический эффект в виде _____________________ (указать),
является основанием для выплаты Работнику единовременного вознаграждения в размере _______________ рублей (Вариант : в виде ____________________ (указать форму предоставления материальных или имущественных льгот)).
Использование Работодателем ноу-хау, концепции, рационализаторского предложения Работника и выплата ему вознаграждения в соответствии с настоящим договором не лишают Работника возможности полностью использовать свои права, предусмотренные законодательством об охране авторских прав, если указанное законодательство применимо к конкретному случаю.
3.4. Заработная плата, включая премии, надбавки и другие выплаты компенсационного и стимулирующего характера, выплачивается ________ числа каждого месяца, следующего за тем, в котором она была начислена, путем ____________________________ (указать способ выплаты заработной платы – выдача наличных денег, перечисление на указанный Работником счет в банке).
3.5. Выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации.
(В соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и ее международным договорам. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 % от общей суммы заработной платы.
Выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот, не допускается).
3.6. Удержания из заработной платы производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
4. Режим труда и отдыха.
Примечание: условия о режиме труда и отдыха в обязательном порядке включаются в трудовой договор, если этот режим в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации.
4.1. Работнику устанавливается следующая продолжительность рабочей недели _____________________ (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику).
4.2. Выходные дни: _______________________ (указать).
4.3. Продолжительность ежедневной работы (смены) составляет ____ часов.
Время перерывов в работе – _____ (указать).
4.4. Число смен в сутки – _____ (указать).
4.5. Чередование рабочих и нерабочих дней ____________ (указать).
4.3–4.5. Вариант 1. Работнику устанавливается гибкий режим рабочего времени, при котором начало, окончание и продолжительность рабочего дня определяется по соглашению сторон.
Работодатель обеспечивает отработку Работником суммарного количества рабочих часов в течение учетного периода:
а) _____ часов в день;
б) _____ часов в неделю;
в) _____ часов в месяц.
4.3–4.5. Вариант 2 . Работнику устанавливается ненормированный рабочий день.
Нормальная продолжительность рабочего времени для Работника устанавливается _____ часов в неделю.
Продолжительность ежедневной работы (смены) составляет _____ часов.
Время начала работы – _____ часов.
Время окончания работы – _____ часов.
Время перерывов в работе – __________ (указать).
По распоряжению Работодателя при необходимости Работник может эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.
4.6. Работа в выходные и праздничные дни производится с соблюдением требований трудового законодательства Российской Федерации с оплатой __________________ (указать, в каком размере).
4.7. Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью ___________ календарных дней.
4.8. Работнику предоставляется по решению Работодателя ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью _____________ (указать основания).
4.9. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется:
Вариант 1 : – в любое время в течение рабочего года по соглашению сторон;
Вариант 2 : – в соответствии с графиком отпусков.
4.10. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск за первый год работы предоставляется, как правило, не ранее чем по истечении 6 месяцев со дня заключения настоящего договора.
По соглашению сторон такой отпуск Работнику может быть предоставлени до истечения указанного срока.
4.11. С согласия Работодателя Работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, если это не отразится на нормальной работе соответствующего структурного подразделения организации.
Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон настоящего договора.
5. Социальное страхование.
5.1. Работник подлежит обязательному социальному страхованию в порядке и на условиях, установленных законодательством.
5.2. Работник подлежит следующим видам социального страхования:
___________________________________________________ (указать).
5.3. Устанавливаются следующие условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью Работника: ________________________________ (указать).
6. Срок действия и основания прекращения трудового договора.
6.1. Вариант 1 . Настоящий договор заключен на неопределенный срок «__» _________20__г.
(При заключении трудового договора на неопределенный срок допускается не указывать это обстоятельство. Согласно ч.3 ст.58 Трудового кодекса РФ если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок).
6.1. Вариант 2. Настоящий договор заключен на срок ____________ лет (года), с «__» _________20__г. по «__» _________20__г.
Обстоятельством (причиной), послужившим основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (иным федеральным законом) является ___________________________ (указать).
(Необходимо иметь в виду, что в соответствии со ст.58 Трудового кодекса РФ трудовой договор, заключенный на определенный срок (срочный трудовой договор) при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом, считается заключенным на неопределенный срок. Запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок).
6.2. Настоящий договор вступает в силу в день его подписания сторонами.
Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, установленного в п. 1.4 договора.
6.3. Договор может быть прекращен в порядке и по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством Российской Федерации.
6.4. Помимо оснований, указанных в п. 6.3 договора, настоящий договор прекращается также в следующих случаях: ___________________________________________________ (указать дополнительные основания прекращения трудового договора. Установить в трудовом договоре дополнительные, помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, основания прекращения трудового договора возможно только в случаях, когда это прямо предусмотрено соответствующей правовой нормой. Так, кодекс допускает устанавливать дополнительные основания прекращения трудового договора непосредственно в самом договоре: с руководителем организации (п.3 ст.278); с работником, работающим у работодателя, являющегося физическим лицом (ст.307); с надомником (ст.312); с работником, работающим у работодателя – религиозной организации (ч.1 ст.347).
6.5. Договор расторгается с истечением срока его действия, о чем Работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. (Пункт 6.5 может быть включен только в текст срочного трудового договора).
7. Заключительные положения.
7.1. Материальная ответственность сторон настоящего договора применяется по правилам раздела XI Трудового кодекса РФ.
7.2. В случае возникновения между сторонами индивидуального трудового спора он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров Работника и Работодателя.
Если возникший между сторонами спор не будет урегулирован путем переговоров, то он разрешается в порядке, установленном статьями главы 60 раздела XIII Трудового кодекса РФ.
7.3. К отношениям сторон, не урегулированным настоящим договором, применяются нормы трудового права, установленные Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и другими правовыми актами.
7.4. Настоящий договор составлен в двух экземплярах: один экземпляр хранится в делах Работодателя, другой находится у Работника. Каждая из сторон вправе в установленном порядке изготовить необходимое ей количество копий настоящего договора.
Подписи сторон .
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.
В трудовую книжку вносятся:
1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, а также основания прекращения трудового договора;
3) сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, присвоение звания лучшего по профессии и другие виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Первая страница (титульный лист) трудовой книжки предназначена для занесения сведений о работнике и заполняется в его присутствии. Эти сведения имеют важное юридическое значение для трудящихся, являясь прежде всего подтверждением принадлежности трудовой книжки ее владельцу. Внесение сведений о работнике осуществляется при заполнении трудовой книжки лицам, поступающим на работу впервые, а также при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша к ней.
Фамилия, имя и отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Сокращение или замена имени и отчества инициалами не допускаются.
Внесение сведений об образовании (среднее, среднее специальное и высшее) производится только на основании соответствующего аттестата, удостоверения, диплома. В тех случаях, когда работник имеет незаконченное среднее или незаконченное высшее образование (в том числе продолжая обучение в учебном заведении), запись о таком образовании также производится лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.).
После проставления даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (его подпись должна быть разборчива, после этого подпись заверяется печатью организации (или печатью отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.
При изменении работником фамилии, имени, отчества, приобретении новой специальности и т. п. записи в трудовых книжках об этом производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются, например, прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, организации.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в строгом соответствии со штатным расписанием.
Перевод работника на другую постоянную работу в том же предприятии, организации оформляется так же, как и прием на работу. Временные переводы на другую работу (например, в связи с производственной необходимостью, простоем) в трудовых книжках не отмечаются.
Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника – копии документов, связанных с работой.
В соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок, в частности, в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.
В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
При возникновении у работника необходимости получить в любое время, в том числе и в период его работы, трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, он вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением об этом. Не позднее трех дней со дня подачи этого заявления работодатель обязан выдать работнику копии этих документов (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Образец формы трудовой книжки
Примерный текст правил ведения и хранения трудовых книжек работников предприятия
I. Общие положения.
1.1. Настоящие правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек работников…(указать наименование предприятия в соответствии с учредительными документами) (далее – предприятие).
1.2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника предприятия.
1.3. Ведение и хранение трудовых книжек работника, проработавшего на предприятии в качестве основного места работы пять и более дней, осуществляется отделом кадров службы персонала. Ответственность за организацию надлежащего ведения и хранения трудовых книжек работников предприятия возлагается на начальника отдела кадров службы персонала.
II. Ведение трудовых книжек.
2.1. Оформление трудовой книжки работнику предприятия, принятому на работу впервые, осуществляется отделом кадров службы персонала в присутствии работника в срок не более 7 дней с даты приема на работу.
2.2. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике предприятия:
2.2.1. Фамилия, имя, отчество.
2.2.2. Дата рождения (число, месяц, год).
2.2.3. Образование, профессия, специальность.
2.2.4. Сведения о выполняемой работе.
2.2.5. Сведения о переводе на другую постоянную работу.
2.2.6. Сведения о награждении за успехи в работе.
2.2.7. Сведения об увольнении и основаниях для увольнения.
2.2.8. Иные сведения, внесение которых в трудовую книжку не противоречит законодательству.
2.3. Сведения о взысканиях в трудовую книжку работника предприятия не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (досрочное расторжение с работником трудового договора по инициативе предприятия). Записи о премиях, предусмотренных оплаты труда или выплачиваемых работнику предприятия на регулярной основе, в трудовую книжку также не вносятся.
2.4. По письменному заявлению работника предприятия ему в срок не более трех дней должны выдаваться оформленная надлежащим образом копия из трудовой книжки или выписка из нее. Копии (выписки) из трудовой книжки и иные связанные с работой документы выдаются работнику предприятия безвозмездно.
2.5. Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя предприятия в срок не более 7 дней с даты издания такого приказа (распоряжения), а при увольнении – в день увольнения.
2.6. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
2.7. Работник предприятия должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке с каждой вносимой в его трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении.
2.8 При прекращении с работником предприятия трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пп.4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
2.9. При расторжении с работником предприятия трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
2.10. При прекращении с работником предприятия трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
2.11. При прекращении с работником предприятия трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой и соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
2.12. При прекращении с работником предприятия трудового договора в связи с осуждением в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
2.13. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника предприятия вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
2.14. В трудовую книжку по месту работы также вносятся с указанием соответствующих документов записи:
2.14.1. О времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» (о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах).
2.14.2. О времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
2.15. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работ; (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными.
2.16. Работнику предприятия по письменному заявлению может быть выдан дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.
2.17. В трудовые книжки работников предприятия из числа лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия работников предприятия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
2.18. При увольнении осужденного работника предприятия с работы в установленном порядке поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку по месту его приема (направления).
2.19. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.
III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку.
3.1. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника предприятия производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
3.2. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке работник предприятия исправление ее производится по месту внесения соответствующей записи, либо предприятием на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если предприятие (организация, учреждение), которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае его ликвидации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
3.3. Исправленные сведения в трудовой книжке работника предприятия должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работником предприятия работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеете судебное решение, а также случаев, предусмотренных законодательством.
3.4. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении работника предприятия, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника предприятия (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
3.5. Работник предприятия, утративший трудовую книжку, обязан немедленно письменно заявить об этом в отдел кадров. На основании письменного заявления работнику предприятия в срок не более 15 дней со дня подачи заявления выдается дубликат трудовой книжки.
3.6. При оформлении работнику предприятия дубликата трудовой книжки в последний вносятся:
3.6.1. Сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на предприятие, подтвержденном соответствующими документами.
3.6.2. Сведения о работе и награждении (поощрении) работника предприятия, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
3.7. Общий стаж работы при оформлении работнику предприятия дубликата трудовой книжки записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения сведений о работодателе, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
3.8. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе работника предприятия на другую работу, признанной недействительной, ему по письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается работнику предприятия. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).
3.9. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие подобные обстоятельства) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в состав которой входят и представители предприятия.
3.10. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в отношении каждого работника предприятия осуществляется комиссией на основании имеющихся документов, а в случае их полного отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной работе на предприятии.
3.11. Если работник до поступления на предприятие уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
3.12. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника предприятия. На основании акта комиссии работнику предприятия выдается дубликат трудовой книжки. В случае если какие-либо документы, подтверждающие трудовой стаж, не сохранились, решение об установлении трудового стажа работника предприятия принимается в судебном порядке.
3.13. Если в трудовой книжке работника предприятия заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш.
3.14. Вкладыш в трудовую книжку работника предприятия оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора).
4.1. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на предприятии, заверяются подписью начальника отдела кадров службы персонала и подписью самого работника (за исключением случаев, предусмотренных законодательством). Трудовая книжка, оформленная надлежащим образом, выдается работнику в день увольнения (последний день работы).
4.2. Если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку не представляется возможным, начальник отдела кадров принимает меры к уведомлению работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления предприятие освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
4.3. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его письменного согласия и производится в соответствии с Правилами оказания почтовых услуг территории РФ.
4.4. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
4.5. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине предприятия, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей приказу формулировки причины увольнения работника предприятие возмещает работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения работника (прекращения трудового договора) в этом случае считается день фактической выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение), на основании которого в трудовую книжку вносится запись о фактической дате увольнения (прекращения трудового договора). Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.
V. Учет и хранение трудовых книжек.
5.1. С целью учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в нее на предприятии ведутся по установленной форме:
5.1.1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
5.1.2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
5.2. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков тру книжки и вкладышей в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
5.3. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на предприятие, а также трудовые книжки вкладыши в них с указанием серии и номера, вновь выданные работникам.
5.4. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник предприятия расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
5.5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и к учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурован; заверены подписью руководителя предприятия и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
5.6. Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее хранятся как документы строгой отчетности; выдаются отделу кадров службы персонала по заявке начальника отдела кадров. По окончании каждого месяца начальник отдела кадров представляет отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.
5.7. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладышей в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
5.8. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров службы персонала отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.9. Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также оформленных трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.
5.10. Лица, ответственные за хранение трудовых книжек и вкладышей в них (бланков), обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков) лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов. Предприятие организует расследование на предмет выявления недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков).
VI. Заключительные положения.
6.1. Настоящие правила вступают в действие с момента утверждения руководителем предприятия.
6.2. Настоящие правила подлежат переутверждению в случае внесения существенных изменений в их содержание, но не реже одного раза в 5 лет.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу и точно повторяет запись, сделанную в трудовой книжке.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о переводах сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы 3 «Назначения и перемещения», 4 «Отпуска», 5 «Дополнительные сведения» и «Дата, и причина увольнения». Наиболее важными являются записи раздела 3 и «Дата, и причина увольнения».
Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначениях, перемещениях или увольнениях сотрудников. Эти сведения заполняются с особой аккуратностью, т. к. они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
Хранятся карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке.
Карточки уволенных сотрудников формируют в дело, в алфавитном порядке (по первым трем буквам).
Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы. Срок хранения карточек Т-2 – 75 лет.
Образец личной карточки
В разделе «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранных языков, второй специальности, инвалидности и т. п.
Все записи должны быть сделаны без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам). Карточки нумеруются и сдаются в архив.
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями, предприятиями являются коммерческие контракты (договора).
Контракт – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это находит отражение в контракте.
Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направление оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может производиться посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК Р.Ф.).
Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
При составлении контрактов и их заключении необходимо уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок. Следует подробно освещать условия договорных отношений и проверять правильность написания юридических адресов предприятий-контрагентов.
Составными частями контракта являются:
Название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии и т. п.);
Дата, место составления, номер;
Наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм);
Предмет контракта;
Условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы, реализации и т. д.;
Условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
Порядок сдачи-приема выполненных работ;
Ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств;
Гарантии, страхования и форс – мажорные обстоятельства;
Переход права собственности и риски;
Порядок разрешения споров;
Юридические адреса сторон, с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов;
Подписи должностных лиц, с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов;
Печати фирм-контрагентов.
Коммерческие контракты (договоры) хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним.
Заявления, предложения – документы, адресованные должностному лицу предприятия или учреждения, в которых заявитель излагает свою просьбу к нему или вносит предложение о рассмотрении каких-либо конкретных вопросов. Например, о приеме на работу или учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении каких-либо услуг: установке телефона или подключении к сети Интернет и т. д.
Заявление, предложение является личным документом. Они оформляются на стандартном, чистом листе бумаги и подписывается лично заявителем. На этих документах обязательны следующие реквизиты:
Адресат;
Данные о заявителе (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, если автор является сотрудником предприятия, или полный домашний адрес и телефон, если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением);
Наименование вида документа;
Отметка о наличии приложения, если имеются прилагающиеся документы;
Подпись.
Например, при поступлении на работу к заявлению прилагаются следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.
Пример заявления о приеме на работу
Резюме.
Цель резюме – подчеркнуть достоинства соискателя и, по возможности, сгладить недостатки. Недостатки студентов и выпускников вузов очевидны: отсутствие стажа, неопытность и пр. К достоинствам относятся энергичность, умение и желание учиться новому, стремление стать профессионалом и т. д.
По своему содержанию резюме должно быть:
1) целенаправленно деловым, т. е. характеризующим только те ваши качества, которые требуются именно для данной работы;
2) конкретным – указывающим факты и цифры, свидетельствующие о ваших достижениях;
3) подробным, чтобы потенциальный работодатель мог сделать логические выводы о ваших профессиональных данных;
4) достоверным – во избежание недоразумений, которые могут возникнуть при прохождении отборочных испытаний в случае, если выяснится, что кандидат сообщил о себе заведомо ложные сведения (например, указал отсутствующие компьютерные навыки, уровень владения иностранным языком или опыт работы по специальности);
Самый важный блок резюме: образование и опыт работы.
В разделе «Образование» необходимо указать не только оконченное учебное заведение, но и написать о стажировках, практикумах, семинарах, конференциях, в которых вы принимали участие. Можно отметить те доклады или курсовые работы, которые имели практическое значение. Нет необходимости перечислять похвальные грамоты, полученные вами в детском возрасте, а также курсы, не имеющие прямого отношения к предлагаемой должности.
У молодых специалистов раздел «Опыт работы» вызывает особые затруднения, так как их опыт крайне незначителен. В таком случае старайтесь показать даже не значительный опыт в данном направлении: прохождение практики в фирме или на предприятии и даже успешное выполнение разовых поручений в любой из областей.
Опыт работы укажите за последние 5-10 лет в обратном хронологическом порядке. при перечислении должностных обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в данной должности. Излагайте свои функции, начиная с главных, заканчивая второстепенными.
Профессиональные навыки – подтверждение уровня своей квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать.
Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор, программист), а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми вы работали. Знание иностранных языков. Укажите все иностранные языки и степень, в которой вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок:
«в совершенстве» – знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом;
«свободно» – владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики;
«хороший» – способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника;
«разговорный» – общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию;
«базовый» – знание элементарных основ языка, общение на уровне «Как дела?», «Сегодня хорошая погода», способность понять простой.
Владение оргтехникой (мини-АТС, факс, ксерокс и т. д.).
Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым методом. Стенография.
Практическая психология, служебный этикет и протокол.
В графе «Личные качества» отметьте именно те качества, которые принципиально важны для выбранной должности и профессии.
В разделе «Дополнительная информация» обязательно укажите ваш уровень знания иностранного языка, а также компьютерных программ и Интернета. Если у вас имеются водительские права, а будущая должность связана с разъездами, также подчеркните это.
Зарплата в резюме обычно не указывается, поскольку она, как правило, зависит от результатов собеседования. Но вы вправе указать минимальный уровень желаемой зарплаты, чтобы вас не беспокоили предложениями более низкой ставки.
Дата составления резюме должна быть свежей. Старая дата выдает давность и безрезультатность ваших поисков работы, что побуждает работодателя к решению: «Никто не взял – и ты не бери».
Оформление документа осуществляется в соответствии с общими требованиями ГОСТ Р6.30-2003.
1) адресат (15);
2) наименование вида документа (10);
3) заголовок к тексту документа (18);
4) текст документа (20);
5) подпись (22).
Правила оформления резюме.
1) резюме лучше разместить на одной странице формата А4, в крайнем случае – на двух (но только особо важную информацию);
2) текст должен быть набран на компьютере кеглем не менее 12 пунктов;
3) в резюме нет необходимости в декоративных деталях и разностильных шрифтах. Название разделов желательно выделить жирным шрифтом, можно с подчеркиванием. Границы полей следует сделать ровными, т. е. отформатировать текст «по ширине». Фон для текста должен быть белым;
4) если вы размещаете резюме в Интернете, следует учитывать особенности современной компьютерной обработки информации.
Для того, чтобы составить грамотное и совершенное резюме можно воспользоваться помощью профессионалов. В Интернете на ресурсе «Резюме Банк» (www.resume-bank.ru) это можно сделать быстро и качественно.
К одному из эффективных способов поиска работы относится мини-резюме, опубликованное в авторитетном специализированном периодическом издании. Одним из ведущих изданий, публикующих мини-резюме является газета «Работа сегодня», которая осуществляет рассылку каждого номера более чем в 1000 крупных компаний, а также автоматически публикует мини-резюме на сайте www.job-today.ru .
Пример резюме
Мини-резюме бухгалтера
Должность: Главный бухгалтер
Возраст: 36 лет
Телефон: 31-29-43 (дом.), 8-917-223-47-43, [email protected]
Образование: В 1992 г. окончила экономический институт факультет бухгалтерского учета и аудита, специализация – бухгалтер.
В 1995 окончила вечерние компьютерные курсы и получила специальность – оператор ПК.
Специальность: Бухгалтерский учет и аудит
Опыт работы:
06.1995-04.2005 ООО «Мир компьютеров»
Должность: бухгалтер
Обязанности: Начисление зарплаты
Работа с текущими счетами
Профессиональные навыки : Знание программ «Парус», «1С: Бухгалтерия», СПС «КонсультантПлюс»
Адрес: 410040, ул. Топольчанская, д.45/47, кв. 23
Для оформления документов какого-то определенного вида (приказа, письма и т. д.) используются определенные реквизиты. При чем, какие именно реквизиты следует оформлять на документах данного вида, и в какой последовательности они располагаются на страницах документа, строго определено стандартом.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу.
Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительных документов.
Следовательно, из этого, существуют формуляр акта, формуляр протокола, формуляр приказа и т. д. Например, формуляр акта включает следующий перечень и порядок реквизитов:
Акт оформляется на общем бланке;
Гриф утверждения;
Наименование вида документа;
Дата составления документа;
Место составления документа;
Заголовок к тексту;
Отметка о наличии приложения;
Подписи членов комиссии, составивших акт;
Фамилию исполнителя и номер его телефона.
В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.
В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.
Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).
Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВНИИДАД, М., 2014).
■ Постановление
Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.
Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.
Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).
■ Решение
Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.
Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).
.PNG)
■ Приказ
Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).
Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».
Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:
Передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);
При передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.
Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.
Различают следующие виды приказов:
По основной деятельности;
По административно-хозяйственной деятельности (АХД);
По личному составу.
Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.
Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике - Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:
Соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;
Эксплуатации зданий и помещений;
Транспортного обслуживания, внутренней связи;
Обеспечения безопасности организации.
Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.
■ Распоряжение
Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее - Методические рекомендации для ФОИВ; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).
Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).
■ Указание
Указание - документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.
Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).
Коллегиальные органы в организации - это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.
Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.
В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.
Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы.
■ Коллегиальные органы управления , как следует из названия, управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п.
Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.
Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.
■ Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры.
В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.
■ Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.
Яркий пример из области делопроизводства - экспертная комиссия, постоянно действующая в организации. В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы - постановления и решения.
Например, хорошо знакомые секретарям и делопроизводителям Основные правила работы архивов организаций одобрены решением от 06.02.2002 совещательного органа - Коллегии Росархива. В акционерных обществах действуют советы или собрания акционеров.
Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.
Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании.
■ Порядок работы над постановлением и решением включает:
1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.
2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.
3. Издание распорядительного документа.
Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь - обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ.
■ Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием
В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его.
Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.
Все вышеизложенное - какие распорядительные документы кем издаются - можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).
■ Реквизиты распорядительных документов , как и всей организационно-распорядительной документации, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Как можно увидеть в примерах 1-4, обязательными реквизитами распорядительных документов являются:
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Регистрационный номер документа;
Дата документа;
Место издания документа;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Отметка об исполнителе - для приказов, распоряжений и указаний.
Факультативными (необязательными) реквизитами можно считать:
Эмблему организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние);
Отметку о приложении (если оно имеется);
Визы согласования (если они необходимы).
Никаких отступлений от правил оформления реквизитов, изложенных в ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендациях5 к нему, распорядительные документы не требуют.
■ Общие правила оформления текстов распорядительных документов можно почерпнуть в Методических рекомендациях для ФОИВ и многих ведомственных инструкциях по делопроизводству.
Общие правила оформления текстов распорядительных документов представлены в таблице.
Особенности оформления реквизитов распорядительных документов, в том числе текста, в коммерческих организациях должны быть описаны в их локальной инструкции по делопроизводству. Именно в ней регламентируются шрифты и межстрочные интервалы, порядок набора слов «постановляю» или «приказываю» (вразрядку или прописными буквами) и их расположение (по центру строки или от левого края текстового поля).
Методические рекомендации для ФОИВ не являются для негосударственных организаций нормативным документом. Это, впрочем, не запрещает взять их за основу для составления собственной инструкции: вся нужная информация содержится в Приложениях 14 и 15 к этому документу.
Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.
Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»):
Постановления: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);
Решения: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);
Приказы по основной деятельности: постоянно (п. «а» ст. 19);
Приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет (п. «в» ст. 19);
Распоряжения: аналогично приказам;
Указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации.
Не будем забывать: срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет.
Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом (Пример 5).
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.
ОРД входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.). К сожалению, на практике во многих случаях различные группы документов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.
Устав –правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы . Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:
наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
местонахождение (почтовый адрес);
предмет и цель деятельности;
порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
порядок распределения прибыли;
порядок образования учреждения (организации, предприятия);
порядок управления и прекращения деятельности;
органы управления (внутренняя организационная структура).
В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:
для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;
для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
Текст устава может содержать следующие разделы:
Общие положения.
Акционерный капитал (уставной фонд).
Порядок деятельности.
Управление.
Учет и отчетность, распределение прибыли.
Прочие накопления.
Прекращение деятельности.
Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование вида документа – УСТАВ;
регистрационный номер, место издания (город);
гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
Положения –правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб) .
Положения могут быть типовыми ииндивидуальными . Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и регистрационный номер, гриф утверждения, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы.
Текст положения включает следующие разделы:
Общие положения;
Цели и задачи;
Права и обязанности;
Руководство;
Взаимоотношения с другими подразделениями.
Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.
Инструкция –правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.
Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).
Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или визы. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.
Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
Общие положения;
Должностные обязанности;
Ответственность;
Взаимоотношения.
Штатное расписание –документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы . Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист, подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.
Структура и штатная численность –документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения) . Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.
Регламент –документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа . Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:
статус коллегиального или совещательного органа;
порядок планирования работы;
порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
ведение протокола заседания;
оформление решений коллегиального или совещательного органа;
порядок доведения решений до исполнителей;
материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты: наименование учреждения (организации); вид документа; заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); вид документа; дата; место составления; гриф утверждения; текст; подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.
Классификация документов
Документы предприятий и организаций классифицируются по следующим признакам:
По способу фиксации информации: графические, письменные, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на машинных носителях;
По назначению: приказы, положения, протоколы, акты, уставы, письма и т.д.;
По видам: типовые (т.е. обязательные к применению в определенной области), примерные, трафаретные, индивидуальные;
По степени сложности: простые (посвященные одному вопросу), сложные;
По месту составления: внешние по отношению к организации (входящие и исходящие), внутренние;
По срокам исполнения: срочные, несрочные;
По сфере действия: служебные (деловые), официально-личные;
По степени гласности: без ограничения доступа, с ограничением доступа разного уровня (секретные, для служебного пользования, конфиденциальные);
По юридической силе: подлинники, копии.
Стандарты, которыми необходимо руководствоваться при использовании электронного документооборота.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" (заменил ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вступил в силу с 01.03.2014.
ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).
ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме. Поскольку электронные документы создаются средствами вычислительной техники, то положения данного стандарта распространяются и на них.
ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» используется и при создании формуляра-образца электронного документа.
ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.
Организационно-распорядительная документация
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65 принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД), правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации.
Термин «организационно-распорядительная документация», как и всякий другой, условен, и в число организационно-распорядительных документов включают широкий круг документов, с которыми работает любой аппарат управления. ГОСТ Р 51141-98 определяет организационно- распорядительный документ как «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
Следовательно, к ОРД относятся организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, должностные инструкции, правила, регламенты и др.), распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные записки, справки, сводки, акты и др.), договорные документы (договоры, контракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий и др.).
Для внутренних документов обязательными являются следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, текст документа, подпись. В официально-личных документах обязательным также является указание адресата. Для внешних документов (входящих и исходящих) обязательными являются реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа (кроме писем), дата документа, регистрационный номер документа, адресат, текст документа, подпись, оттиск печати.
Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).
Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных – соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях. В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация.
В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения. В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими рас- порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.
На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается: перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, сведения о должностных окладах, надбавках, и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует: главный бухгалтер, юрист; подписывает: начальник отдела кадров или заместитель руководителя; утверждает: руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.
Распорядительные документы
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.
Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.
Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»).
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.
В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Информационно-справочные документы
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Излагается текст телеграммы предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.
Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозна- чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Документы с трафаретным текстом Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность. Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов (шаблонов) основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
Машинописному тексту соответствует шрифт Times New Roman 14 размера, эти шрифтом набирается постоянная информация шаблона для удобства ввода переменной информации на пишущей машинке. Любой документ можно сделать трафаретным, но необходимо решить вопрос о целесообразности этого.
Создают шаблоны анкет, справок, приказов и др., т.е. тех документов, которые оформляются регулярно. Шаблоны могут включать текст в виде таблиц. В таблице постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
Основные виды документов по личному составу
Резюме – документ при приеме на работу. Содержит сведения об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст резюме может состоять из разделов: цель – место, на которое претендует составитель; образование; трудовая деятельность; специальные знания; семейное положение.
Трудовой контракт (договор) – документ, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
Дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
Оплату труда;
Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Приказы по личному составу оформляются при приеме, увольнении и переводе сотрудников предприятия. Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить (прописными буквами). Затем с новой строки указывается: фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. При приеме на работу и переводе на другую должность заявление является первоочередным документом, при увольнении заявление оформляется тогда, когда желание уволиться исходит от работника. В заявлении указывается: должность; структурное подразделение, куда работник устраивается; условия приема (на полную ставку, штатное совместительство, почасовая оплата и др.). Заявление подписывается и в нем указывается дата. В визах или в резолюции руководителя указываются: оклад и дата приема на работу.
Техническая документация
Техническая документация появляется в процессе документирования различных видов научно-технической деятельности, к числу которых относится проектирование, конструирование, разработка технологических процессов, научно-исследовательская деятельность, организация промышленного производства, а также геолого-разведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы – это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.
Конструкторская документация (КД) – это графические и текстовые документы, которые в совокупности или в отдельности, определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и утилизации. Состав конструкторской документации регламентирован ГОСТами единой системы КД (ЕСКД), которым определены, виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности: чертежи деталей, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертеж- схема; спецификация, техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.
Схема – это графическое представление определения, анализа или метода решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потока, оборудования и т. д. (ГОСТ 19.701). Полные сведения об элементах изображенных на схеме записывают в их перечень (ГОСТ 2.702), который выполняется в форме таблицы. Перечень элементов помещают на первом листе схемы или оформляют как самостоятельный документ на формате А4 с основной надписью для текстового документа (ГОСТ 2.104, форма 2, 2а). Элементы вносятся в перечень группами в алфавитном порядке буквенно-цифровых обозначений. В пределах каждой группы, имеющей одинаковые буквенные обозначения, элементы располагаются по возрастанию порядковых номеров. Между группами элементов рекомендуется оставлять незаполненные строки для внесения изменений. На сборочном чертеже изображается сборочная единица, дающая представление о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивает возможность сборки и контроля. На нем иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия (если они не оформлены специальными документами) и показываются крайние положения подвижных частей конструкции.
Большую группу графических и текстовых технических документов составляют технологические документы, являющиеся результатом технического документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.
Технологическая документная информация отражает способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, способы организации производственного процесса.
Порядок разработки, комплектации, оформления и обращения технологической документации, применяемой при изготовлении и ремонте изделий, устанавливается взаимосвязанными правилами и положениями, представляющими собой комплекс стандартов и руководящих нормативных документов – единую систему технологической документации (ЕСТД).
Основной технологический документ – технологическая карта, которая дает подробное описание, и в которой приводятся расчеты всех технологических операций по изготовлению изделия. Технологические карты в практической деятельности руководителей и специалистов представлены следующими разновидностями: – операционной, фиксирующей отдельные производственные операции (сверление, шлифование, крепление, монтаж и т. п.); – общей (маршрутной) с последовательностью операций; цикловой с перечислением группы операций одного рабочего или одного цеха; – типового технологического процесса, содержащего сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц. Первым листом комплекта технологических документов является титульный лист, который оформляется в соответствии с ГОСТ 3.1105.
Обязательность применения ТЛ устанавливается на уровне отрасли или предприятия (организации). 1.6. Научно-исследовательская документация Научно-исследовательская (научная) документация (НД) создается в процессе научно-исследовательских работ и научно-технических разработок, отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их результатов в производство.
Основными видами научно-исследовательских документов являются:
Итоговые и этапные отчеты по научно-исследовательским, опытно- конструкторским (ОКР), опытно-технологическим (ОТР) и экспериментально- проектным работам (ЭПР);
Технические отчеты о научно-исследовательских работах (НИР), ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;
Заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
Аннотации на научно-исследовательские работы;
Паспорта, регламенты на научно-исследовательские работы;
Монографии, диссертации и отзывы на них;
Технические задания на НИР;
Программы научно-исследовательских работ; отчеты, доклады о работе научных экспедиций;
Отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов;
Технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки; 14
Первичная документация, образовавшаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР и ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники, кино, фото-, фонодокументы, рентгенограммы, документы на машинных носителях, связанные с процессом исследования).
Отчет о научно-исследовательской работе является основным документом, в котором излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной работе. Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах установлены ГОСТ 7.32-2001.
Документооборот
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
Различают входящий, исходящий и внутренний документооборот: Входящими являются документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. Исходящими документами являются ответы организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.
Внутренние документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Номенклатура дел
Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).
Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. в ней собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.
Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.
При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации, (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения). Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Оформление обложки дела
Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914-72. Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел: - полное наименование организации с указанием ее подведомственности (именительный падеж); - наименование структурного подразделения; - делопроизводительный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре; - заголовок дела; - срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются: - даты дела (тома, части); - номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей); - количество листов в деле; - архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи). На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
Составление описей
Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заготовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.
Описи составляются отдельно на:
Дела постоянного хранения;
Дела временного (свыше 10 лет) хранения;
Дела по личному составу и иные однотипные дела;
На дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
Служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически- структурная. Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.
Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:
Приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
Приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
Планы, сметы;
Отчеты, балансы;
Доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту. Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись. При большом объеме специальной документации – технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи. В описание каждого дела входит: - порядковый номер; - индекс дела; - заголовок дела; - дата; - количество листов; - примечания. Все эти данные переписываются с обложки дела.
Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Организация оперативного хранения дел
С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на 18 внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.
После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. 1.12. Оформление работ Обязательными составляющими пояснительной записки любой письменной работы являются: титульный лист, содержание и список литературы.
Титульный лист является первым листом пояснительной записки (ПЗ). Титульный лист включают в общую нумерацию страниц ПЗ. На титульном листе номер страницы не ставят. Содержание включает наименования всех разделов, подразделов и пунктов (если они имеют наименования) с указанием номеров страниц, на которых размещается начало материала разделов (подразделов, пунктов). Слово «Содержание» записывают в виде заголовка симметрично тексту с прописной буквы. Содержание включают в общее количество листов ПЗ.
Список литературы должен содержать перечень источников, использованных при выполнении лабораторных работ. Сюда включаются не только книги, но и журнальные статьи, авторские свидетельства, стандарты и другие материалы. Источники следует располагать в порядке появления ссылок в ПЗ. Сведения об источниках необходимо приводить в соответствии с требованиями ГОСТ.
Основные понятия криптосистем
В настоящее время известно достаточно много надёжных алгоритмов кодирования информации. На базе этих алгоритмов создаются системы шифрования, которые называются криптосистемами.
Прежде, чем перейти к рассмотрению криптосистем приведем некоторые основные понятия, используемые ниже.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП является результатом криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Сертификат средств электронной цифровой подписи - документ на бумажном носителе.
Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи.
Средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие создание и подтверждение электронной цифровой подписи, а так же создание закрытых и открытых ключей цифровых подписей.
Ключ (в соответствии со стандартом ГОСТ 28147-89) - это конкретное секретное состояние некоторых параметров алгоритма криптографического преобразования данных, обеспечивающее выбор только одного варианта из всех возможных для данного алгоритма.
Закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи.
Открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.
Для обозначения всей области тайной (секретной) связи используется термин "криптография".
Системы шифрования
В криптографических системах шифрование может быть симметричным или асимметричным относительно расшифровывания (декодирования).
Соответственно различают два класса криптосистем:
· симметричные (конвенциональные) одноключевые криптосистемы;
· асимметричные двухключевые криптосистемы (с открытым и закрытым ключами).
В симметричных криптосистемах существует достаточно большой риск хищения ключа при его, в определенной степени, широком распространении. В этой системе не обеспечивается защита информации от подделки одним из владельцев секретного ключа. Это приводит к тому, что недобросовестный участник информационного обмена может сфабриковать якобы полученное сообщение либо отказаться от сообщения, посланного им самим.
Асимметричные криптосистемы называются также криптосистемами с открытым ключом. В них для шифрования данных используется один ключ, а для расшифровки другой ключ (отсюда и название - асимметричные).
Первый ключ является открытым (public key) и может быть отправлен всем пользователям системы для использования в шифровании данных. Второй ключ является закрытым (секретным, private или secret key) он не доступен другим пользователям системы.
Система работает следующим образом. Каждый пользователь обладает двумя дополняющими друг друга ключами: открытым и закрытым. При передачи данных от Пользователя1 Пользователю 2 сообщение шифруется открытым ключом Пользователя 2, а расшифровывается закрытым ключом Пользователя 2. Когда данные будет передавать Пользователь 2, то сообщение шифруется открытым ключом Пользователя 1, а расшифровывается закрытым ключом Пользователя 1.
Кто угодно может использовать открытый ключ получателя для того, чтобы зашифровать отправляемое тому сообщение. Получатель затем использует соответствующий закрытый ключ для его расшифровки. Никто, кроме получателя, не может расшифровать сообщение, так как никто больше не имеет доступа к этому закрытому ключу. Даже тот, кто зашифровал сообщение с помощью открытого ключа, не сможет его расшифровать.
Открытый и закрытый ключи спаренные. Ключ расшифровки не может быть определен без определения ключа шифрования.
Свой закрытый ключ и пароль следует сохранять очень тщательно. Вы должны всегда иметь над ним физический контроль. Приемлемо держать его на домашнем персональном компьютере или на переносном компьютере, который вы носите с собой. Если вы вынуждены использовать служебный компьютер, над которым вы не всегда имеете физический контроль, держите связки закрытых и открытых ключей на защищенном от записи флоппи-диске, и храните его в опечатанном сейфе. Не рекомендуется хранить закрытый ключ на удаленной системе. Кто-нибудь может перехватить сеанс связи, захватить ваш пароль и затем получить доступ к самому закрытому ключу, хранящемуся на этой системе. Закрытый ключ может храниться только на машине, находящейся под вашим физическим контролем.
Аутентификация абонента основывается на использовании электронной цифровой подписи. Электронная подпись - это специальная последовательность символов, добавляемая к тексту, чтобы заверить его подлинность. Она получается путем сложных математических преобразований из самого текста и специального числа, называемого Вашим секретным ключом. Очевидно, что любое постороннее лицо, изменяя текст, должно внести соответствующие изменения и в подпись. Однако, зная одну ее составляющую - текст, оно не знает другой - ключа - и, следовательно, внести таких изменений не может.
При проверке подписи производятся действия, обратные тем, при помощи которых она получена, но вместо секретного ключа в них участвует другое число - открытый ключ. Он, естественно, зависит от секретного ключа, но так, что получить секретный ключ из открытого ключа нельзя.
Еще одна особенность цифровой подписи заключается в том, что она не связана с единственным экземпляром бумажного документа. Уничтожив подписанный экземпляр бумажного документа, можно быть уверенным, что второго точно такого больше нет. Что касается уничтожения электронного документа, то это ни о чем не говорит, так как может существовать неограниченное количество ничем не отличающихся копий документа.
Одной из основных проблем, связанных с использованием криптосистем с открытым ключом, является проблема обеспечения достоверности передаваемых открытых ключей (ОК). Представим себе, что некий злоумышленник – Пользователь 3 подменил открытый ключ Пользователя 1, во время его передачи Пользователю 2, на свой открытый ключ. В этом случае он сможет расшифровывать все сообщения Пользователя 2, предназначенные для Пользователя 1. Аналогичная атака на цифровую подпись приведет к тому, что сообщения, подписанные злоумышленником, будут считаться подлинными, а настоящие сообщения - ложными.
Центральной становится проблема взаимного установления подлинности открытых ключей сторон, которые ранее не были представлены друг другу, и никак не взаимодействовали. Решение состоит в использовании выделенного специального центра сертификации (ЦС) (удостоверяющего центра).
ЦС - это единый орган, который своей цифровой подписью заверяет открытые ключи участников расчетов (точнее, заверяет связь между условным именем участника, его открытым ключом и временем его действия). Таким образом "связанные вместе" и заверенные цифровой подписью ЦС данные называются сертификатом. Ясно, что сам открытый ключ Центра Сертификации должен быть заранее достоверно известен всем пользователям, чтобы каждый мог проверить подпись ЦС под сертификатами.
Сертификат содержит открытый ключ и данные для опознания владельца сертификата. Открытый ключ в сертификате используется для кодирования/декодирования сообщения и проверки подписи сообщений.
Схемы работы ЦС могут отличаться. Одна из принципиальных схем применения цифровых сертификатов может быть следующей:
Пользователь 1 посылает в ЦС подписанный запрос на сертификацию, который содержит его имя, открытый ключ и, возможно, дополнительную информацию.
ЦС создает сертификат Пользователя 1, подписывая своим секретным ключом запрос на сертификацию. ЦС посылает созданный сертификат Пользователю 1.
Посылая свой сертификат Пользователю 2, Пользователь 1 посылает ему свой открытый ключ.
Пользователь 2 проверяет подпись под сертификатом Пользователя 1 на открытом ключе ЦС. Если подпись верна, то он помещается в хранилище сертификатов пользователей.
Предоставленный сценарий предполагает, что у Пользователя 2 есть доступ к открытому ключу ЦС (или сертификату ЦС).
Сертификат ключа подписи должен содержать следующие сведения:
· уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра;
· фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи или псевдоним владельца. В случае использования псевдонима удостоверяющим центром вносится запись об этом в сертификат ключа подписи;
· открытый ключ электронной цифровой подписи;
· наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи;
· наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи.
Таким образом, ЦС выполняет только функцию подтверждения подлинности открытого ключа. Сам ЦС участвует только в операциях по сертификации. Он выступает в системе "третьей" независимой стороной или "электронным нотариусом". Последнее означает, что ЦС может быть единым для всех пользователей всех иерархических уровней в системе.
Возможна и такая схема работы, когда пользователи получают открытые ключи централизованно. ЦС создает ключи электронных цифровых подписей по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа электронной цифровой подписи.
Сертификаты ключей действительны в течение определённого срока. Вне этого периода времени сертификат недействителен. По ряду причин ЦС может аннулировать сертификат, например, в случае компрометации. ЦС осуществляет аннулирования посредством занесения недействительных сертификатов в особый список - список аннулированных сертификатов. Пользователи сети осуществляют доступ к этому списку, чтобы проверить, действителен ли такой-то сертификат.
Играя роль нотариуса в системе цифровой аутентификации и защиты информации, ЦС становится и самым её уязвимым звеном. Компрометация его секретного ключа (СК) приводит к тому, что злоумышленник может от имени ЦС заверить любой сертификат, выдать себя за любое лицо и от его имени совершить любые действия, в частности, он может от имени ЦС сменить все открытые ключи(ОК) в системе и вывести ее целиком из строя. Поэтому в системе с ЦС необходимо либо гарантировать очень надежное хранение его СК, либо предусмотреть безболезненный механизм замены пары СК/ОК Центра Сертификации в случае компрометации.
Застраховаться от такой ситуации можно двумя способами: увеличением числа ответственных подписей под сертификатом (одновременная компрометация СК нескольких ответственных лиц ЦС маловероятна) или введением контролирующего звена перед передачей данных об ОК пользователям. Контролирующее звено будет пользоваться доверием пользователя и его ОК будет известен пользователю заранее.
Существуют так называемые самоподписанные сертификаты – те сертификаты, которые подписывает исключительно их владелец, а не доверенная организация. Такая схема обмена ключей основана на взаимном доверии пользователей и надежности каналов связи, по которым стороны передают ключи друг другу.
Удостоверяющим центром, выдающим сертификаты ключей подписей для использования в информационных системах общего пользования, должно быть юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом. При этом удостоверяющий центр должен обладать необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей. Статус удостоверяющего центра, обеспечивающего функционирование корпоративной информационной системы, определяется ее владельцем или соглашением участников этой системы.
Чтобы увеличить степень безопасности при использовании ключей шифрования необходимо вести достоверный каталог отмененных сертификатов. Тогда каждый пользователь, узнав о пропаже свого СК или заподозрив его компрометацию, должен будет немедленно сообщить об этом в установленном порядке. После этого сертификат будет внесен в реестр «отмененных», а сам владелец сертификата с этого момента не будет отвечать за последствия возможного использования отмененного сертификата другими лицами.
Использование любого сертификата должно предваряться не только проверкой подписи ЦС под ним, но и выяснением, не входит ли он в список отмененных сертификатов.
Структура криптосистем
Криптосистема - это программный продукт, способный производить двусторонние криптопреобразования над данными.
Криптографическая система состоит из трёх частей: алгоритма, ключей и протоколов передачи данных. Криптоалгоритмы несомненно являются как бы «сердцем» криптографических систем, а криптосистема облегчает работу с криптоалгоритмом со стороны человека и обеспечивает совместимости потока данных с другим программным обеспечением.
Имеется достаточно большое количество алгоритмов для построения криптографических систем. Среди них широко известные алгоритмы DES, IDEA, DSA, RSA, ECC, стандарт ГОСТ 28147-89, стандарт РФ ГОСТ 34.10. Имеются даже отраслевые стандарты, например, отраслевой стандарт нефтяной и газовой промышленности ОСТ 51-07-98.
2) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-
03-03. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – 17с.
3) Янковая В.Ф. ГОСТы, которые мы выбираем / ООО
«Профессиональное издательство» // Секретарь-референт. – 2004. –
№7. – С.11-15.
4) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. – Введ. 1998-02-27. – М.: ИПК Издательство
стандартов, 1998. – 8с.
Похожая информация.
Для руководства любой организацией необходима исполнительно-распорядительная деятельность, выполняющая функцию оперативного регулирования и координации, мотивации и мобилизации всех ресурсов для эффективного осуществления целей и задач основной деятельности организации. Исполнение этой функции фиксируется в распорядительной документации (РД), система которой содержит решения и представляет собой нисходящий информационный поток – от руководства организации к исполнителям. Распорядительные документы обязательны для выполнения, являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения. Они реализуют управляемость объектов по вертикали и относятся к правовым актам различного уровня: федерального, субъектов РФ, муниципальной власти и конкретных организаций, что позволило объединить их вместе с организационно-правовыми документами в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-97, -2003).
Основными видами документов РД являются: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
По сфере своего действия распорядительные документы делятся на:
~ общеобязательные государственные предписания: постановления, приказы, распоряжения, а также правила, положения и инструкции, - издаваемые федеральными органами исполнительной власти; к этому уровню относятся и указы и распоряжения, издаваемые Президентом РФ (ст.90 Конституции РФ);
~ предписания исполнительных органов субъектов РФ и их территориальных образований;
~ правовые акты организаций.
С точки зрения порядка принятия решений вся РД делится на:
· документы, издаваемые коллегиально;
· документы, издаваемые на основании единолично принимаемого руководителем решения.
При единоличном управлении организацией руководитель принимает решения по всем вопросам деятельности организации и издает приказы, распоряжения, указания .
При наличии коллегиальных органов управления (кроме совещательных органов, решения которых носят рекомендательный характер) распорядительная деятельность руководителя ограничивается, как правило, вопросами внутренней деятельности организации, а коллегиальный орган издает постановления или решения .
Состав и требования к оформлению распорядительных документов, издаваемых Президентом РФ и федеральными органами исполнительной власти определены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива РФ от 27 ноября 2000 № 68.
Состав распорядительных документов, издаваемых организациями всех организационно-правовых форм определяется их учредительными документами. Содержание РД не должно противоречить Конституции и законодательству РФ, РД Президента и правительства РФ, международным обязательствам РФ, а также учредительному документу организации и ранее изданным распорядительным документам. Правовой статус распорядительной документации позволил объединить предъявляемые требования к ее составлению и оформлению с требованиями к организационной документации, которые сформулированы в ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, которую в делопроизводстве обычно называют УСОРД. Впрочем, эти же требования в настоящее время предъявляются к оформлению и составлению всех подсистем управленческой документации организации.
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения организационных, материально-технических, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности организации, органа власти и управления. Выделяют две группы приказов - по основной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться руководителем совместно с руководителями других организаций.
Проект приказа разрабатывается соответствующим структурным подразделением, руководитель которого несет ответственность за его качество, или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации. Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения требующих своего решения вопросов с целью исключения возможности неполноты или недоработки их содержания и необходимости последующей корректировки. Поручения должны быть конкретными, реальными и обеспечены ресурсами.
Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа (как правило, разрабатывается бланк приказа) и заголовка - «о чём? (Приложение 2).
Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование действий, предписываемых в распорядительной части. Основанием приказа может служить законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или собственный ранее изданный акт, тогда указываются полные данные этого документа (На основании …, В соответствии с …). В констатирующей части приказа, изданного в инициативном порядке во исполнение задач и функций организации, формулируются цели предписываемых действий (В целях …), излагаются факты и события, послужившие причиной издания приказа (В связи …). Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ:, которое пишется с новой строки от левого поля, после него ставится двоеточие, и также с новой строки начинается перечисление поручений, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт, содержащий поручение, срок выполнения поручения, и, в случае необходимости, наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя. Последний пункт приказа – пункт о контроле с указанием должности, фамилии и инициалов того, на кого он возлагается.
В тексте приказа все пункты формулируются максимально кратко и ясно. Все уточняющие сведения даются в приложениях, на которые в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: (приложение 1)…, (приложение 2) и т.д. На самом приложении указывается его наименование (список, график и т.п.), на последнем листе приложение визируется руководителем подразделения, подготовившего его (или его вышестоящим руководителем), а в правом верхнем проставляется углу слово Приложение и его порядковый номер, а также указание к какому приказу (пункту приказа) оно относится:
Если приложением к приказу является утверждаемый нормативный документ, на самом документе (инструкция, правила и т.п.) в правом верхнем углу ставится гриф утверждения со ссылкой на приказ (автор, дата, номер).
Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в его тексте, не допускается.
Проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных служб на оборотной стороне последнего листа проекта или на отдельном листе согласования. Виза представляет собой слово СОГЛАСОВАНО с указанием должности и фамилии визирующих лиц, подпись должностного лица при визировании сопровождается датой. Если при согласовании имеются замечания, виза дополняется словами «замечания прилагаются», а сами замечания излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Если замечания носят принципиальный характер и вносятся в проект, он подлежит процессу повторного согласования.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично главой исполнительной власти (государства, субъекта РФ, мэром и др.), главой коллегиального органа власти и управления, руководителем организации или самостоятельных подразделений, а также главными специалистами организации. Право его издания закрепляется в учредительных, организационно-правовых или распорядительных документах организации.
Составляется и оформляется распоряжение также как приказ, но распорядительная часть начинается с новой строки словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», либо непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Указание – правовой акт, издаваемый органом управления, преимущественно по вопросам организационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органов.
Указания, как правило, составляются и оформляются как распоряжения. Если они направляются в нижестоящие организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, к реквизитам документа добавляется реквизит «адресат».
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организаций по наиболее важным вопросам их деятельности, или распорядительный документ, принимаемый двумя и более органами управления, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой на основе единоначалия.
Составляется и оформляется как приказ, констатирующая и распорядительная части разделяются словом РЕШИЛИ: (РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО) на месте слова ПРИКАЗЫВАЮ.
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ и их территориальных образований для решения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами и установлением стабильных норм и правил, а также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее принципиальным вопросам их деятельности.
Порядок составления аналогичен порядку составления решений, но с ключевым словом «ПОСТАНОВИЛИ:» (ПОСТАНОВЛЯЕТ); оформляется на бланке конкретного вида документа (постановления).
Таким образом, следует отметить, что для всех распорядительных документов характерны общий по характеру процесс издания и общие требования к их оформлению с учетом особенностей каждого вида документа. Процесс издания любого распорядительного документа состоит из следующих процедур:
Инициирование решения (обоснование необходимости его издания),
Сбор и анализ информации по данному вопросу,
Подготовка проекта распорядительного документа
Согласование проекта документа
Доработка проекта в соответствии с замечаниями,
Принятие решения (подписание документа)
Доведение распорядительного документа до исполнителей.
