Федеральное государственное образовательное учреждение
Среднего профессионального образования
Омский промышленно-экономический колледж
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «АРХИВОВЕДЕНИЕ»
на тему: Обеспечение сохранности документов
на бумажной основе
Выполнил: студент группы КДОУ-97
Колесникова А.А.
Проверил: преподаватель
Дата защиты:
ВВЕДЕНИЕ. 3
1 Понятие и назначение службы ДОУ.. 4
2. Основные задачи и функции службы ДОУ.. 5
3. Нормативная регламентация службы ДОУ.. 6
4. Структура служб ДОУ. Основные функции служб ДОУ.. 10
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 15
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 16
Целью создания моей курсовой работы является описание структуры служб ДОУ и раскрытие их основных функций.
Тема моей работы: «Структура и функции служб ДОУ».
Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство – одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;
Рассказать о службе документационного обеспечения управления;
Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;
Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;
Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные функции;
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
2) организация работы с документами в учреждении;
совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.
Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Источниками для разработки должностных инструкций являются:
1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:
Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;
ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;
Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.
Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.
После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.
Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.
Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
1. Управление делами.
2. Канцелярия.
3. Общий отдел.
4. Секретарь.
Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
приемная;
секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
секретариат коллегии;
протокольное бюро;
В функции секретариата входит:
предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.
2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования ДОУ, методический центр.
К его функциям относятся:
разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
экспедицию;
бюро переписки;
бюро учета и регистрации документов;
компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем
5. Центральный архив
6. Инспекция
Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):
1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
подготовка обращений к рассмотрению руководством;
контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.
Выполняя курсовую работу я ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.
Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.
В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ будет иметь свое особое название и иметь свое соответствующее назначение.
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005
2. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. - 272с.
3. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007. -224 с.
4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.
5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003
6. Киселев С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л. Киселев. – 2-е изд., стер. - М.: Издательство центр «Академия», 2004. -208с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
8. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).
9. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. – 192 с.
10 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416с.
Страница
1
ВВЕДЕНИЕ
Целью создания моей курсовой работы является описание структуры служб ДОУ и раскрытие их основных функций.
Тема моей работы: «Структура и функции служб ДОУ».
Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство – одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;
Рассказать о службе документационного обеспечения управления;
Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;
Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;
Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные функции;
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
2) организация работы с документами в учреждении;
совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.
Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ. Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляются в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а так же правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу. Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Источниками для разработки должностных инструкций являются:
Инструкция по делопроизводству - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых идостаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, егоюридического статуса и этапов документирования. Табель является способомнормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов (не менее 3-5).
Министерство образования Омской области
Бюджетное образовательное учреждение Омской области среднего профессионального образования
«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий»
Отделение управления и экономики
Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение
КУРСОВАЯ РАБОТА
НОРМАТИВНО- ПРАВОВАЯ И МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКА СЛУЖБЫ ДОУ
Введение
Документационное обеспечение управления - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.
Последнее десятилетие - это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.
На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса.
Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.
В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства. Однако происходящий процесс реализуется противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера.
В соответствии с поставленной целью в курсовой работе решаются следующие задачи:
Определить место службы ДОУ в структуре организации.
Проанализировать нормативно-правовые акты, устанавливающие требования к работе сотрудников службы ДОУ.
Провести анализ локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ.
Объект исследования - деятельность сотрудника службы ДОУ.
Предмет исследования - локальная нормативная база.
Научная новизна: в работе разрабатываются рекомендации по усовершенствованию локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ.
Курсовая работа состоит из 3 основных разделов:
в первом исследуются функции, задачи деятельности, должностной состав службы ДОУ, ее место в организационной структуре предприятия, значимость в деятельности организаций вообще;
второй раздел содержит анализ локальных нормативных актов, устанавливающих требования к работе сотрудников службы ДОУ и действующих в РФ, как на федеральном, так и на региональном уровнях;
в третьем разделе выявлены и проанализированы основные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность сотрудников службы ДОУ, даны рекомендации по их разработке.
Временные рамки исследования: 1990-2012 гг.
Практическая значимость курсовой работы состоит в том, что эта работа может дать (начинающему) предпринимателю рекомендации по (созданию) усовершенствованию локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ
Методы исследования:
Системный;
Анализы и синтезы;
Сравнения.
Глава 1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации
Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации - управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления - документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.
1.1 Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации
Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.
В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:
обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;
организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;
организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;
обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;
сокращение документооборота, количества форм документов;
разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
разработка и проектирование бланков документов;
разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;
осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;
повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.
Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.
Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.
Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.
Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:
Положение о службе ДОУ;
Инструкция по делопроизводству;
Табель унифицированных форм документов;
Альбом унифицированных форм документов;
Перечень документов, не подлежащих регистрации;
Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;
Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;
Перечень документов, подлежащих утверждению;
Перечень документов, заверяемых печатью организации;
Должностные инструкции;
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;
Сводная номенклатура дел организации.
Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.
Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.
Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.
Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов - одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.
Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.
Глава 2. Нормативно-правовая и методическая база, регламентирующая деятельность сотрудников службы ДОУ
.1 Нормативно-правовые акты, устанавливающие требования к работе сотрудников службы ДОУ
Нормативную базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя: Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО); Информационную систему архивистов России (ИСАР) - приложением к ИССАО. "Информационно-справочная система архивной отрасли" - официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.
Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах. В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений.
Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники.
Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела. Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов. На этапе диагностики ДОУ: изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты положения инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая подготовку и оформление служебных документов, обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнении, учет и регистрацию документов рассмотрение и согласование документоведение контроля сроков исполнения документов обеспечение хранения и уничтожения документов анализируется состав документов, и принципы их систематизации изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством, проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании, рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы, выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения. На этапе проектирования ДОУ: формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию утверждению визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов; формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов; разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес единиц);проектируются системы учета регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов, оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации. На этапе регламентации ДОУ: происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов, осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.
Глава 3. Анализ локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ
документационный управление организация
В соответствии со ст. 5 ТК РФ и методическими рекомендациями по разработке локальных нормативных актов локальный нормативный акт - это нормативный акт, содержащий нормы трудового права, направленный на урегулирование трудовых отношений и принятый в пределах своей компетенции и распространения властных полномочий работодателем в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашением.
К локальным нормативным актам, относятся:
* должностные инструкции;
* приказы и распоряжения, имеющие нормативное содержание.
Возьмем на рассмотрение штатное расписание. Штатное расписание - это важный кадровый документ.
Штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.
Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.
Кроме того, ст. 57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей - физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями. Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о штатном расписании организации.
Отмечу, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя в соответствии с ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует.
Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе.
Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.
Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е. работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии).
Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника. Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.
Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.
Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников.
Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения.
Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.
Форма штатного расписания - унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание - утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Обычно работодатели применяют эту форму.
Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а всякое своеволие в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами.
Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 Штатное расписание родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете.
Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона О бухгалтерском учете.
Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 О первичных учетных документах разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время - Федеральная служба государственной статистики).
Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.
Однако здесь упускается из виду самое главное - Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ?
Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете.
Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).
Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.
Унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание может рассматриваться только как рекомендательная.
Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете.
Можно ли изменить унифицированную форму?
В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).
Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Как вносить изменения в штатное расписание?
Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.
Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:
Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером
Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание. (Приложение №1)
В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).
Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.
Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.
Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.
Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).
Когда вносить изменения при сокращении штата?
Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.
Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).
При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.
Заключение
Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.
Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.).
При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.
В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».
Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:
Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции.
А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.
Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.
Список использованной литературы
1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.
ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.
Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо, 2007.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004.
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004.
Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000.
Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005.
Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004.
Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.
Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2003.
Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996.
Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000.
Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006.
Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.
Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005.
Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005.
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции.
Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации -правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.
Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях.
Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации.
В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.
Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов.
Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
| " |
