Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.
К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, трудовые договоры, трудовые контракты и др.
4.1 Приказы по личному составу
Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы организации, учреждения, предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод, увольнение работников; предоставление им отпусков; командирование; изменение условий и оплаты труда; присвоение разрядов; изменение анкетно-биографических данных; поощрение и наложение взысканий.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и др.
К тексту приказов по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя учреждения, организации), текст, личная подпись и расшифровка подписи. Образец личного заявления приведен в приложении Ц.
Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.
Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Характеристику подписывает руководитель предприятия, организации, структурного подразделения, общественной организации. Подпись заверяется печатью.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Каждый пункт приказа по личному составу должен быть оформлен в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность). При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода, изменение оплаты труда (если оно возникает). При увольнении– причина увольнения согласно статьям ТК Республики Беларусь. При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу, согласно ТК Республики Беларусь, доводятся до сведения работников под роспись.
4.2 Ведение трудовых книжек работников
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия, организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся по последнему месту работы на основании документов (свидетельства о рождении, браке, о расторжении брака, паспорта) со ссылкой на номер и дату этих документов. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом по месту последней работы. Не позднее, чем через 15 дней после подачи заявления, работнику выдается новая трудовая книжка или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.
2. Приказы по личному составу
3. Штатное расписание
4. Трудовой договор
5. Личная карточка
6. Трудовая книжка
1. Общая характеристика документации по трудовым правоотношениям
Трудовые отношения в любой организации регулируется Трудовым кодексом РФ, определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям (см. рис. 3).
Документами по регулированию трудовых отношений являются: трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, резюме и другие документы, составляющие личное дело сотрудника. Резюме - документ, содержащий краткие сведения, предоставляемые претендентом на вакантное место. В какой то мере это самореклама соискателя.
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую либо просьбу заявителя. Некоторые виды заявлений могут заполняться на специальных унифицированных бланках.
Автобиография - документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника (в хронологическом порядке).
Трудовой договор – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требований сторон. Данный документ имеет полную юридическую силу и является свидетельством того, что стороны состоят в трудовых правоотношениях. Данный документ обязательно составляется в двух экземплярах, подписывается работником и работодателем и заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в личном деле сотрудника, а второй у него на руках.
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, предназначенный для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.
Приказами по личному составу оформляются прием на работу, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта не исключает издания приказа по личному составу о его зачислении на работу.
Рис. 3 Алгоритм оформления документов при приеме на работу
2. Приказы по личному составу
Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.
При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.
При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, № 2 л/с...). По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ). На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:
О приеме - № Т-1;
О переводе на другую работу - № Т-5;
Об увольнении - № Т-8.
Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.
Датой приказа является дата его подписания руководителем.
Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.
3. Штатное расписание
Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:
Для оформления структуры организации;
Штатного состава;
Штатной численности в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит:
Перечень структурных подразделений;
Перечень должностей;
Сведения о количестве штатных единиц;
Сведения о должностных окладах, надбавках;
Сведения о месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание может являться конфиденциальным документом.
Проекты штатных расписаний готовятся специалистами кадровой службы предприятия по поручению руководителя. Штатное расписание оформляется на бланке унифицированной формы № Т-3.
Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
4. Трудовой договор
Трудовой договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор - как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя).
Трудовые договоры могут заключаться:
На определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок. В трудовом договоре могут предусматриваться условия:
Об испытании;
О неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны;
Об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя);
Иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.
Трудовые договоры включаются в состав личных дел работников, хранятся 75 лет.
5. Личная карточка
Личная карточка - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).
Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка заполняется на основании документов: приказов по личному составу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством, сведений, сообщаемых осебе работником.
Личная карточка оформляются на бланке унифицированной формы № Т-2.
Текстовая частьличной карточки содержит разделы:
1.общие сведения о работнике;
2.сведения о воинском учете;
3. прием на работу и переводы на другую работу;
4. профессиональная подготовка, повышение квалификации;
5. поощрения и награды;
6. отпуска;
9. основание увольнения.
Главным разделом карточки является раздел 3"Прием на работу и переводы на другую работу".
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника.
Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.
При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.
6. Трудовая книжка
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Вопросы для самоконтроля
1. Последовательность оформления документов при приеме на работу.
2. Приказы по личному составу и их отличие от других приказов.
3. Функции и назначение штатного расписания.
4. Порядок оформления и расторжения трудового договора.
5. Назначение личной карточки.
6. Трудовая книжка и ее характеристика.
Состав кадровых процедур, оформляющих трудовые отношения с работниками, достаточно широк. К основным кадровым процедурам относятся:
Дадим характеристику этим основным процедурам.
В статье 65 ТК РФ названы документы , которые организация имеет право требовать от поступающего на работу:
Хотя личное заявление работника не является обязательным документом, оно может быть составлено с целью получения резолюции руководителя на оформление работника на работу.
Как правило, оно пишется от руки в свободной форме и содержит следующие данные:
В тексте заявления указывается наименование должности, структурного подразделения и дата приема на работу.
После принятия решения о приеме работника на работу он должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами.
К ним относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных, положение об оплате труда (если имеется), правила и инструкции по охране труда, коллективный договор, положение об информационной безопасности, коммерческой тайне, материальной ответственности (при их наличии), а также те документы, которые непосредственно касаются трудовой деятельности работника.
Первым обязательным документом, оформляемым кадровой службой является трудовой договор.
В соответствии со ст. 6 ТК РФ трудовой договор - это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по условленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ и иными законами и коллективными договорами, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор с работником может заключаться на определенный (срочный трудовой договор) или неопределенный срок. Срочный трудовой договор может быть заключен с работником в строго оговоренных случаях на срок не более пяти лет (ст. 58, 59). Например, на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Полностью список эти случаев приведен в ст. 59 ТК РФ.
Трудовой договор должен содержать следующие обязательные условия (ч. 2 ст. 57 ТК РФ):
Также в трудовой договор могут быть включены дополнительные
Устанавливая испытательный срок, работодатель должен учитывать, что ст. 70 ТК РФ определяет ряд случаев, в которых запрещено назначать испытательный срок. Например, беременным женщинам, работникам, не достигшим 18 лет, при заключении трудового договора на два месяца, при оформлении на выборную должность, приглашенным на работу в порядке перевода и др.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается работником и работодателем. Один экземпляр остается в кадровой службе, другой передается работнику.
Необходимо подтвердить получение работником его экземпляра трудового договора. Для этого в текст документа вносится графа, в которой работник ставит свою собственноручную подпись, подтверждающую этот факт.
Трудовой договор вступает в силу либо с момента подписания, либо с даты, оговоренной в тексте.
Трудовой кодекс в ст. 67 требует от работодателя, чтобы договор был оформлен в письменном виде в течение трех дней с момента фактического начала работы работника у работодателя.
Превышение данного срока является административным правонарушением и влечет за собой штрафные санкции.
Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу.
Он может оформляться с помощью унифицированной формы Т-1 или формы, разработанной организацией самостоятельно.
В приказе указывается следующая информация: наименование структурного подразделения, должность, срок испытания (если устанавливается), условия приема на работы (постоянно) и характер работы (по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы).
Проект приказа, как правило, согласовывается с руководителем кадровой, юридической служб, руководителями структурных подразделений, куда поступает на работу работник, а также главным бухгалтером.
Приказ объявляется работнику под расписку в течение трех дней со дня подписания трудового договора и регистрируется в журнале приказов по личному составу (со сроком хранения 75 лет).
По письменному требованию работника работодатель обязан предоставить работнику копии этого приказа.
Оригинал приказа хранится в отделе кадров. Копии передаются в бухгалтерию и подшиваются в личное дело, если оно ведется в организации.
трудовую книжку работника и заполняются сведения в личной карточке работника.
В бухгалтерии заводят на работника лицевой счет.
Перевод работника на другую работу регламентируется в главе 12 ТК РФ, которая называется «Изменение трудового договора».
Таким образом, перевод - это изменение условий трудового договора, таких как трудовая функция работника, структурное подразделение, в котором работает сотрудник, местность, в которой находится организация.
Перевод к другому работодателю технически оформляется как расторжение трудового договора с последующим заключением нового трудового договора у другого работодателя.
Переводом не является перемещение работника на другое рабочее место, поручение работы на другом механизме, если это не влечет за собой изменение трудовой функции.
Переводы работника в рамках одной организации предполагают его письменное согласие, кроме случаев, оговоренных в ст. 72.2 ТК РФ. Например, устранение последствий катастрофы природного или техногенного характера.
Перевод с изменением трудовой функции работника допускается только по инициативе самого работника.
Перевод в другую местность или в другое структурное подразделение может быть осуществлен по инициативе работодателя.
В первом случае перевод оформляется следующим комплектом документов:
Заявление работника о переводе содержит следующие реквизиты: адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя организации), автор (должность, наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы работника), вид документа, текст, подпись, дата.
В тексте заявления излагается просьба работника перевести на другую работу. Заявление визируют руководители структурных подразделений прежнего и нового места работы, начальник отдела кадров. На заявлении проставляется резолюция руководителя организации об оформлении перевода кадровой службой.
Следующим документом является соглашение сторон трудового договора о его изменении. Как правило, это соглашение оформляется в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.
В нем отражаются все меняющиеся условия трудового договора - наименование должности, наименование структурного подразделения и условия об оплате труда. В этом случае в тексте дополнительного соглашения либо указываются изменяющиеся условия, либо пишется, что такой-то пункт трудового договора излагается в новой редакции.
Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, поэтом его дата и номер обязательно включаются в текст дополнительного соглашения.
Требования к оформлению и подписанию этого документа аналогичны требованиям к оформлению и подписанию трудового договора.
Следующим документом, издаваемым кадровой службой, является приказ о переводе на другую работу.
Для его издания может быть использована либо унифицированная форма Т-5, либо форма, разработанная организацией самостоятельно.
Приказ включает информацию обо всех изменяющихся условиях. Обязательно в нем должно быть указано основание перевода - заявление работника и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Приказ регистрируется, и работник знакомится с ним под роспись.
Оригинал приказа хранится в кадровой службе. Копия передается в бухгалтерию и подшивается в личное дело работника (если личные дела ведутся в организации).
На основании приказа вносятся записи в трудовую книжку работника и его личную карточку.
Если перевод связан с изменением организационных и технологических условия труда, при которых меняется структура организации, он может быть осуществлен по инициативе работодателя.
В этом случае процедура перевода начинается с уведомления о переводе.
Этот документ высылается работнику не позднее чем за два месяца до введения предполагаемых изменений трудового договора. Уведомление оформляется в виде письма на бланке организации и содержит все соответствующие реквизиты. В тексте описываются все изменения и новые условия работы. Уведомление вручается работнику под расписку.
Если работник не согласен на такой перевод, работодатель обязан в письменном виде предложить работнику другую работу, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья. Отказ работника от перевода в данном случае будет основанием для прекращения трудовых отношений.
В случае согласия работника на перевод его оформление осуществляется аналогично переводу по инициативе работника.
Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу.Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. - 1996 - № 4(2). - с. 9. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации - КЗОТ РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.) Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
трудовые книжки;
личные карточки формы - Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
М.В. Стенюков в своей работе отмечает, что, при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации”. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М. Приор, 2001. - С. 69
Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.
Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. - М.: Приор, 2002. - с.4.
Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.
При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.
Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Там же. - с. 3.
Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой. Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами// Секретарское дело. - 1996. - №4(2). - с. 12.
На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.
При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.
Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: “Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон”. Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) - М.:Изд-во Брандес, 1994 - Ст.15.-с.6.
В комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что КЗоТ употребляет термины “трудовой договор” и “контракт” как равнозначные понятия, амонимы. “Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между трудовым договором и контрактом”.
В статье 18 КЗоТ РФ указывается: “Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку”. Таким образом, “в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров”, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.
Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.
Согласно статье 21 КЗоТ, при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”.
В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются:
на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
на определенный срок не более пяти лет;
на время выполнения определенной работы.
Срочный договор (контракт) заключается, в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.
В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) - документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).
В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.
Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.
В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).
Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Иритикова В.С. Приказ по личному составу // Секретарское дело. - 2003. - № 1. - с. 20. При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. Секретарское дело/Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. - Спец. выпуск журнала “Секретарское дело”, М. 2003. - с. 135 Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.
Приказа по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.
Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КзоТу РФ, доводятся до сведения работников под расписку. Кодекс законов о труде РФ (с изм. и допол. На 01.12.94) - Ст. 18, с. 7.
После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.
Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке. Срок хранения приказов по личному составу и личных карточек (форма № Т-2) - 75 лет. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М.: Главное Архивное управление при Совете Министров, ВНИИДАД, 2003. -с.68.
Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. - 1996. - № 4(2). - с.17. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления; при необходимости - анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).
Введение______________________________________________________3
Глава 1. Документирование трудовых правоотношений_______________4
Глава 2. Оформление трудовых правоотношений
при поступлении на работу_______________________________________5
Глава 3. Виды документов по оформлению
трудовых отношений____________________________________________7
3.1 Приказы по личному составу__________________________________7
3.2 Личная карточка ____________________________________________9
3.3 Личное дело_______________________________________________10
3.4 Прием на работу ___________________________________________13
3.5 Трудовой договор __________________________________________13
Образец трудового договора_____________________________________15
Заключение___________________________________________________18
Список использованных источников______________________________20
Введение
Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов.
Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Целью данной контрольно работы является рассмотрение процесса документирования трудовых правоотношений.
1. Документирование трудовых правоотношений
Трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании заключенного трудового договора. Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т. е. создание соответствующих документов.
В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей.
Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 №536: «...регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях» 1 .
Таким образом, кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству. 2
Одной из главных задач названных актов является отражение особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений. 3
2. Оформление трудовых правоотношений при поступлении на работу
Оформление на работу, пожалуй, самый важный этап трудоустройства, от которого зависит будущее любого работника. Правильное составление документов убережет от незаконного увольнения и форс-мажорных обстоятельств.
Когда все этапы собеседования пройдены и компания приглашает кандидата на работу, в первый трудовой день необходимо принести необходимые для оформления трудового договора документы. Перечень этих документов установлен в статье 65 Трудового кодекса РФ.
Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. 4
Статья 67. Форма трудового договора
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.
Стоит отметить, что прием на работу оформляется приказом работодателя. Распоряжение издается на основании заключенного трудового договора. Работника обязаны ознакомить с приказом (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По желанию нового сотрудника ему выдается заверенная копия приказа. Адвокаты по трудовым спорам рекомендуют брать копии со всех документов, которые работник подписывает. 5
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
Отметим, что прием на работу руководителя на практике несколько отличается от приема рядового сотрудника. Это связано с правовым положением первого, которое складывается в равной степени на основании норм трудового и гражданского права. Гражданское право регулирует ту часть отношений, которая возникает у руководителя как у лица, назначенного собственником компании для осуществления коммерческой деятельности (бизнес-решения, заключение сделок, управление активами, меры ответственности в случае причинения ущерба и так далее).
3. Виды документов по оформлению трудовых отношений
Документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь если нет специального работника.
В состав документов по личному составу входят:
3. 1 Приказы по личному составу.
Они являются важнейшими документами составляемыми в процессе
документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий. 6
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника. 7
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). 8
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью) 9 .
При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.
При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала
и окончания.
При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под
расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия. 10
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). правоотношений : трудовой контракт заключается в письменной форме (ст... функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений . К документам по личному составу...
Важной функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений . Информация о дате рождения, ... последовательности. ______________________________ 5. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О...
Т.д.) Важной функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений . Информация о дате рождения, месте... Глава 3. Особенности документирования деятельности акционерных обществ. 3.1 Документирование процесса государственной регистрации...
Не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию... положением, и др. Следовательно, стадия документирования трудовых правоотношений рабочих и служащих с учреждениями, организациями, ...
