ИНСТРУКЦИЯ №
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ДЛЯ ВОДИТЕЛЕЙ АВТОМОБИЛЯ,
НАПРАВЛЯМЫХ В КОМАНДИРОВКУ
Введение
Настоящая инструкция регламентирует основные требования безопасности к работе водителя автомобиля при направлении в командировку.
Направляя водителей в командировку для выполнения различных заданий, руководитель автопредприятия обязан ознакомить водителей с настоящей инструкцией. Об этом должна быть сделана запись в специальном журнале или задании на командировку.
Водитель должен выполнять требования инструкции, разработанной на основе типовой.
Заметив нарушение требований безопасности любым работником, водитель должен предупредить его о необходимости их соблюдения.
Командированный водитель, прибывший на к месту назначения, должен представиться руководству и доложить о цели служебной командировки, далее действовать по их указаниям.
Командированный водитель должен выполнять правила трудового распорядка предприятия, куда он прибыл.
Водитель не должен приступать к выполнению разовых работ, не связанных с прямыми обязанностями по специальности, без получения целевого инструктажа по охране труда
1. Общие требования безопасности
1.1. К самостоятельной работе на грузовом автомобиле допускаются лица, прошедшие:
Вводный инструктаж;
инструктаж по пожарной безопасности;
первичный инструктаж на рабочем месте;
инструктаж по электробезопасности на рабочем месте.
Для выполнения обязанностей водителя грузового автомобиля допускаются лица, имеющие удостоверение на право управления данной категорией транспорта, не имеющие медицинских противопоказаний для данной профессии, достигшие 18 летнего возраста.
В командировку посылаются опытные водители, имеющие трудовой стаж не менее 3 года.
1.2. Водитель должен проходить:
повторный инструктаж по безопасности труда на рабочем месте не реже, чем через каждые три месяца;
внеплановый инструктаж: при изменении технологического процесса или правил по охране труда, замене или модернизации грузового автомобиля, приспособлений и инструмента, изменении условий и организации труда, при нарушениях инструкций по охране труда, перерывах в работе более чем на 60 календарных дней (для работ, к которым предъявляются повышенные требования безопасности - 30 календарных дней);
диспансерный медицинский осмотр согласно приказу Минздрава Р Ф № 90 от 14.03.96 г.
1.3. Водитель обязан:
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленные на предприятии;
соблюдать требования настоящей инструкции, инструкции о мерах пожарной безопасности, инструкции по электробезопасности;
соблюдать требования к эксплуатации автомобиля;
использовать по назначению и бережно относиться к выданным средствам индивидуальной защиты.
1.4. Водитель должен:
уметь оказывать первую (доврачебную) помощь пострадавшему при несчастном случае;
иметь на машине медицинскую аптечку оказания первой (доврачебной) помощи, первичные средства пожаротушения;;
выполнять только порученную работу и не передавать ее другим без разрешения начальника АХО;
во время работы быть внимательным, не отвлекаться и не отвлекать других, не допускать на рабочее место лиц, не имеющих отношения к работе;
содержать рабочее место в чистоте и порядке.
1.5. Водитель должен знать и соблюдать правила личной гигиены. Принимать пищу, курить, отдыхать только в специально отведенных для этого помещениях и местах. Пить воду только из специально предназначенных для этого установок.
1.6. При обнаружении неисправностей автомобиля, приспособлений, инструментов и других недостатках или опасностях на рабочем месте немедленно остановить автомобиль. Только после устранения замеченных недостатков продолжить работу на автомобиле.
1.7. При обнаружении загорания или в случае пожара:
остановить автомобиль, выключить зажигание, перекрыть краны бензопровода и горючесмазочных материалов;
приступить к тушению пожара имеющимися первичными средствами пожаротушения в соответствии с инструкцией по пожарной безопасности. При угрозе жизни - покинуть помещение.
1.8. При несчастном случае оказать пострадавшему первую (доврачебную) помощь, немедленно сообщить о случившемся мастеру или начальнику цеха, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии), если это не создает опасности для окружающих.
1.9. За невыполнение требований безопасности, изложенных в настоящей инструкции, рабочий несет ответственность согласно действующему законодательству.
1.10. В соответствии с "Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи рабочим и служащим специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты" водитель грузового автомобиля должен быть обеспечен комбинезоном хлопчатобумажным (срок носки 12 месяцев), рукавицами комбинированными двупалыми (срок носки 6 месяцев)
1.11. Основными опасными и вредными производственными факторами являются:
движущиеся и вращающиеся детали и узлы автомобиля;
горячие поверхности двигателя, системы охлаждения, глушителя и т. п.
отработанные газы в результате сгорания горюче-смазочных материалов;
столкновение с другим транспортным средством или наезд на людей;
падение груза при погрузочно-разгрузочных работах и транспортировке его.
1.14. Получить командировочное удостоверение с указанием цели и срока командировки.
2. Требования безопасности перед началом работы
2.1. Перед поездкой в командировку водитель совместно с механиком гаража внешним осмотром убедиться в полной исправности автомобиля и проверить:
техническое состояние автомобиля и прицепа, обращая особое внимание на исправность шин, тормозной системы, рулевого управления, сцепных устройств автопоезда, приборов освещения и сигнализации, стеклоочистители, на правильную установку зеркала заднего вида, чистоту и видимость номерных знаков и дублирующих их надписей;
отсутствие подтекания топлива, масла и воды, а у газобаллонных автомобилей на герметичность газовой аппаратуры и магистралей;
давление воздуха в шинах в соответствии с нормами;
наличие исправного инструмента и приспособлений;
заправку автомобиля топливом, маслом, водой, тормозной жидкостью и уровень электролита в аккумуляторной батарее; после чего механик автопредприятия вносит запись в специальный журнал о техническом состоянии автомобиля, направляемого в командировку
2.2. Пуск непрогретого двигателя производить с помощью пусковой рукоятки при нейтральном положении рычага коробки передач. Брать рукоятку в обхват или применять какие-либо рычаги, действующие на нее, не допускается.
2.3. После запуска или прогрева двигателя необходимо проверить на ходу работу рулевого управления и тормозов, работу "СТОП" сигнала, поворотов, освещения, а также звуковой сигнал.
2.4. В случае обнаружения неисправностей на линию не выезжать до полного их устранения и сообщить об этом администрации автотранспортного отдела.
2.5. Заправку автомобиля топливом производить после остановки двигателя.
2.6. При работе автомобиля на этилированном бензине соблюдать следующие правила:
операции по приемке, заправке автомобиля и перекачке этилированного бензина производить механизированным способом, находясь с наветренной стороны автомобиля;
продувку бензосистемы производить насосом;
при попадании этилированного бензина на руки обмыть их керосином, а затем теплой водой с мылом;
в случае попадания этилированного бензина в глаза немедленно обратиться за медицинской помощью.
2.7. Открывать крышку радиатора следует после охлаждения двигателя, оберегать руки и лицо от ожогов.
2.8. С целью повышения безопасности соединение автомобиля с прицепом должно быть посредством жесткого дышла, закрепленного на раме автомобиля шкворня с гайкой. Шкворень соединять с дышлом так, чтобы оно могло свободно поворачиваться; ось дышла прицепа при горизонтальном его положении должна быть на одном уровне со шкворнем.
2.9. Провести целевой инструктаж водителю, направляемого в командировку.
3. Требование безопасности во время работы
3.1. Прежде чем начать движение с места остановки (стоянки) или выехать из гаража убедиться, что это безопасно для рабочих и других посторонних лиц и подать предупредительный сигнал.
3.2. Быть внимательным и осторожным при движении задним ходом. При недостаточной обзорности или видимости следует воспользоваться помощью другого лица.
3.3. Скорость движения выбирать с учетом дорожных условий, видимости и обзорности, интенсивности и характера движения транспортных средств и пешеходов, особенностей и состояния автомобиля и перевозимого груза.
3.4. Выполнять требования безопасности движения и указания регулировщиков дорожного движения в соответствии с "Правилами дорожного движения".
3.5. По прибытии к месту назначения представиться руководителю организации, куда прибыл, доложить цель командировки, на какой срок прибыл и далее выполнять распоряжения руководителя организации, куда прибыл водитель.
3.6. Оставлять автомобиль разрешается только после принятия мер, исключающих возможность его движения во время отсутствия водителя.
3.7. При ремонте автомобиля на линии соблюдать меры предосторожности: съехать на обочину дороги, включить задний свет при плохой видимости, остановить автомобиль с помощью стояночной тормозной системы, включить первую передачу, подложить под колеса упоры. При работе на обочине под автомобилем находиться с противоположной стороны проезжей части. Не допускать к ремонту автомобиля лиц не имеющих на это право (грузчиков, сопровождающих, пассажиров и т.д.).
3.8. Перед погрузочно-разгрузочными работами автомобиль следует поставить на тормоз с помощью стояночной тормозной системы и включить первую передачу или задний ход на весь период выполнения работ.
3.9. При укладке грузов в кузов автомобиля или прицеп соблюдать правила безопасности изложенные в инструкции по охране труда для грузчиков.
3.10. При механизированной погрузке на автомобиль крупногабаритных грузов или погрузке экскаватором находиться в кузове или кабине автомобиля не разрешается.
3.11. Подавать автомобиль на погрузочно-разгрузочную эстакаду, если на ней есть ограждения или отбойный брус.
3.12. При расцепке прицепов подкладывать под колеса деревянные башмаки, а под дышло упорную штангу. В случае если водитель или лица, сопровождающие автомобиль при тех или иных обстоятельствах работы ставятся в условия опасные для жизни и здоровья немедленно остановить работу, сообщить об этом администрации транспортного отдела.
3.13. Водителю не разрешается:
управлять автомобилем в состоянии алкогольного опьянения
или под воздействием наркотических средств;
выезжать в рейс в болезненном состоянии или при такой степени утомления которая может повлиять на безопасность движения;
при стоянке автомобиля спать и отдыхать в кабине при работающем двигателе или заводить двигатель для обогрева кабины; передавать управление автомобилем посторонним лицам;
производить техническое обслуживание и ремонт автомобиля во время погрузки и разгрузки;
перевозить пассажиров на автомобиле, не оборудованном для перевозки людей, а так же проезд в кабине людей свыше установленной нормы для данного типа автомобиля;
выполнять буксировку автомобиля с целью пуска двигателя;
подогревать двигатель открытым пламенем, а так же при определении и устранении неисправностей механизмов;
протирать двигатель ветошью смоченной бензином и курить в непосредственной близости от системы питания двигателя и топливных баков.
3.13. Работы связанные с заменой и перестановкой шин, рессор выполнять только после того, как автомобиль будет установлен на козелки.
3.14. Демонтаж шины с диска колеса осуществлять при помощи съемника, накачивать шины в предохранительном устройстве. При накачке шин на линии колесо укладывать замочным кольцом к земле.
3.15. По окончании срока командировки и выполнения задания руководителя, сделать отметку в командировочном удостоверении.
4. Требования безопасности в аварийных ситуациях
4.1. Водитель причастный к дорожно-транспортному происшествию, вызвавшего несчастный случай (наезд на людей или столкновение с другим транспортным средством), должен немедленно сообщить в органы ГИБДД, начальнику АХО или диспетчеру; оказать пострадавшему первую (доврачебную) помощь, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии) до прибытия ГИБДД, если это не создает опасности для окружающих.
4.2. Неисправную машину брать на буксир при помощи специальных приспособлений можно после разрешения инспектора ГИБДД.
5. Требования безопасности по окончании работы
5.1. После возвращения из командировки совместно с механиком транспортного отдела проверить автомобиль. В случае необходимости составить заявку на текущий ремонт с перечнем неисправностей, подлежащих устранению.
5.2. Автомобиль и прицеп очистить от грязи и пыли, поставить их в установленное место, убедиться в том, что нет возможности возникновения пожара и затянуть рычаг стояночной тормозной системы.
5.3. Сдать путевой лист диспетчеру или ответственному лицу.
5.4. В установленном порядке отчитаться за командировку.
5.5. Снять и убрать специальную одежду в шкаф, вымыть руки и лицо с мылом, принять душ. Применять для мытья химические вещества запрещается.
Знаете ли вы, как правильно указать можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.
В нормативных актах нет списка по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.
Для этого важно учесть ряд моментов.
Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:
Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.
Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:
К таким лицам относятся:
До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:
В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.
Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, чеки на отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.
Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.
Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.
Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».
Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».
Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:
Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:
Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и командировки. Пример:
«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.
Также глава небольшой компании, как и специалист может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:
Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:
В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.
Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:
«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:
Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.
Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:
Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:
Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.
Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами,
Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:
Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:
Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.
В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:
От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:
Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:
Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.
Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:
Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.
1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками
2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.
3. Какими документами оформляется служебная командировка.
Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам. С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.
Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:
Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой. Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:
Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.
Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.
С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.
Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок. Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.
Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.
До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.
Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):
Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Пример .
Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.
! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Пример.
Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.
В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:
В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается.
! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ).
Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. До тех пор пока такие журналы официально не отменены (как, например, командировочное удостоверение), лучше не пренебрегать их ведением, поскольку при проверке Трудовой инспекцией отсутствие журнала регистрации командированных сотрудников может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:
Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.
С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным». Не пропустите!
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");
Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе
Г. Соколова, эксперт ПБ
Решать бесконечные проблемы с командируемыми – не лучшее занятие для бухгалтера. Освободить себя от этого можно раз и навсегда, грамотно организовав документооборот.
Для начала четко определите внутрифирменную «политику партии» в области командировок. Какие документы работник должен оформлять обязательно, а какие – только в исключительных случаях? Какие расходы фирма ему компенсирует, а какие – при любых обстоятельствах будут только за его счет? Все подобные моменты Трудовой кодекс требует прописать в «локальном нормативном акте» (ст. 168 НК РФ). Например, это может быть положение о командировках, которое должен утвердить руководитель фирмы.
Естественно, ничего принципиально нового бухгалтер в этом документе для себя не откроет. Однако в отношениях с налоговой инспекцией – это хороший щит, который позволит избавиться от придирок в спорных ситуациях. Да и работникам не придется долго объяснять, почему вы не принимаете у них те или иные документы. Вместо этого достаточно будет фразы «это распоряжение руководства».
Рассмотрим основные моменты, которые надо отразить в положении о командировках.
Три документа в одном
Перед тем как отправить работника в командировку, Госкомстат предлагает оформить сразу три документа. Это служебное задание (форма № Т-10а), приказ о направлении в командировку (форма № Т-9) и командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Однако на самом деле оформлять все эти бумаги при каждой командировке необходимости нет. Так, из двух похожих по смыслу документов – приказа и удостоверения – вы вполне можете выбрать один. Поступить так Минфин России разрешил в своем письме от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158. Какому документу отдать предпочтение, решать вам. При этом не забудьте учесть специфику командировок именно на вашей фирме.
Очевидно, если работники постоянно ездят на одну и ту же фирму (например, к крупному поставщику фирмы), им будет нетрудно проштамповать там командировочное удостоверение. В этом случае лучше остановить свой выбор именно на этом документе. Ведь печать и подписи поставщика – лишнее подтверждение обоснованности командировки.
Если же работники отправляются не на конкретное предприятие, а, например, с заданием наладить связи с потенциальными покупателями, удостоверение будет явно ни к чему. Даже если вы его оформите, то отсутствующие там штампы принимающей стороны (работнику их просто никто не поставит) только вызовут лишние вопросы. Поэтому, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку. Если же при проверке инспекторы все же будут требовать у вас удостоверения, имейте в виду: арбитражная практика на вашей стороне (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2003 г. по делу № А56-5636/03).
Теперь разберемся со служебным заданием. Оформлять его тоже не обязательно. Однако это не значит, что данный документ не имеет практической пользы. Ситуации, в которых он действительно незаменим, встречаются на каждой фирме. Например, работник может не привезти из командировки никаких документов, подтверждающих целесообразность его поездки. При проверке это неизбежно вызовет вопрос об экономической обоснованности командировочных расходов.
Вот тут-то вам и пригодится служебное задание. Ведь в графе «Краткий отчет о выполнении задания» работник может описать не только документальные результаты своей поездки, но и те, которые не нашли отражения на бумаге. Например, работник может перечислить в отчете посещенные им предприятия и рассказать о проведенных переговорах.
Таким образом, необходимость служебного задания имеет смысл предусмотреть в положении о командировках – для вашего же спокойствия. Да и при проверке с таким документом будет сподручнее. Он освободит вас от необходимости лихородочно «метаться», вспоминая, какую же практическую пользу принесла каждая конкретная командировка. Ведь все ее результаты будут четко перечислены в отчете по служебному заданию.
Почем жизнь на чужбине
За каждый день командировки работнику полагаются суточные. Их размеры руководитель может либо утвердить отдельным приказом, либо включить в общее положение о командировках.
При этом никто не запрещает руководителю установить разные нормы суточных для разных категорий работников. Единственное, что при этом нужно учесть, – это минимальные нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Устанавливать работникам суточные меньше приведенных там размеров нельзя.
Правительственные нормы также определяют размер суточных, которые можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. А вот какие нормы надо использовать в расчетах по НДФЛ – вопрос спорный. Естественно, МНС считает, не платить этот налог можно только с суточных в пределах правительственных норм. Однако, если внимательно изучить законодательство, становится понятно, что для этой льготы можно применить и внутрифирменные нормы суточных. Подробнее об этом спорном моменте читайте на стр. 74 этого номера журнала.
Привилегии для избранных
Обычно помимо суточных командируемым оплачивают только затраты на проезд и проживание. При загранкомандировках к ним прибавляется также плата за оформление загранпаспортов, виз, приглашения, консульские и аэродромные сборы и т. п. Эти расходы (при наличии подтверждающих документов) учитываются при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и не облагаются НДФЛ и ЕСН.
Однако некоторым работникам фирма может компенсировать и дополнительные расходы. Например, использование VIP-зала в аэропорте, мини-бара в гостинице, а иногда и затраты на ресторан, бассейн, сауну, тренажерный зал и т. п. Естественно, такие привилегии предназначены только для высшего руководящего состава.
Оплачивая их, фирмы, как правило, проводят это за счет чистой прибыли и удерживают НДФЛ. Однако не все знают, что иногда эти налоги можно минимизировать. Для этого нужно предусмотреть право руководства на роскошь в положении о командировках. Каким образом это позволит фирме снизить налоги, читайте на стр. 50.
Лекарство от склероза
Итак, вы определились с общей «командировочной» стратегией фирмы и утвердили ее приказом руководителя. Теперь осталось отладить беспроблемное поступление документов со стороны работников. Для этого их нужно четко проинструктировать о том, какие бумаги они должны сдать в бухгалтерию после командировки. Делать это каждый раз в устной форме неэффективно. Лучше сформулируйте все необходимые требования в специальном внутреннем документе – памятке командируемому сотруднику. Перед отъездом работника в служебную поездку выдавайте ему эту памятку вместе с командировочным удостоверением.
Памятка для сотрудника, уезжающего в командировку
(для командировок по России)
До командировки
1. В последний рабочий день перед выездом в командировку проверьте, выдали ли вам командировочное удостоверение.
Во время командировки
2. Все ваши командировочные расходы нужно подтверждать документами. Это: а) авиа- и железнодорожные билеты, билеты на автобусы, квитанции или другие проездные документы; б) квитанции за пользование постельными принадлежностями в поезде; в) счет или квитанция из гостиницы, в которой вы останавливались.
Помните: расходы, не подтвержденные документами, компенсированы не будут.
3. Обратите внимание на то, какой документ вам выдадут в гостинице. В идеале вам нужен счет по форме № 3-Г (это значит, что в шапке бланка должны быть слова «счет» и «форма № 3-Г»). Если гостиница выдала вам другой документ – строго поинтересуйтесь, почему. Если это не поможет, убедитесь, что в полученной вами бумаге есть дата, название гостиницы, длительность и стоимость проживания, а также подпись администратора.
4. Проследите, чтобы в гостиничном счете вам выделили сумму налога на добавленную стоимость. Это значит, что в документе должна быть фраза «В том числе НДС» и указана сумма налога.
5. Не теряйте документы. Следуйте простым правилам: а) если вы едете на поезде, не забудьте взять билет у проводника; б) полученные документы собирайте в отдельную папку. Храните там все бумаги, связанные с вашими расходами в поездке. Если вы сомневаетесь, компенсируют ли вам те или иные расходы, все равно сохраните подтверждающие их документы. Бухгалтерия разберется.
6. Из командировки нужно привезти все документы, которые имеют отношение к вашему служебному заданию. В зависимости от ситуации это могут быть: подписанный договор, программа встречи или семинара, карточка участника выставки и т. п.
Не забудьте поставить отметки о прибытии и выбытии на командировочном удостоверении (на обратной стороне бланка). В последний день командировки попросите проштамповать вам удостоверение на том предприятии, в которое вас направили.
После командировки
7. Вернувшись из командировки, вы должны составить авансовый отчет (попросите в бухгалтерии бланк этого документа). Приложите к нему все собранные документы и сдайте все это в бухгалтерию. Сделать это надо в течение трех дней после приезда.
8 января 2015 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: из текста Положения исключены понятия «командировочное удостоверение», «служебное задание» и «отчет о выполненной работе в командировке».
Аналогичные изменения внесены Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (изменения вступили в силу с 01.02.2015).
Кроме того, приказом Минфина России № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014 отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
Как повлияют эти изменения на оформление командировок работников?
Вносим изменения в положение о командировках работников
В каждой организации, работники которой направляются в командировки, должен быть утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом локальный нормативный акт (например, Положение о командировках работников), регламентирующий порядок оформления командировок, сроки командировок, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, и другие связанные с командировками вопросы.
Сейчас необходимо внести соответствующие изменения в этот документ или утвердить его новую редакцию.
Обратите внимание!
В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» признана недействующей на территории Российской Федерации (приказ Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014).
Основание направления работника в командировку
Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках), работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы . Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Тем не менее в Положении о командировках ничего не сказано о том, должно ли быть решение работодателя письменным. В связи с этим заметим, что если раньше срок, на который работодатель отправляет работника в командировку, указывался в трех документах - служебном задании для направления в командировку, приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то теперь, после отмены командировочного удостоверения и служебного задания, единственным документом, определяющим срок командировки, является приказ о направлении работника в командировку, и он может быть только письменным. Поэтому в локальном нормативном акте, рекомендуем сформулировать это положение, например, так:
Кстати
Налоговая служба неоднократно высказывала мнение, что наличие и оформление приказа о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении определяются внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций эти документы не являются обязательными (см., например, письма ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890@ и от 18.08.2009 № 3-2-06/90, письмо УФНС по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).
Однако в соответствии с абз. 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в т.ч. приказом о командировке и проездными документами.
Полагаем, что теперь налоговая служба признает и обязательность издания приказа о направлении в командировку, и возможность подтверждения срока пребывания в командировке проездными документами без оформления командировочного удостоверения.
Определяем фактический срок пребывания работника в командировке
До внесения изменений в Положение о командировках документом, подтверждающим фактический срок пребывания работника в командировке, согласно п. 7 Положения о командировках, было командировочное удостоверение. Но в некоторых случаях проставить отметки о прибытии в пункты командировки и выбытии из них было невозможно, и Минфин России в письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 разъяснял, что в таких ситуациях факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
Приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
Служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
Проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
Счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.
Обратите внимание!
Согласно новой редакции п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам , представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
И это вполне логично, т.к. приказ подтверждает только планируемый срок командировки, служебное задание отменено, счет гостиницы подтверждает только срок проживания , а проездные билеты подтверждают весь срок пребывания в командировке, включая и дорогу в оба конца, и проживание в месте командирования.
Выход есть!
Минфин России в письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 разъяснил, что в случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Согласно абз. 2 п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (в ред. от 12.12.2014; далее - Порядок и условия командирования), при отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Министерством финансов Российской Федерации.
Полагаем, что этот перечень будет полезен не только федеральным государственным органам, государственным внебюджетным фондам Российской Федерации и федеральным государственным учреждениям, но и другим организациям, не относящимся к бюджетной сфере.
Нередко работники ездят в командировки на личном транспорте. Согласно новому - второму - абзацу п. 7 Положения о командировках в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке , которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Служебная записка оформляется в произвольной форме, но если в организации поездки в командировки на личном транспорте - достаточно частое явление, рекомендуем разработать специальный бланк, который позволит работнику указать всю необходимую информацию и не допустить ошибок.
Форму бланка служебной записки и пример его заполнения (Пример 1) можно привести в приложении к Положению о командировках работников.
Служебные записки вместе с документами, подтверждающими использование автомобиля (путевой лист, кассовые чеки за бензин, квитанции за парковку и проезд по платным дорогам и др.), вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию.
Как подтвердить посещение нескольких мест командировки?
Раньше в командировочном удостоверении можно было проставить отметки о прибытии в каждый пункт командировки и выбытии из него. В новой редакции Положения о командировках отсутствуют нормы о способе указания нескольких мест, которые должен посетить работник за время командировки. Можно, конечно, для подтверждения расходов на проезд перечислить все пункты командировки, которые посетил работник, в служебной записке с приложением проездных документов, подтверждающих перемещение работника из одного пункта командировки в другой.
Однако, поскольку в новой редакции Положения о командировках об обязательности указания в служебной записке всех мест, которые посетил работник в командировке, не упоминается, полагаем, что представления проездных документов будет достаточно.
Следует заметить, что в бюджетных организациях, согласно п. 21.1 Порядка и условий командирования, возмещение расходов, связанных с использованием гражданским служащим личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно - к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы, осуществляется в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации .
Кроме того, в соответствии с п. 22 Порядка и условий командирования при отсутствии проездных документов (билетов) или документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), оплата проезда не производится , за исключением возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта для проезда в командировку и обратно.
Зарубежная командировка
Пункт 15 Положения о командировках утратил силу, следовательно, командировочные удостоверения не нужно оформлять и в случае командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
В соответствии с новой редакцией п. 19 Положения о командировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
В новой редакции Положения о командировках ничего не сказано о способах подтверждения даты пересечения границы в случае, если работник ездил в командировку, например, на служебном автомобиле. Полагаем, что даты пересечения государственной границы следует указать в служебной записке.
Оформляем приказ о направлении работника в командировку
Если в вашей организации принято решение использовать унифицированные формы № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку» и Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку», утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, нужно соблюдать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее - Порядок применения унифицированных форм).
Согласно части второй и третьей Порядка применения унифицированных форм все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Строка для указания основания приказа в унифицированных формах № Т-9 и Т-9а является не отдельным реквизитом, а всего лишь частью реквизита «Текст», оформленного в табличной форме, но изменять подстрочник - удалять слова «служебное задание» - мы вам посоветовать не можем, несмотря на то, что эти слова полностью потеряли свою актуальность.
Если в организации утверждены локальные унифицированные формы приказов о направлении работника (работников) в командировку (Примеры 2 и 3), все упрощается, т.к. ничто не мешает внести в локальную форму необходимые изменения и заново утвердить ее. Строка для указания основания приказа может выглядеть следующим образом:
Основание: ___________________________________________________
наименование, дата и номер документа
Что является теперь основанием для издания приказа? Работодатель может направить работника в командировку по разным основаниям, например:
Как оформить служебное поручение?
Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения о командировках работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом в ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации говорится о распоряжении работодателя.
О необходимости письменного оформления такого поручения в Положении о командировках ничего не сказано. Следовательно, организация сама должна решить, нужно ли оформлять служебные поручения в письменном виде, какую форму для этого выбрать и кто будет их подписывать, а также как работник сможет подтвердить выполнение служебного поручения.
Отметим, что в большинстве случаев отдельная письменная форма служебного поручения не нужна, поскольку поручение (цель) формулируется в приказе, а результат поездки подтверждается привезенными работником документами. Например, работнику поручили выехать в командировку, цель которой состоит в том, чтобы встретиться с контрагентом и получить его подпись на договоре. После возвращения из командировки работник представляет руководству подписанный договор.
В подобных случаях оформление служебного поручения в письменной форме - просто лишняя бумажная волокита, как и отчет о выполненной в командировке работе.
Однако нередки случаи, когда поручение, которое дают командируемому работнику, достаточно сложное, состоящее из нескольких заданий, порой не связанных между собой, изобилующее числовыми данными, т.е. такое, которое невозможно, с одной стороны, запомнить, а с другой - доказать, что было именно такое поручение. Конечно, в таких случаях служебное поручение требует письменной формы.
В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты можно сформулировать следующим образом:
Есть еще один способ оформления служебного поручения. В локальных унифицированных формах приказов о направлении работника (работников) в командировку вместо строк «с целью» (в односубъектной форме) и «цель» (в многосубъектной форме) можно предусмотреть строки «Служебное поручение», в которых указать краткое содержание служебного поручения (см. Примеры 2 и 3).
Обратите внимание: п. 6 Положения о командировках, где говорилось о цели командировки , которую следовало указывать в служебном задании, утратил силу.
Если объем служебного поручения большой, его можно изложить не в самом приказе, а в приложении к нему (Пример 4), не забыв указать в приказе, что имеется приложение.
Если организация применяет унифицированные формы № Т-9 и Т-9а, в них также можно вставить дополнительные строки для указания служебного поручения либо оформить вкладной лист «Служебное поручение», т.к. согласно части пятой Порядка применения унифицированных форм при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Вместо вкладного листа можно оформить служебное поручение в форме приложения к приказу.
Абзац 2 п. 26 Положения о командировках, согласно которому работник по возвращении из командировки был обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней отчет в письменной форме о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, с 8 января этого года утратил силу.
Можно сделать следующий вывод: как и в вопросе о служебном поручении, организация должна самостоятельно решить, нужен ли такой отчет, в какой форме он должен быть представлен и кто его должен подписать, и, если организация сочтет необходимым, согласовать и/или утвердить.
Кстати
Согласно подп. «б» п. 35 Порядка и условий командирования по возвращении из служебной командировки гражданский служащий обязан в течение трех служебных дней представить в государственный орган отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке , согласованный с руководителем структурного подразделения, в котором он замещает должность федеральной государственной гражданской службы.
В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты могут быть сформулированы следующим образом:
Заметим, что в некоторых случаях в предоставлении отчета нет никакой необходимости . Например, если работник был командирован с целью закупки запасных частей, после возвращения из командировки ему достаточно сдать их на склад и передать в бухгалтерию документы на эти запасные части. Подобные случаи можно предусмотреть и в Положении о командировках работников, например:
Учет работников, выезжающих и приезжающих в командировки
Согласно п. 8 Положения порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н (далее - Приказ № 739н).
В форме журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведенной в приложении № 2 к Приказу № 739н, предусмотрена графа для указания даты и номера командировочного удостоверения. До внесения изменений в Приказ № 739н в этой графе можно ставить прочерк.
Наш совет
Прочерк (длинное тире) получается при одновременном нажатии трех клавиш: Ctrl + Alt + «-» на цифровой клавиатуре.
Форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, приведенная в приложении № 3 к Приказу № 739н, предусматривает указание наименования организации, выдавшей командировочное удостоверение. В этой графе нужно указать наименование командирующей организации.
Что касается федеральных государственных гражданских служащих, то п. 10 Порядка и условий командирования было предусмотрено, что государственные органы ведут учет гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, в специальных журналах по формам, порядок утверждения которых определяется Правительством Российской Федерации . Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо своим приказом (распоряжением) назначает гражданского служащего, ответственного за ведение указанных журналов и осуществление отметок в командировочных удостоверениях.
Таким образом, на момент публикации данной статьи вопрос об учете гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, не решен.
В заключение хотим обратить ваше внимание на тот факт, что исключение из текста Положения о командировках таких понятий, как «цель командировки», «служебное задание», «командировочное удостоверение», «отчет о выполненной в командировке работе», не говорит о том, что работодатель не должен сформулировать цель командировки, и не вводит запрет на применение перечисленных документов. Поэтому в случае если организация считает целесообразным использовать командировочное удостоверение и другие документы в привычном и удобном для нее формате, рекомендуем указать это в Положении о командировках работников организации.
Однако нельзя не учитывать и того, что в этом случае возможна проблема: принимающая сторона может категорически отказаться ставить отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, ссылаясь на новую редакцию Положения.
