Источник: статья опубликована на официальном сайте IAF (International Accreditation Forum, — ред.), ее автором является Дениз Робитейлл. Она представляет США в соответствующей TAG (Technical Advisory Group, — ред.) при Техническом комитете №176 в Международной организации по стандартизации (ISO - International Organization for Standardization, — ред.). Дениз Робитейлл является также сертифицированным ASQ (Американское общество качества - American Society for Quality, — ред.) аудитором по качеству.
Хорошо, "круто", пожалуй, не самый точный термин. Вам особенно так покажется, если ваш менталитет сформирован стандартизацией . С другой стороны, есть все-таки некоторые улучшения в редакции ISO 9001:2015 , которые заслуживают немного эмоциональной, экспрессивной лексики.
Окончательный проект международного стандарта (FDIS - Final Draft International Standard, - ред.) готов и выходит на голосование, а это значит, что, если даже в тексте проекта будут произведены изменения после подачи голосов, больших последствий для того, как будет выглядеть уже официально опубликованная редакция, поправки иметь не будут. Это делает рассуждения о том, с чем мы будем в итоге иметь дело в новой редакции более обоснованными.
Приняв эту предпосылку, мы можем теперь бросить взгляд на новшества и улучшения ISO 9001:2015, проанализировать, что в обновленном стандарте может послужить к выгоде организации. После трех лет неизбывной тревоги (разработка ISO 9001:2015 началась в 2012, - ред.), мы заслужили, я думаю, хорошие новости. И есть кое-что, оправдывающее надежды. О чем же идет речь?
Термин «предупреждающие действия» исчез из стандарта, тот смысл, который раскрывался данным понятиям, конечно, никуда не делся, он был просто поглощен более общей концепцией «мышления, основанного на риск-менеджменте ». Предупреждающие действия работают с потенциалом возникновения дефектов и проблем, что находится в центре внимания управления рисками также. Увы, но требование о предупреждающих действиях воспринималось организациями, как неудобное и лишь немногие относились к нему со всей серьезностью. То, как концепция риска изложена в ISO 9001:2015 делает внедрение предупреждающих действий более простой задачей, легче и предпринимать нужные действия в нужное время.
Благодаря этому в организации развивается культура «озабоченности последствиями изменений», которая распространяется на все аспекты работы системы менеджмента качества (СМК, - ред.). Каждый подвержен влиянию изменений и, наоборот, каждый может сам управлять изменениями. Изменчивость может быть спровоцирована расширением линейки выпускаемой продукции, уходом важных сотрудников, потерей значимого поставщика, поломкой элемента оборудования, пересмотром требований регуляторов, увеличением продаж и многими другими событиями. Они могут быть незаметными: внесение корректив в бизнес-процесс или замена какого-нибудь инструмента, они также могут быть огромного масштаба: переезд производства за тысячи миль.
Независимо от природы и границ происходящего, должен мгновенно последовать цикл определенных действий: установление характера изменений, оценка риска, принятие решения об ответных действиях, если они нужны и предупреждающие действия.
Стоит отметить еще один фактор, который отличает нынешнее мышление, основанное на оценке рисков от того, что было в редакции ISO 9001:2008 . Появляются альтернативные варианты действий. Старая версия была в этом смысле прямолинейна: предпринять действия для предотвращения потенциальных проблем. Все или ничего. В версии 2015 предусмотрена середина: можно снижать вероятность реализации риска или оптимизировать частотность (frequency, - ред.) его проявления. В примечаниях есть фразеология, позволяющая заняться распределением рисков. Из текста ISO 9001:2015 предельно ясно, что у компании, которая внедряет норматив есть выбор принять решение о взятии риска и не предпринимать ничего, если это признано целесообразным.
Следующий концепт, которым прирастает с выходом ISO 9001:2015 стандарт, играет огромную роль во внедрении мер снижения рисков.
Изменения не плохие и не хорошие сами по себе. Риском или возможностью изменение становится исходя из его влияния на запланированные результаты и намеченные выходы. Степень, с которой результат изменений может быть запланирован, при учете внешних и внутренних аспектов, оказывающих влияние на систему менеджмента качества, и определяет материализуется ли изменение в качестве непредвиденной проблемы или станет отчетливой возможностью. Стандарт четко направляет организацию рассмотреть вопрос о целях изменений, потенциальных последствиях, доступности ресурсов, распределения ответственности и полномочий за изменения.
Несмотря на то, что напрямую изменения посвящен лишь один раздел, управление изменениями в ISO 9001:2015 пронизывает многие элементы СМК по модели ISO. Обновленная редакция весьма близка к тому, чтобы дать компаниям «рыбу» системы управления изменениями: решить, что должно быть сделано; решить, кто будет за это отвечать; делегировать полномочия; обеспечить ресурсы; выполнить план; проверить результаты, - все при постоянном учете внешних и внутренних факторов, которые могут повлиять на организацию и, таким образом, на план.
Что касается целей в области качества, то в них и подавно нет никакой новизны. Что привносит нового ISO 9001:2015, так это руководство по вопросу о достижении поставленных целей. Если точнее, то обновленный норматив устанавливает: что именно нужно сделать для достижения цели, оказываются затронутыми такие вопросы, как ресурсы, ответственность, сроки, методы оценки результатов.
На мой взгляд, эти изменения окажут крайне позитивное влияние и, может статься обратят цели, которые на поверку оказываются пустыми декларациями, в живую формулировку приоритетов, к которым на самом деле движется компания. «Это наш текущий статус. Вот где мы хотим быть. Это то, что мы будем делать, чтобы попасть туда». Новые акценты, которые ISO 9001:2015 расставляет в вопросе целей в области качества делают эффективными требования по распространению среди сотрудников информации о целях. Просто, то, как данная проблематика освещена в ISO 9001:2015 делает практически невозможной не распространять эту информацию. Чем больше людей вовлечены в СМК, тем более интенсивное движение в желаемом направлении вы будете наблюдать.
Это очень «круто», насколько вообще можно сказать «круто» про стандарт. Я, вообще-то, очень переживала, с чем мы столкнемся с этой «документированной информацией », но, кажется, я вижу свет в конце тоннеля. Вам, наверняка, хорошо знакомы модули для испытаний и формы закупок из вашей ERP системы, вместе с техническими индикаторами (min/max levels, - ред.), управлением складом, «Crystal Reports» (элемент SAP, - ред.), Гербер файлы, файлы «Solid Works», EDI-транзакции, продажи электронной коммерции, электронные письма, цифровые фотографии? Вы знаете, все формы и документы, которые вы используете ежедневно и работа с которыми происходит не совсем гладко, есть ли простые и понятные записи и документы? «Вся эта ерунда» - это и есть документированная информация. Просто, вы получите большую гибкость в том, как вы управляете информацией. Не надо будет засовывать «квадратные колышки» в «круглые отверстия» только для того, чтобы сертификационный аудитор был счастлив (Впрочем, нужно отметить, что кроме шести обязательных процедур и раньше была обеспечена гибкость, но только в том смысле, что прежняя редакция появилась задолго до того, как большая часть из перечисленных элементов ERP и делопроизводства стали мэйнстримом, можно так сказать, что стандарт был бесполезен в этих аспектах).
Различие между записями и документами в ISO 9001:2015 не исчезает. Стандарт дает одну необычайно полезную подсказку. Все, что раньше называлось документами нужно «поддерживать в рабочем состоянии» (maintain, - ред.). А то, что относилось к записям нужно по ISO 9001:2015 сохранять (retained, - ред.). Просто запомните, что документы описывают, какую работу вы выполняете, а записи фиксируют, что уже сделано. Например, процедура - это живой документ, который периодически нужно редактировать, когда ситуация этого требует и «поддерживаться в рабочем состоянии». Формы заказов на закупку или продаж представляют собой записи того, что уже произошло. Эти записи сделаны по факту и их нужно «сохранять». Будет правильным сказать, что сегодняшние документы - это в будущем записи, скажем, старая процедура архивируется и становится записью о том, как вы делали что-нибудь.
Я считаю, что произведенные в ISO 9001:2015 изменения и усовершенствования будут иметь огромный положительный эффект для компаний. Понадобится ли много усилий, чтобы внедрить их в практику? Да, конечно. Проблема заключается в том, чтобы преодолеть затруднения и научиться управлять изменениями, чтобы наслаждаться открывающимися возможностями. Почти как раскусывать конфетку «Tootsie Roll Pop», чтобы добраться до шоколадной сердцевины. Ну, может не так «круто».
Перевод: сотрудник Центра по сертификации и лицензированию «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.
Читать на сайте 1CERT.RUВ пункте 4.2.1 стандарта ISO 9001:2008 говорится, что для системы менеджмента качества (СМК, - ред.) необходимы Политика в области качества, Цели в области качества , Руководство по качеству , а так же документированные процедуры, требуемые стандартом . Необходимые документированные процедуры перечислены в пунктах 4.2.3 «Управление документацией», 4.2.4 «Управление записями», 8.2.2 «Внутренние аудиты (проверки)», 8.3 «Управление несоответствующей продукцией», 8.5.2 «Корректирующие действия», 8.5.3 «Предупреждающие действия». Проект ISO 9001:2015 использует термин «документированная информация» для обозначения сразу и документов, и записей . Нужно смотреть на требование в контексте, чтобы понять: что именно требуется в конкретном случае. Например, подпункт 4.3 устанавливает, что область применения системы менеджмента качества должна быть доступна как «документированная информация» - подразумевается документация, а не записи. Кстати, раздел, посвященный вопросу об области применения СМК - это все, что осталось от положений, касающихся Руководства по качеству из действующей редакции. Пункт 5.2 проекта ISO 9001:2015 утверждает, что Политика организации в области качества должна быть доступна в качестве «документированной информации», то же самое сказано в пункте 6.2 по поводу целей в области качества.
Документированная информация выступает одной из форм
представления свободной информации. Легальное определение
документированной информации закреплено в ст. 2 Федерального
закона «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации». В соответствии с указанной статьей под
документированной информацией понимается зафиксированная
на материальном носителе путем документирования информация
с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или
в установленных законодательством РФ случаях ее материальный
носитель. Более развернутое определение документа дается
в ст. 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре
документов», согласно которой документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения" 11 .
Из данных определений вытекают три основных признака документа.
Первый из них - наличие материального носителя информации.
В качестве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты
материального мира, включая вещи и физические поля, в которых
находят свое отражение определенные сведения. Одни и те же
сведения могут быть зафиксированы на различных материальных
носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители,
документы, в которых информация представлена
в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео-и звукозаписи.
Вторым признаком документированной информации является
идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это
достигается путем присовокупления к содержательной стороне
сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют
установить источник и назначение информации, время
ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в приведенных выше определениях, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.
Действующее информационное законодательство, и прежде всего
5.4. Режим /документированной информации Стр. 2 из 6
базовый для сферы информационных отношений Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет основные, главным образом рамочные правила документирования информации.
Согласно ст. 11 указанного Закона законодательством РФ или
соглашением сторон могут быть установлены требования
к документированию информации. При этом в федеральных органах
исполнительной власти документирование информации осуществляется
в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила
делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
В настоящее время общие требования к функционированию служб
документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами
в федеральных органах исполнительной власти - министерствах,
службах и агентствах установлены Типовой инструкцией
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденной приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 . Кроме того, в сфере
документирования информации действуют ГОСТ Р 6.30-
97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Понятие
Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель (где информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления).
Структура
Из термина «документированная информация (документ)», содержащегося в упомянутом законе, вытекают три основных признака документа.
Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.
Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.
Свойства
Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность , т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота , которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.
Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.
Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.
С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.
Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна . Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации - её доступность , т.е. возможность получения потребителем.
Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность , т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Документированная информация. Классификация информационных ресурсов Российской Федерации. Электронная цифровая подпись. Обязательный экземпляр документа.
Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.
В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель 1 .
Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде 2 .
Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации 3 .
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение 4 . Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.
Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:
зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;
зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.
Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий 5 . Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости – установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства 6 .
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти 7 .
Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии 8 , в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» 9 . Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством 10 . Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.
Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе 11 .
Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.
Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :
порядок документирования информации;
право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
порядок правовой защиты информации.
Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей – производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему – от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.
Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .
Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.
Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.
Система менеджмента качества организации должна включать документированную информацию, требуемую ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Системы менеджмента качества. Требования», а также определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.
Объем документированной информации системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг; сложности процессов и их взаимодействия; компетентности работников.
Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000. Основными объектами документирования в СМК становятся процессы.
К документам, применяемым в СМК, относятся:
по применять к конкретной продукции, проекту, контракту. В ряде случаев, когда речь идет о достаточно сложных и длительных работах, план качества представляют в виде программы качества. Планы качества являются составной частью бизнес-плана.
План качества должен определять конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности по каждому возводимому объекту и каждому запланированному в строительной организации процессу, направленному на обеспечение конкретных требований к выполняемым работам и возводимым объектам. Этот план может иметь, например, форму карты технологического процесса, документально оформленной методики или рабочей инструкции, компьютерной программы для автоматизированного процесса, графика или чертежа, рабочего листа.
Стандарты организации являются нормативными документами, утверждаются руководителем и применяются только в данной организации. Они определяют организационные связи и обязанности подразделений и исполнителей, порядок организации и выполнения работ по обеспечению качеством, т.е. регламентируют специальные функции управления качеством. Стандарты устанавливают правила, общие принципы, требования, касающиеся определенных видов деятельности или объектов стандартизации. Объектами стандартизации могут быть применяемые только в данной организации технологические процессы и требования к ним, а также процессы организации и управления производством, в том числе и управления качеством.
Примерами стандартов строительных организаций могут служить такие, как «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Закупки. Оценка поставщиков», «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Управление производственными процессами» и др.
Инструкция по качеству - документ, содержащий требования к действиям, которые необходимо выполнить в системе качества. Рабочие инструкции (по закупкам, контролю качества, проведению технологических операций) носят более детализированный характер, чем процедуры. Примером могут служить такие рабочие инструкции по качеству, как «Составление отчета по результатам внутреннего аудита», «Подготовка к работе контрольно-измерительного средства», «Нанесение на изделие защитного покрытия» и др. Чаще всего рабочие инструкции содержат подробное описание способов выполнения
ш индивидуальных заданий. Эти инструкции необходимы в том случае, если их отсутствие может оказать прямое воздействие на качество продукции. В отличие от руководства по качеству и общеорганизационных процедур, рабочие инструкции являются оперативными документами.
5. Методические документы. Они содержат рекомендации или предложения. Например, методика по оценке качества - документ, устанавливающий один или несколько методов (способов, приемов) осуществления определенной деятельности в системе качества. В отличие от процедуры, определяющей главным образом последовательность выполнения работы во времени, методика определяет один или несколько способов выполнения этой работы. Методика отвечает на вопрос: как (каким образом) делать? Примеры методик по качеству: методика оценивания качества проекта, методика обследования объекта аудита, методика анализа дефектов и отказов продукции.
К методическим документам относят и рабочие инструкции - например, рабочая инструкция для стропальщика, рабочая инструкция.
