Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.
Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.
Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.
Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы). В случае необходимости, вы можете самостоятельно определить сроки хранения необходимых документов, воспользовавшись бесплатным сервисом «Архивист онлайн».
| Индекс дела |
Заголовок дела |
Срок хранения, № статей по перечню, законодательным актам | Наименования подразделений | Примечания |
|---|---|---|---|---|
|
1. Работа с персоналом |
||||
|
Пост. ст.71а |
Упр. по работе с персоналом |
|||
|
Список (штатно-списочный состав) работников |
Пост. ст.74 |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
|
Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка) |
Пост. ст.27а |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Должностные инструкции |
50 л. ст.77а |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные |
50 л. ст.19б |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках |
Упр. по работе с персоналом |
|||
|
Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные |
50 л. ст.695а |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
|
Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках |
5 л. ст.695ж,з |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
|
Личные карточки работников (форма № Т-2) |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
||
|
Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.) |
Пост. ст.656а, 666 |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.) |
50 л. ст.656б, 666 |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним |
50 л. ст.695б |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
|
Трудовые книжки |
До востребования, ст.664 |
Упр. по работе с персоналом |
невостребов анные -75 л. |
|
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
75 л. ст.695в |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Заявления о выдаче справок с места работы |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
||
|
Графики предоставления отпусков |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
||
|
Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства |
Упр. по работе с персоналом |
|||
|
Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним |
Упр. по работе с персоналом |
|||
|
Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала |
Упр. по работе с персоналом |
после истечения срока действия договора |
||
|
Резюме кандидатов на вакантные должности |
5 л. ст.652, 663 |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Листы интервью с кандидатами на вакантные должности |
5 л. ст.652, 663 |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Договоры об обучении |
5 л. ст.443,721 |
Упр. по работе с персоналом |
после истечения срока действия договора |
|
|
Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов |
До минования надобности ст.712б |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
||
|
Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению |
До востребования ст.664 |
Упр. по работе с персоналом |
невостребованные -75 л. |
|
|
Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании |
До замены новыми ст.701б |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
|
Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям |
Упр. по работе с персоналом |
|||
|
Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации |
5 л. ст.719, 733 |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
|
Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами |
Пост. ст.173, 648 |
Упр. по работе с персоналом |
||
|
Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений |
Упр. по работе с персоналом |
|||
|
Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников) |
Упр. по работе с персоналом |
|||
|
Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников |
Упр. по работе с персоналом |
|||
|
2. Охрана труда |
||||
|
Инструкции по охране труда и технике безопасности |
Пост. ст.27а |
Гр. охраны труда |
||
|
Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда |
45 л. ЭК ст.602 |
Гр. охраны труда |
||
|
Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении |
5 л. ЭК ст.603 |
Гр. охраны труда |
||
|
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников |
Гр. охраны труда |
|||
|
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций |
До замены новыми ст.619 |
Гр. охраны труда |
||
|
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности |
Гр. охраны труда |
|||
|
Протоколы аттестации по технике безопасности |
Гр. охраны труда |
|||
|
Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу) |
10 л. ст.626а |
Гр. охраны труда |
||
|
Журнал инструктажа по технике безопасности |
10 л. ст.626б |
Гр. охраны труда |
||
|
Журнал проведения аттестации по технике безопасности |
5 л. ст. 626в |
Гр. охраны труда |
||
|
Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором |
Пост. ст.173а |
Гр. охраны труда |
||
|
Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах |
10 л. ст. 1406** |
Гр. охраны труда |
||
|
Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности |
5 л. ЭК ст.605, 607 |
Гр. охраны труда |
в электронном виде и на бумажных носителях |
|
|
Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров |
Пост. ст.645а |
Гр. охраны труда |
||
|
Сведения об авариях и несчастных случаях |
5 л. (1) ЭК ст.629 |
Гр. охраны труда |
(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост. |
|
|
Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий |
Пост. ст.630 |
Гр. охраны труда |
||
Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу и мы вам поможем.
В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.
Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».
Цель создания номенклатуры - установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.
Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:
Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».
Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов.
Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.
Рассмотрим подробнее заполнение формы.
Состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр) индексация.
Так, например, порядковый номер кадровой службы в организации - 12. Если в перечне дел подразделения дело «Служебное расследование» значится под номером 20, то индекс обозначается 12-20. В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела документами о проведении расследования, индекс изменится - 12-20.01.
Локальные и нормативные акты, утвержденные как самостоятельные документы, группируют в отдельные дела. Если же распорядительные документы являются приложениями, то и формируются они вместе с вышеуказанными документами. Например, штатное расписание и изменения к штатному расписанию будут иметь один индекс дела, так же как трудовые договоры и соглашения к трудовым договорам.
Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела. Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о направлении работника в командировку и т.д. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки «Важное», «Переписка» и т.п.
|
Документы по одному вопросу и связанные последовательностью делопроизводства |
Личное дело |
|
|
Документы по одному делу, но не связанные последовательностью исполнения (указывается разновидность документов) |
Документы об обучении персонала (планы, графики, программы и др.) |
|
|
Приложения к какому-либо документу |
Документы к приказам о проведении служебных расследований (объяснительные записки, акты и др.) |
|
|
Группировки документов одной разновидности (во множественном числе) |
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников) |
|
|
Переписка с разными корреспондентами (указание, с кем и по какому вопросу) |
Переписка |
Переписка с учебными заведениями о прохождении стажировки студентами |
|
Переписка с определенными корреспондентами (указывается только общее видовое название) |
Переписка с ООО «Ромашка» о прохождении медицинских осмотров работниками |
|
|
Плановая или отчетная документация (указываются периоды, за которые составлены документы) |
Отчеты или планы |
Годовые отчеты по движению кадров |
|
Журнал, приказ, |
Журналы учета: о приеме работников. Том 1. О переводе. Том 2. Об увольнении. Том 3. |
По правилам делопроизводства дело должно содержать не более 250 страниц при толщине не более 3-4 см. При большом объеме дела его обычно разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание общего заголовка.
Заполняется по окончании календарного года. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» вносится запись «не формировалось».
Сроки хранения документов регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11). Следует учитывать, что Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.
Указывается дополнительная информация относительно дел.
В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях, совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.
Следует обратить внимание и на содержание в Перечне других специальных отметок, которые относятся к срокам хранения документов. Ниже приведена схема отметок в определенных случаях.
По окончании календарного года работник, ответственный за ведение номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и количество дел с постоянным, временным (до 10 лет) и временным (свыше 10 лет) сроком хранения.
При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.
При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца.
Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.
Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.
В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.
Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения - либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).
Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее - Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила).
Первый этап составления номенклатуры - это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей - у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.
Второй этап - заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).
К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.
Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.
Пример 1. Форма номенклатуры дел
Заполняем графы номенклатуры дел
Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.
Например , порядковый номер отдела кадров организации - 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения - 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».
Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.
Например , Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство "Сенатор"», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда . Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.
Графа 3 «Количество дел» . Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).
Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).
Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведе нием и выверкой представленной коллегами информации.
Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.
Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.
Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.
В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).
Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров
Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров - не исключение.
Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых - учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.
Ежегодное уточнение номенклатуры дел - это:
В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):
Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год
а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:
Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.
При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.
Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)
Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.
Обратиет внимание!
Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).
Например , если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.
Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.
Например , в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. - 25-06» .
Выводы:
В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.
При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.
Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел. А вот если выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.
Очень подробно вопросы по , а также методике в предыдущих публикациях были уже рассмотрены в подробностях. Кому интересно – посмотрите. Раз вы читаете данную статью, то очень велика вероятность, что вам как раз будет интересно.
Для определения сроков хранения использован последний действующий 2010 года, просмотреть или скачать его можно по ссылке. Там же (по ссылке) имеются сведения о других повсеместно используемых перечнях документов. Если для организации, в которой вы работаете, составлен ведомственный или отраслевой перечень, то естественно необходимо оформлять ссылки на статьи и сроки хранения согласно такому перечню.
У вас есть возможность получить приведенный в статье в формате doc. Буду надеяться, что данная статья оказалась полезной в плане организации делопроизводства.
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме.
На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п.
Но как разобраться в таком огромном объеме документов?
Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел.
Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот.
Рассмотрим, что же это такое - номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте.
Содержание номенклатуры дел отдела кадров, образец
Как показывает практика, каких либо специфических знаний деятельность по составлению перечня документации предприятия не требует, однако это не значит, что в данном вопросе не следует придерживаться правил делопроизводства.
Вообще перечень дел для облегчения работы с ним, имеет вид таблички, в которой указаны следующие данные:
Условно ее можно разделить на два столбца: «Название графы» и «Содержание графы». Итак:
Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.
Индекс состоит из:
Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть - структурное подразделение. Вторая часть - порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.
Типы номенклатуры дел
Она может быть:
Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства. Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца.
Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.
