Начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ
Окончила юридический факультет МГУ им. М.В. Ломоносова
Более 10 лет работает в центральном аппарате Фонда социального страхования РФ
Беседовала корреспондент ГК А.В. Хорошавкина
В поликлиниках увеличились очереди: врачи, которые славятся плохим почерком, печатными буквами медленно и старательно заполняют новые бланки больничныхПорядок выдачи листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее - Порядок) . Они очень боятся ошибиться, ведь иначе придется все переписывать заново. А потом, когда выздоровевшие пациенты приносят больничные в бухгалтерию, начинают бояться бухгалтеры. Ведь если пропустишь ошибку врача или, не дай бог, ошибешься сам, ФСС не примет расходы. А если больничный вдруг окажется поддельным, а вы не заметили - страшно даже подумать, что может произойти...
Для того чтобы хоть немного развеять эти страхи, мы обратились в Фонд социального страхования.
Татьяна Митрофановна, для чего потребовалось менять бланки больничных листов?
Т.М. Ильюхина: Главная причина - прежний бланк технически не соответствовал современным требованиям. Ведь заполнить и обработать его можно было только вручную. Но теперь медучреждения будут заполнять больничные с помощью специальной программы, она уже разработана и есть на сайте ФСС.
Еще один существенный недостаток старого больничного - при небольшом размере листа в него вносился значительный объем информации, причем с двух сторон. Его было неудобно и заполнять, и обрабатывать.
Кроме того, в последнее время участились случаи фальсификации и продажи поддельных больничных. Поэтому необходимо было ввести дополнительные средства защиты бланков.
Новый бланк листка нетрудоспособности лишен этих недостатков. Он больше по размеру: формата А4, а не А5. И, главное, он соответствует современным техническим стандартам: машиносчитываемый и имеет многоступенчатую степень защиты.
Например, в правом верхнем углу нового бланка нанесен уникальный штрих-код с комбинацией из 12 цифр. В левом верхнем углу используется бинарный код. Пока медучреждению его заполнять не обязательно, ведь сделать это можно только с помощью специальной техники. Но скоро такая техника появится в лечебно-профилактических учреждениях и этот код станет неотъемлемой частью больничного листа. В нем будут закодированы причина нетрудоспособности, отметки о нарушении режима, родственная связь (если больничный выдается по уходу за членом семьи) и другая необходимая информация.
Эту информацию будут при проверке больничных листов считывать сканером сотрудники отделений ФСС. Применение кодов позволит оперативно обработать и передать информацию.
Но ведь преступный мир тоже совершенствует свои методы. Наверное, будут попытки подделать и новый бланк. Как по внешним признакам отличить настоящий больничный лист от поддельного?
Т.М. Ильюхина: Подлинный листок нетрудоспособности голубого цвета, в середине немного светлее, а по краям темнее со слабым уклоном в сиреневый. Бумага на ощупь напоминает ту, на которой печатают деньги. На просвет на ней видны водяные знаки - круглый логотип Фонда в окружении колосьев и буквы «ФСС РФ».
На бумаге есть разноцветные волокна длиной около 4 мм. Подделать такую бумагу сложно. Поэтому на фальшивом больничном вряд ли будут водяные знаки и волокна.
Кроме того, типографский текст на листке нетрудоспособности выполнен специальной краской - в инфракрасном излучении он не виден. Проверить это можно обычным сканером для выявления фальшивых купюр.
Нижняя часть листка нетрудоспособности (так называемый корешок) - после линии отреза - остается в медучреждении, пациентам ее не выдают. Поэтому если работник принесет вам листок нетрудоспособности с двумя штрих-кодами - это наверняка подделка, от которой забыли отрезать низ.
На оборотной стороне листка нетрудоспособности приведена памятка - информация по заполнению бланка.
Одно из требований - заполнять больничный на компьютере или черной ручкой - гелевой, капиллярной или перьевой. Что предпринять, если врач при заполнении своей части больничного использовал шариковую ручку синего цвета?
Т.М. Ильюхина: Если ошибся врач, такой больничный принять нельзя, работнику придется обратиться в медучреждение с просьбой заменить больничный листок на новый, правильно заполненный. И это не простые придирки. Я уже говорила о том, что одна из степеней защиты - волокна (как на банкнотах). Некоторые из таких волокон - синего цвета. Если заполнить больничный синей ручкой, при сканировании синие чернила будут сливаться с волокнами, что затруднит распознавание документа. А текст, написанный шариковой ручкой, сканер вообще не сможет распознать. ФСС расходы на выплату пособия по такому больничному листу не примет.
А как быть, если ошибся бухгалтер, заполнив свою сторону не той ручкой?
Т.М. Ильюхина: В этом случае запись, сделанную бухгалтером синей шариковой ручкой, следует аккуратно зачеркнуть и на обороте сделать запись черной гелевой или капиллярной ручкой.
Можно ли на больничном ставить подписи врача, главного бухгалтера, директора синей ручкой?
Т.М. Ильюхина: Нет, эти подписи тоже должны быть проставлены черной гелевой, капиллярной или перьевой ручкой.
Могут ли в поликлинике, прежде чем выдать больничный, потребовать от больного принести справку от работодателя с наименованием организации? Или такие требования неправомерны и в медучреждении должны заполнить поле «место работы» со слов больного?
Т.М. Ильюхина: Требование медицинской организации представить справку с места работы застрахованного лица с указанием названия этого места работы неправомерно. Поле «место работы - наименование организации» заполняется со слов больного.
Конечно, понятно, что так работники медучреждения стараются подстраховаться от ошибок и неточностей. Ведь в поле «место работы - наименование организации» можно написать не более 29 символов. Наименование организации можно написать полностью или в сокращенном виде, в том числе в виде аббревиатуры.
Но иногда даже сокращенное название не помещается. Тогда его можно еще сократить. Такое сокращение должно быть корректным. В этом случае территориальный орган ФСС может идентифицировать страхователя по регистрационному номеру, указанному в разделе «Заполняется страхователем». Так что если работник медучреждения сократит название организации и получится, что оно не совпадает с принятым в самой этой организации, это не должно быть поводом для отказа в зачете расходов компании на выплату пособия по временной нетрудоспособности.
Из-за каких ошибок при заполнении медучреждением листка нетрудоспособности ФСС может отказать работодателю в возмещении пособия, а значит, работодателю нужно потребовать от работника переоформить больничный? Вот какой список возможных ошибок прислали наши читатели:
буквы выходят за границы ячеек или соприкасаются с ними;
в ячейках стоят лишние пробелы между буквами, точки или же нет пробела между инициалами;
буквы в ячейках строчные, а не заглавные;
записи сделаны не с первой ячейки;
печать поликлиники плохо видна;
печать медучреждения попала на границы ячеек;
вместо печати «Для листков нетрудоспособности» стоит печать «Для больничных листков»;
врачи поставили подписи в одну строчку.
Т.М. Ильюхина: Листок нетрудоспособности будет считаться испорченным и подлежит замене на новый, если:
Врач сделал записи не с первой ячейки, не заглавными и не печатными буквами;
Печать медицинской организации не читается или попала на границы ячейки и из-за этого не читается текст;
Подписи врачей стоят в одной строке.
Если врач написал в наименовании организации кавычки, точки, запятые, тире - это не основание для переоформления листка нетрудоспособности. ФСС не должен отказать в назначении и выплате пособий по такому больничному.
Печати медицинской организации, учреждения медико-социальной экспертизы могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки информационного поля бланка. Если печать все же попала на ячейки информационного поля, то она не должна препятствовать распознаванию символов, указанных в этих ячейках.
Не является серьезным нарушением, если инициалы врача написаны с пробелом в одну ячейку. Остальные лишние пробелы между буквами (например, если слова - через два пробела) недопустимы.
Но ведь пока больничные не сканируются и не так важно, что ячейки плохо читаются?
Т.М. Ильюхина: Пособие по больничному выплачивается не более чем за 3 года, предшествующих обращению за нимст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» . А листки нетрудоспособности, являющиеся основанием для выплаты пособия, хранятся 5 лет. Так что, хотя пока больничные не сканируются, могут возникнуть ситуации, когда пособие по больничному будет выплачено через год, два или три, когда они уже будут сканироваться.
Ребенку 3 года и 5 месяцев. При заполнении больничного врач указал в листке нетрудоспособности в строке «возраст (лет/мес.)» в первых двух ячейках «03», в других двух ячейках - «05». Нужно ли потребовать от работника, чтобы в поликлинике переоформили больничный лист?
Т.М. Ильюхина: Нет, больничный лист можно не переоформлять.
Можно ли принять у работника больничный лист, если он его складывал и на нем остались следы от сгибов?
Т.М. Ильюхина: Если при заполнении листка нетрудоспособности соблюден порядок заполнения, нет никаких ошибок в заполненных строках и графах, но листок имеет сгибы (заломы), то нет оснований не принимать такой листок нетрудоспособности к оплате.
А теперь вопросы о том, как бухгалтеру заполнить свою часть больничного листа. Надо ли заполнять строки «Средний заработок для исчисления пособий», «Средний дневной заработок» с первой ячейки (или это не имеет значения)?
Т.М. Ильюхина: Все записи в специально отведенных ячейках проставляются начиная с первой ячейкиабз. 2 п. 56 Порядка .
Таким образом, заполнять строки «Средний заработок для исчисления пособий» и «Средний дневной заработок» следует с первой ячейки. Если остаются пустые ячейки, то они не прочеркиваются.
Если бухгалтер заполнил эти строки не с первой ячейки, он должен внести исправления на обороте больничного, заверив их подписью и печатью.
Средний дневной заработок работника за расчетный период равен нулю. Что нужно указать в листке нетрудоспособности в строке:
«Средний заработок для исчисления пособия» - «0» или «110664» (средний заработок, рассчитанный исходя из МРОТ (4611 руб. х 24 мес.));
«Средний дневной заработок» - «0» или «151,59» (средний дневной заработок, рассчитанный исходя из МРОТ (4611 руб. х 24 мес. / 730)).
На местах отделения ФСС отвечают на этот вопрос по-разному.
Т.М. Ильюхина: В строке «Средний заработок для исчисления пособия» листка нетрудоспособности указывается сумма из расчета 1 МРОТ за каждый месяц расчетного периода: 110 664 руб.
В строке «Средний дневной заработок» - размер среднего дневного заработка работника, исчисленного исходя из МРОТ: 151,59 руб.
Какую сумму пособия по временной нетрудоспособности нужно указывать в строке «ИТОГО начислено» нового листка нетрудоспособности (с учетом НДФЛ или без НДФЛ)? Дело в том, что отделения ФСС на местах давали противоречивые разъяснения по этому поводу.
Т.М. Ильюхина: В строке «ИТОГО начислено» указывается общая сумма, подлежащая выплате застрахованному лицу, то есть без учета суммы НДФЛп. 66 Порядка ; Письмо ФСС РФ от 08.09.2011 № 14-03-14/15-10022 . Но если бухгалтер заполнил эту строку с НДФЛ, надо просто зачеркнуть неправильные цифры, а на обороте написать сумму без НДФЛ и заверить исправление.
Если был переоформлен первичный листок нетрудоспособности, нужно ли переоформлять больничный, выданный в его продолжение, ведь на нем будет стоять номер первоначально выданного листка нетрудоспособности, а не переоформленного?
Т.М. Ильюхина: По данному вопросу направлен запрос в Минздравсоцразвития России.
Работнику в продолжение первичного больничного были выданы еще два листка нетрудоспособности. Номер какого больничного должен быть указан на третьем листке нетрудоспособности: первичного или второго, выданного в продолжение первичного больничного?
Т.М. Ильюхина: В строке «Выдан листок (продолжение) №» указывается номер продолжения листка нетрудоспособностип. 62 Порядка . При длительной нетрудоспособности, когда оформляется несколько листков нетрудоспособности, в каждом последующем листке указывается номер предыдущего больничного. То есть в вашей ситуации на третьем листе указывается номер второго листка.
Между датами окончания предыдущего больничного листка и выдачи нового не должно быть разрыва, ведь это один страховой случай.
Женщина по окончании отпуска по беременности и родам обратилась к работодателю за пособием при рождении ребенка, а также написала заявление на отпуск по уходу за ребенком и на ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Ее супруг - индивидуальный предприниматель. Достаточно ли ей для получения пособий представить справку от его имени о том, что он пособие не получал, или нужна справка из органов соцзащиты?
Т.М. Ильюхина: Нет, такой справки недостаточно. Если муж, являясь индивидуальным предпринимателем, добровольно уплачивает страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, справку о том, что ему не назначалось и не выплачивалось ежемесячное пособие по уходу за ребенком, он должен получить в своем отделении ФСС.
А если он не состоит в добровольных правоотношениях по обязательному социальному страхованию, он должен представить такую справку из органов социальной защиты населения.
Не потребуют ли от него в органах соцзащиты, прежде чем выдать свою справку, справку из ФСС о том, что он не уплачивает добровольно взносы?
Т.М. Ильюхина: Нет, органы соцзащиты такие справки требовать не должны.
Как быть, если в поликлинике отказываются переоформлять неправильно оформленный больничный?
Т.М. Ильюхина: Надо обратиться в вышестоящий по отношению к поликлинике территориальный орган здравоохранения или в территориальный орган ФСС РФ.
С 1 июля 2011 года был введен новый бланк листка нетрудоспособности, который теперь является защищенной полиграфической продукцией со степенью защиты уровня "В". Именно по этой причине были установлены жесткие правила заполнения листка печатными буквами только в пределах границ ячеек капиллярной или перьевой ручкой исключительно черного цвета. Как быть, если запись сделана шариковой ручкой синего цвета?
Ячейка - это не поле
В одном ООО руководитель и главный бухгалтер подписали листок нетрудоспособности синей пастой. ФСС на это заявил, что больничный лист является не только документом, удостоверяющим нетрудоспособность гражданина и подтверждающим его временное освобождение от работы, но и основным финансовым документом, служащим основанием для назначения и выплаты пособий. А финансовые документы, заполненные с нарушением порядка их заполнения, к оплате не принимаются.
ООО на это заявило, что подпись руководителя организации и главного бухгалтера не являются записью, вносимой при заполнении листка нетрудоспособности, и что место для подписи руководителя организации и главного бухгалтера не является одной из ячеек и для него в Порядке выдачи листков нетрудоспособности (утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок)) используется слово "поле". Представители ФСС возразили, что листок един и Порядок не устанавливает разграничения между ячейками и полями.
ФАС ЗСО в Постановлении от 21.01.2014 N А27-8345/2013 согласился с доводами ООО и решил, что подписи руководителя и главного бухгалтера соответствующего юридического лица лишь удостоверяют внесенные в листок нетрудоспособности сведения и могут быть выполнены шариковой ручкой синего цвета.
В другом листке нетрудоспособности синей ручкой расписался врач. Право на это в суде было подкреплено аж тремя доводами:
- во-первых, в случае признания подписи врача "записью в листке нетрудоспособности" пришлось бы признать и необходимость выполнения указанной записи печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств, что не соответствует существу подписи должностного лица, всегда выполняемой соответствующим лицом (в рассматриваемом случае - врачом, выдающим листок нетрудоспособности) прописью с сохранением характерных черт почерка данного лица;
- во-вторых, согласно п. 56 Порядка для записей в листке нетрудоспособности предусмотрены соответствующие ячейки, в то время как в отношении подписи врача в этом же пункте говорится "графа";
- в-третьих, правила проставления в листке нетрудоспособности подписи врача Порядком каким-либо образом не регламентируются (решение Арбитражного суда Кемеровской области от 07.08.2013 N А27-8345/2013).
Претензии к писателю, а не к читателю
В ходе проверки оформления листка нетрудоспособности, выданного работнику ОАО, ФСС выявил недочеты: медработник внес исправления в листок пастой синего цвета. На этом основании ФСС отказался возмещать суммы, выплаченные по этому листку.
Однако суд установил, что возможность организации-страхователя представить в ходе проверки страховщику исправленные листки нетрудоспособности предусмотрена Постановлением ФСС от 07.04.2008 N 81 "Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам".
Согласно п. 61 Методических указаний при наличии нарушений отделение фонда в ходе проверки дает возможность исправить (устранить) нарушения, либо принимает решение о непринятии к зачету расходов на основании акта проверки, либо принимает меры к ЛПУ, выдавшему листки нетрудоспособности с нарушением порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности.
Седьмой арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 24.10.2014 N А27-17292/2013 решил, что внесение исправлений в листки нетрудоспособности пастой синего цвета лишь подтверждает неправомерность действий работника медицинского учреждения и не опровергает факта наступления страхового случая, что свидетельствует об отсутствии у страхователя правовых оснований для отказа в оплате листка нетрудоспособности.
В таком случае п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" предусмотрено право Фонда на предъявление исков к медицинским организациям о возмещении суммы расходов на страховое обеспечение по необоснованно выданным или неправильно оформленным листкам нетрудоспособности. Фонд не доказал, что перечисленные недостатки в оформлении листов нетрудоспособности влияют на данные, имеющие существенное значение для принятия к зачету расходов по обязательному социальному страхованию.
Учитывая, что факт наступления утраты трудоспособности работником ОАО и оплаты указанного листка нетрудоспособности подтвержден и не оспаривается Фондом, оснований для непринятия к зачету расходов ОАО на выплату пособия суд не усмотрел.
Все любят легкие пути
ФСС обнаружил, что в таблице листка нетрудоспособности "Освобождение от работы", в графе "По какое число", две первые цифры даты написаны гелевой ручкой синего цвета. Однако вместо того, чтобы оформить новый листок, в медучреждении синие буквы обвели чернилами черного цвета. Проверяющий заявил, что заполнение листка нетрудоспособности гелевой ручкой чернилами синего цвета не допускается и считается ошибкой. В соответствии с п. 56 Порядка при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него оформляется дубликат листка нетрудоспособности. Таким образом, страхователь произвел расходы по листку нетрудоспособности, выданному медицинской организацией в нарушение установленного порядка. Следовательно, выплата по этому листку не может быть принята к зачету.
ООО обжаловало данное решение в суде, заявив, что это всего лишь технический недочет заполнения, что все записи в листке нетрудоспособности читаются.
Однако суд обнаружил, что акт проверки составлен и подписан главным специалистом - ревизором Фонда.
Тем не менее в п. 48 Постановления Пленума ВАС РФ от 28.02.2001 N 5 разъяснено, что под актом ненормативного характера, который может быть оспорен в арбитражном суде путем предъявления требования о признании акта недействительным, понимается документ любого наименования (требование, решение, постановление, письмо и др.), подписанный руководителем (заместителем руководителя) органа. При этом под ненормативным актом понимается акт органа, который обязателен для исполнения и влечет правовые последствия.
Арбитражный суд Кемеровской области в Определении от 03.06.2014 N А27-5189/2014 заявил, что, несмотря на наличие в акте указаний на обстоятельства, установленные в ходе проверки, указанный акт не содержит обязательных предписаний, распоряжений, влекущих юридические последствия, не устанавливает прав и не возлагает на страхователя каких-либо обязанностей, не содержит властных предписаний и не является обязательным для исполнения страхователем.
Дубликат - без срока давности
Проверяющему из ФСС не понравилось, что в графе "Освобождение от работы" листка нетрудоспособности запись выполнена чернилами синего цвета. Тогда представитель ТСЖ обратился в медучреждение, где ему взамен дефектного листка нетрудоспособности был выдан дубликат, к которому у ФСС претензий не имелось.
Тем не менее ФСС заявил, что дубликат листка нетрудоспособности, выданный взамен испорченного, не может служить основанием для зачета спорной суммы расходов, поскольку по данному дубликату ТСЖ расходы не понесло.
ВАС РФ в Определении от 14.05.2014 N ВАС-5728/14 указал, что нарушение порядка выдачи листка нетрудоспособности не свидетельствует об отсутствии оснований для выплат пособия по временной нетрудоспособности.
Действующее законодательство, регулирующее спорные правоотношения, не содержит запрета на внесение исправлений в листки нетрудоспособности и не устанавливает периода их внесения в указанные документы, в том числе путем выдачи дубликатов. На этом основании Фонду было отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ.
Аналогичный вывод сделал и ФАС ЗСО в Постановлении от 05.04.2013 N А27-16094/2012.
Вопрос по Листку Нетрудоспособности. Листок заполнен по правилам, черной гелевой ручкой. Но в разделе "Заполняется работодателем" в полях "Подпись" (руководителя, гл. бухгалтера) подписи поставили шариковой ручкой синего цвета. Какие могут быть последствия и есть ли варианты исправления этого момента? Исправить ли ситуацию еще одна подпись рядом с первой уже гелевой ручкой черного цвета?
в данном случае никаких последствий для Вашей организации не будет.
Так как не предполагается каких-либо исправлений в уже заполненном листке, если других ошибок в оформлении больничного нет. Территориальные органы ФСС России могут принимать к оплате листки нетрудоспособности с техническими ошибками (в т. ч. заполненные шариковой ручкой), если такие погрешности:
Такие разъяснения приведены в письме ФСС России от 29 апреля 2013 г. № 14-15/10/5851.
В этом случае еще одну подпись (путем зачеркивания старой) ставить не нужно.
Судьи считают, что подобные нарушения невозможно исправить путем зачеркивания ошибочной записи и внесения на оборотную сторону листка нетрудоспособности правильной (п. 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Ведь подпись будет той же самой.
Суды отмечают, что подписи руководителя или главного бухгалтера организации не являются самостоятельными реквизитами, вносимыми при заполнении больничного листа. Их подписи лишь удостоверяют правильность сведений, указанных в листке нетрудоспособности. Поэтому суды пришли к выводу, что выполнение подписей должностными лицами работодателя ненадлежащей ручкой или чернилами запрещенного цвета не является существенным нарушением. Значит, такой недочет не приводит к отказу в зачете суммы пособия, выплаченного сотруднику (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.14 № А27-8345/2013).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» упрощенная версия.
1.Ситуация: как поступить, если больничный листок заполнили шариковой ручкой
Ответ на этот вопрос зависит от того, какой именно раздел больничного листка заполнен шариковой ручкой: тот, что заполняет врач, или тот, что оформляет работодатель.*
Если же шариковой ручкой заполнен раздел «Заполняется работодателем», то возможны два варианта действий.
Первый вариант, который в частных разъяснениях предлагают специалисты ФСС России, следующий. Записи, сделанные шариковой ручкой, аккуратно зачеркните одной черной чертой. На оборотной стороне больничного повторите эти записи гелевой (капиллярной, перьевой) ручкой черного цвета печатными заглавными буквами. Внесите заверяющую запись «Исправленному верить», заверьте исправления подписью ответственного лица и печатью организации. Такие выводы следуют из пункта 65 Порядка, утвержденного .*
Второй вариант не предполагает каких-либо исправлений в уже заполненном листке, если других ошибок в оформлении больничного нет. Дело в том, что территориальные органы ФСС России могут временно принимать к оплате листки нетрудоспособности с техническими ошибками (в т. ч. заполненные шариковой ручкой), если такие погрешности:*
– не влияют на величину выплачиваемого пособия;
– не препятствуют их обработке в ручном режиме (пока не внедрена автоматизированная обработка листков нетрудоспособности).
Такие разъяснения приведены в .
Чтобы выбрать один из предложенных вариантов, рекомендуем дополнительно обратиться за разъяснениями в местное отделение ФСС России, поскольку позиция территориальных органов этого ведомства в регионах может различаться.
Нина Ковязина , заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Статья: Какие ошибки в больничных листах - не повод для отказа компании в возмещении пособия
Технические недочеты в оформлении больничного листа не препятствуют зачету расходов
ФСС РФ неоднократно разъяснял, что различные технические недочеты в заполнении листка нетрудоспособности не являются основанием для его переоформления и не приводят к отказу в назначении и выплате пособия. Правда, только при условии, что все записи в нем читаются (письма и ).*
Попадание оттиска печати на информационные поля больничного листа - не нарушение
Более того, в указанных письмах ФСС РФ даже перечислил допустимые в больничных листах технические недочеты. Среди них названы ():*
Заполнение полей листка нетрудоспособности прописными буквами, а не печатными;
- попадание отдельных букв на границы ячеек бланка;
- указание слов «врач» или «лечащий врач»;
- наличие пробелов между инициалами врача;
- попадание оттисков печатей медицинского учреждения или работодателя на другие информационные поля.
Суды относят к допустимым техническим недочетам также подписание больничного листа руководителем или главным бухгалтером работодателя шариковой ручкой, а не гелевой либо чернилами синего цвета, а не черного ().*
В принципе все записи в листках нетрудоспособности должны быть сделаны чернилами черного цвета. Использование шариковой ручки не допускается (). Несмотря на эти правила, судьи посчитали, что подобные нарушения невозможно исправить путем зачеркивания ошибочной записи и внесения на оборотную сторону листка нетрудоспособности правильной (). Ведь подпись будет той же самой.*
Кроме того, суды отметили, что подписи руководителя или главного бухгалтера организации не являются самостоятельными реквизитами, вносимыми при заполнении больничного листа. Их подписи лишь удостоверяют правильность сведений, указанных в листке нетрудоспособности. Поэтому суды пришли к выводу, что выполнение подписей должностными лицами работодателя ненадлежащей ручкой или чернилами запрещенного цвета не является существенным нарушением. Значит, такой недочет не приводит к отказу в зачете суммы пособия, выплаченного сотруднику ().*
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
Правда ли это? Ответ: Все записи в новом листке нетрудоспособности можно делать чернилами черного цвета с использованием гелевой, капиллярной или перьевой ручки либо с помощью печатающих устройств. А вот использование шариковой ручки теперь не допускается ни при заполнении листка нетрудоспособности работником медицинской организации, ни при заполнении работодателем. Это технические требования. Черный цвет чернил выбран неслучайно. Одна из степеней защиты - волокна (как на банкнотах), в том числе синего цвета. При сканировании синие чернила будут сливаться с волокнами, что затрудняет распознавание документа.
Внимание
Вопрос: Допустимо ли в графе «должность врача» вместо названия должности врача, превышающего 9 символов (например - аллерголог), написать «врач»? Ответ: Да, графу «должность врача» представляется возможным заполнить следующим образом: врач,или фельдшер, или зубной врач (без указания его специальности); терапевт, педиатр, хирург, лор. При этом сокращение «аллергол» также допустимо. Вопрос: С какого дня будет открыт больничный, если я обратился к врачу после окончания работы? Ответ: Такая ситуация предусмотрена новым порядком выдачи листков нетрудоспособности. Если за медицинской помощью гражданин обратился после окончания рабочего времени и врач признал его временно нетрудоспособным, то по желанию пациента дата освобождения от работы может быть указана со следующего календарного дня.
В дальнейшем планируется отменить указанную справку, и именно сведения, указанные в этой строке, и будут служить основанием для назначения и выплаты этого пособия. Вопрос: Подлежит ли замене листок нетрудоспособности, если в нем подпись, поставленная врачом, выходит за границы отведенного поля? Ответ: Нет, в данной ситуации листок нетрудоспособности не нужно менять на новый бланк. Главное, чтобы подпись врача не попадала на ячейки информационного поля, расположенные слева от подписи.
Вопрос: Можно ли назначить пособие на основании листка нетрудоспособности, который выдан до введения в действие Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 г. № 624н, например 19 июля, если он заполнен чернилами синего цвета? Или такой бланк подлежит замене? Ответ: Поскольку Порядок выдачи листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 г.
Суды: вины компании нет Изучив материалы дела, три судебные инстанции встали на сторону компании и признали решение Фонда недействительным. Вот их аргументация. Во-первых, нарушения в оформлении больничного листа допустило медицинское учреждение, а не организация. Во-вторых, заполнение графы листка нетрудоспособности шариковой ручкой лишь подтверждает неправомерность действий лечащего врача (иного уполномоченного лица) при заполнении больничного листа, но не опровергает наступления факта болезни.
В-третьих, у Фонда есть право предъявлять иски к медицинским учреждениям о возмещении суммы расходов на страховое обеспечение по необоснованно выданным или неправильно оформленным листкам нетрудоспособности (п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
Есть перечень недочётов, которые являются ошибками, но считаются допустимыми и не требуют каких-либо справлений:
Когда в больничном листе не указана организация, ошибки можно избежать, заполняя графу документа на предприятии.
Важно
В Фонде Социального Страхования (ФСС) обычно, при приёме листков трудоспособности, используется регистрационный код организации в ФСС. Поэтому, даже совершение ошибок в рассматриваемой графе не приводит к недопониманию при выплате больничных. С другой стороны, обнаружение неточностей при заполнении является законным основанием для отказа в выплате.
В данной статье квалифицированные специалисты дадут полные ответы на вопросы, касающиеся заполнения больничных листов. Это нужно знать каждому работодателю, потому что правильно заполненный больничный лист поможет возместить рабочему все денежные средства, затраченные на лечение во время периода нетрудоспособности.
Больничный лист представляет собой листок нетрудоспособности, то есть бумажный документ, в котором содержится информация, подтверждающая временную нетрудоспособность рабочего в связи с каким-либо заболеванием. На его основании можно получить возмещение денежных средств из ФСС, которые работник израсходовал на покупку лекарств и лечение.
Специалисты утверждают, что лист нетрудоспособности придуман и разработан не просто так. Он выполняет две важные функции:
При этом следует помнить, что болеющий гражданин может взять сразу несколько таких документов, для подтверждения факта нетрудоспособности в нескольких организациях, в которых он трудится (например, на основании основного трудового договора и договора по совместительству).
Больничный лист обычно выдается медицинским учреждением, в котором проходило лечение работника. Это происходит в таких случаях:
Так как этот документ выдается в основном медицинским учреждением или его сотрудником, то и первая его часть заполняется там же, а остальные части бланка уже заполняет либо сам работодатель, либо ответственное лицо, отвечающее за оформление больничных листов.
Да, такие правила есть:
Ни в коем случае нельзя допускать описок и ошибок в бланке, в противном случае понадобится проводить процедуру оформления дубликата испорченного бланка.
Одним из правил заполнения является правильно записанные данные о самом больном. Как же правильно внести их в больничный лист? Это следует делать только печатными заглавными буквами в каждой ячейке соответствующего поля. Все записи производятся на русском языке, но если в названии организации, в которой работает сотрудник, получающий данный документ, есть буквы какого-то иностранного языка, это не будет являться ошибкой.
Министерство здравсоцразвития нашего государства утвердило приказ № 624н, в котором вмещен Порядок заполнения подобной документации. В Порядке, а именно в пункте 65, указано, что бланк листа нетрудоспособности заполняется определенной ручкой (ни в коем случае не шариковой!):
При этом цвет чернил допускается только черный, использование синего или какого-то другого цвета чернил будет рассмотрено как ошибка, следовательно, придется бланк дублировать.
Действительно, не будет признано за ошибку, если бланк данного документа заполняется с помощью компьютера – письмо № 17-03-09/06-3841П ФСС (от 23.10.2014 года). Также не является нарушением общих правил заполнения бланка больничного листа и комбинирование рукописного текста с компьютерным набором. Например, если начальная часть бланка заполняется сотрудником медицинского учреждения от руки капиллярной ручкой с чернилами черного цвета, а последующие графы – работодателем с помощью компьютера.
Этот вопрос вызывает много споров: следует ли оставлять пустые ячейки в качестве пробелов между цифрами, в названиях организации, при написании фамилии и инициалов работника или врача?
Специалисты отвечают: в государственном документе прописывается, что пробел в виде одной ячейки между написанной фамилией и двумя буквами инициалов, ошибкой считаться не будет. Например: «ВАСИЛЬЕВА ТГ». Вот этот документ – письмо № 14-03-11/15-8605 Фонд Соцстраха (от 14.09.2011 года).
В текущем 2019 году диагноз в бланк больничного листа не вписывается. Для этого существует специальная графа «Причина нетрудоспособности». Она заполняется с помощью специально разработанного двузначного цифрового кода. Эти цифровые коды в обязательном порядке должны соответствовать основанию, по которому выдается данный документ болеющему сотруднику:
Такие предосторожности и кодирование диагноза работника связаны с гарантированным соблюдением врачебной тайны.
Дело в том, что не все организации-работодатели имеют в своем пользовании печати, поэтому этот момент является несущественным, что подтверждается Федеральным законодательством:
Что касается печатей-штампов медицинской организации, то они являются обязательными. Но в связи с соблюдением врачебной тайны существуют печати, на которых не указывается профиль медицинского учреждения:
Но это отсутствие профиля медучреждения на печати, как указано в соответствующей документации, является исключением из общепринятых правил.
Для работодателя есть свои правила, которых следует придерживаться, заполняя больничный лист. Основное и главное из них – это проверка правильности внесения всех данных специалистом медицинского учреждения. В случае выявления каких-либо ошибочных записей либо несоответствий стандартному порядку заполнения бланка этого документа, придется требовать его дубликат у того же медучреждения, где проходил лечение работник (чаще всего за дубликатом он сам же и обращается).
Теперь более подробно о других правилах, которые касаются конкретно внесения в бланк листа нетрудоспособности информации работодателя:
В случае допущенной описки или внесения неверной информации работодатель должен аккуратно зачеркнуть ошибочно сделанную запись, после чего на обороте бланка пишут правильные данные.
Этот вопрос должен решить непосредственно сам работодатель либо руководящий работник данной организации. Чаще всего больничный лист заполняет от имени организации-работодателя один из работников бухгалтерии или отдела кадров. Хотя это могут делать и два работника, так как для каждого отдела существуют свои графы внесения необходимой информации.
