Д анная статья - наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа .
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят ) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора - Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные .
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания . Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
Дополнительными реквизитами протокола являются:
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия , в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
Пример 1
Свернуть Показать
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»
Пример 2
Свернуть Показать
Закрытое акционерное общество «АБВГД»
Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:
Пример 3
Свернуть Показать
Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»
Пример 4
Свернуть Показать
Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности
Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:
Пример 5 Цифровой способ оформления даты
Свернуть Показать
Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Свернуть Показать
04.05.2011 - 05.05.2011
Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.
При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.
Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты
Свернуть Показать
Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Свернуть Показать
Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.
Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).
Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).
Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.
Пример 9
Свернуть Показать
г. Коломна Московской обл.
Пример 11
Свернуть Показать
с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.
В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола
Свернуть Показать
Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола
Свернуть Показать
Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).
Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.
Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.
Пример 14
Свернуть Показать
Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Пример 15
Свернуть Показать
Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.
Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.
Пример 16
Свернуть Показать
Присутствовали: 20 человек (список прилагается)
Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.
Пример 17
Свернуть Показать
Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пример 18
Свернуть Показать
Повестка дня:
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ - кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:
Пример 19
Свернуть Показать
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. - доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
Пример 20
Свернуть Показать
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. - об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Пример 21
Свернуть Показать
Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?
Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.
Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.
Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола "
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Пример 24
Свернуть Показать
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется .
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Пример 25 Отметка о заверении копии протокола
Свернуть Показать
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Особенностям оформления протокола общего собрания участников в ООО и протокола акционеров в АО посвящена статья Сергея Россола "Протокол общего собрания акционеров и участников " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 4" 2011 на стр. 33
О том, как провести общее собрание акционеров / участников в АО и в ООО, читайте статью Сергея Россола "Годовое собрание в хозяйственных обществах " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 3" 2011 на стр. 62
Срок, в течение которого должен быть составлен , прописан в ст. 28.5 КоАП. В соответствии с ним, протокол о свершенном административном правонарушении обязан быть оформлен сразу же после того, как было выявлено.
Если необходимо в дополнение к уже известным фактам выявить остальные обстоятельства по делу или информацию о физ. лице либо сведенья о юр. лице, относительно которых и происходит возбуждение дела об административном нарушении закона, то, согласно с той же статьей, сроки оформления административного протокола могут быть продлены на двое суток с того момента, как выявили административное преступление.
Административный протокол содержит определенную информацию
К информации, которую имеется возможность собрать в срок до 2-х суток с того момента, как выявили правонарушение административного характера, относится следующие:
Данную информацию имеется возможность получить из налоговой организации, ОВД, иных гос.органов, предприятия либо фирмы, где работает лицо, которому грозит привлечение к ответственности, и иных заведений.
Административный протокол: образец
Если осуществляется расследование, протокол об административном преступлении оформляется, когда закончится расследование в сроки, предустановленные ст. 28.7 КоАП. Несоблюдение установленных законодательством сроков формирования протокола об административном преступлении считается неважным минусом протокола.
Такого рода же позиции руководствуется и ВАС. Само по себе несоблюдение срока формирования протокола об , предусмотренного уже упомянутой статьей, не считается причиной, исключающей производство по делу об административном преступлении, если данным протоколом подтверждается факт преступления и он составлен в рамках срока давности, определенного в рамках установленного законодательства.
Согласно ст. 28.8 КоАП протокол (распоряжение из прокуратуры) об административном преступлении отправляется в суд, организацию, должностному лицу, у которых имеются права проводить рассмотрение дела о преступлении административного характера, в течение суток с момента оформления протокола (вынесения распоряжения) об административном преступлении.
В данной статье определено, что протокол об административном преступлении, осуществление коего приводит к административному задержанию, переходит на рассмотрение судье незамедлительно уже после его оформления.
В определенных случаях установленный законодательством срок по заявлению должностного лица, который и занимается рассмотрением дела, имеется возможность продлить:
В некоторых случаях наказание назначается и без составления протокола
Назначение административного взыскания происходит без составления протокола:
Составление административного протокола возможно только определенными лицами
Протоколы об административных преступлениях имеют право оформлять лишь только должностные лица, работающие в органах государственной власти, их структурныхотделах и территориальных органах, лица, которые занимают соответствующие должности в иных муниципальных органах согласно задачам и функциям, которые возлагаются на них , лица, которые занимают соответствующие должности в органах исполнительной власти субъектов РФ при наделении их полномочиями на реализацию правительственного контроля и наблюдения:
В итоге получается, что на составление протокола может уйти как несколько минут, так и несколько месяцев — все зависит от обстоятельств и однозначного ответа нет.
Мнение юриста-эксперта:
В статье рассматривается вопрос о сроках составления протокола об административном правонарушении. Этот срок законом определен – 2 дня. А если требуется проведение дополнительных мероприятий, которые позволили бы установить событие и состав административного правонарушения, то назначается административное расследование сроком 1 месяц. Он может быть продлен, но не более, чем до 6 месяцев.
Следует обратить внимание наших читателей на одно очень существенное обстоятельство. Пока длится административное расследование, срок давности привлечения к административной ответственности идет. А по некоторым правонарушениям он может составлять всего 2 месяца. Отсчитывается этот срок со дня выявления административного правонарушения, а не дня составления протокола. По истечении срока давности привлечения к административной ответственности, дело подлежит прекращению. Наши читатели могут при необходимости воспользоваться возможностью растянуть срок расследования.
На законодательном уровнеупоминается статьей 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ, которая раскрывает основную суть и единые правила составления указанного документа.Протокол об административном правонарушениитребует выяснения и внесения в него следующих сведений.
Написание протокола об административных правонарушениях предполагает дачу разъяснений физическому лицу или представителю организации о правах и обязанностях нарушителя, установленных административным законодательством. О полученных разъяснениях делается запись в составляемом документе.
Лица, в отношении которых составляется протокол (гражданин или доверенное лицо организации), должны быть с ним ознакомлены. При желании эти люди могут оставить запись о своем несогласии с протоколом или разъяснения по сути текста, которые приобщаются к протоколу. Заверяется указанный документ путем проставления подписей уполномоченным работником, составившим протокол, и нарушителем (гражданином или доверенным сотрудником организации), в отношении которого протокол составлен. Если нарушители отказываются протокол подписывать, об этом отдельно записывается в документе.
2-й экземпляр протокола об административном правонарушении выдается лицу, о котором составлен протокол. Фигурант расписывается в получении копии. Также экземпляр получает потерпевший по делу, если таковой имеется. Если лицо, в отношении которого составляется протокол, при этом событии не присутствует, ему высылается экземпляр протокола по почте. Законом отведено на это 3 дня.
Срокисоставленияпротокола об административном правонарушенииможно разбить на 3 группы, в зависимости от ситуации.Протокол об административном правонарушенииможет быть составлен:
Сразу же, то есть в момент обнаружения нарушения закона, протокол пишется тогда, когда все нужные сведения для заполнения бланка протокола и прояснения обстоятельств случившегося установлены. Если нужно выяснить еще какую-то информацию, закон предусматривает возможность составить протокол в течение 2 дней с момента установленного нарушения. Если же в силу совершенного нарушения закона необходимо проведение расследования, то протокол составляется после расследования.
Не знаете свои права?
Административное расследование проводится, когда информацию можно получить только путем проведения экспертиз или других процессуальных действий, занимающих значительное время. Административное расследование в большинстве случаев не должно длиться дольше 1 месяца. Однако в некоторых ситуациях, возможность которых оговорена в п. 5 ст. 28.7 КоАП РФ, этот срок разрешается продлить. Если совершенное нарушение требует осуществления более длительного административного расследования, разрешенный срок оформления протокола об административном правонарушении может увеличиться до 6 месяцев.
Единой формы протокола об административных правонарушениях, утвержденной законодательно, нет. Каждый госорган своими внутренними документами утверждает форму протокола, используемую в работе. Однако по содержанию и внешнему виду эти бланки мало чем отличаются.
Вверху по центру страницы стоит название документа — «Протокол об административном правонарушении» и знак «№», предполагающий проставление при заполнении протокола порядкового номера. Ниже слева необходимо написать число, месяц, год заполнения протокола, а справа — место составления, то есть наименование того населенного пункта, где выявлено нарушение закона и оформляется протокол.
Далее записываются сведения о сотруднике, составляющем протокол (должность, фамилия и инициалы), а также информация о фигуранте. Причем если записываются сведения о гражданине, то указывают не только фамилию, инициалы и паспортные данные, но и адрес — как регистрации, так и фактического проживания, телефон, данные о работе. В отношении организации указываются название, юридический и почтовый адреса, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), а также должность, фамилия, инициалы, реквизиты документа о назначении представителя юридического лица. Как правило, в этой роли выступает директор, а документом является приказ о назначении.
Основное место протокола об административном правонарушении отведено под описание события совершенного правонарушения. Ниже идут пустые графы, позволяющие записать сведения о свидетелях и потерпевших. Заканчивается протокол подписью нарушителя и подписью с расшифровкой сотрудника, оформившего протокол. Лицо, в отношении которого протокол составлен, своими подписями также подтверждает, что его права и обязанности были озвучены, что с протоколом он ознакомился и что копия документа им получена. Информация о получении экземпляра протокола удостоверяется не только подписью, но и проставлением даты вручения.
Ошибки, допущенные впротоколе об административном правонарушениипри оформлении, по своей значимости можно разделить на существенные и несущественные. В соответствии с Постановлением Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», существенным недочетом документа является отсутствие в протоколе информации, упомянутой в ст. 28.2 ч. 2 КоАП (п. 4 Постановления). Это значит, что впротоколе об административном правонарушениидолжны быть заполнены все графы и записана вся информация, о которой упоминалось выше.
Если протокол оформлялся при нарушителе, то должны присутствовать подписи, подтверждающие озвучивание прав и обязанностей, ознакомление с протоколом после оформления. Если же документ был составлен без нарушителя и нет достаточных фактов о сообщении ему о дате и месте оформления протокола, то это будет значительным нарушением процессуальных прав и может привести к отмене протокола и прекращению производства по делу. Вообще, любая ошибка в протоколе, являющаяся, по мнению Пленума Верховного суда РФ, существенной, может повлечь за собой отмену протокола и прекращение производства по делу.
ВАЖНО! Любые исправления в протоколе, особенно в сведениях, перечисленных в ст. 28.2 ч. 2 КоАП, должны быть заверены подписью должностного лица, составляющего протокол, и подписью нарушителя, удостоверяющей, что он с этими исправлениями ознакомлен и согласен.
К несущественным ошибкам в протоколе пленум относит все те недостатки информации, которые могут быть компенсированы в процессе рассмотрения дела по существу. К несущественным недостаткам, и об этом специально упомянуто в постановлении, относится также заполнение протокола в отсутствии нарушителя, если ему должным образом было сообщено о дате и месте составления протокола, но он без повода или по неуважительной причине не появился в назначенном месте в указанное время. Не являются существенными и не несут последствий орфографические ошибки в тексте протокола, если, конечно, это не ошибки в фамилиях.
В некоторых ситуациях оформление протокола об административном правонарушении может и не случиться. Если зафиксировано нарушение, которое не несет большой общественной опасности и за которое предусмотрено наказание в виде предупреждения или штрафа, то протокол не нужен.
В соответствии со ст. 28.6 КоАП составление протокола не требуется, если сразу на месте назначается штраф или предупреждение. Эта ситуация требует вынесения постановления по делу об административном правонарушении, экземпляр которого получает и нарушитель — лично либо по почте, если он отказывается от личного получения.
Но если нарушитель не согласен с вынесенным постановлением (с самим совершением нарушения закона или с примененным к нему взысканием), протокол об административном правонарушении все-таки оформляется и прилагается к постановлению.
Оформление протокола в случае выявления нарушения административных норм - отправная точка производства по делу, которое в конечном счете может привести к применению наказания.
У граждан нередко возникают вопросы о том, сколько времени занимает составление протокола, чем регулируется данный процесс, как не пострадать при составлении протокола от собственного незнания. К счастью, эти и многие другие вопросы уже довольно подробно регулируются российским законодательством.
Административными правонарушениями признаются действия, бездействия, нарушающие правила поведения, установленные в КоАП РФ. К сожалению, их настолько много, что перечислить всё в одной статье не удастся, но в общем виде можно заключить, что это правонарушения с относительно небольшой (по сравнению с преступлениями) степенью общественной опасности: легкий или средний вред здоровью, материальный ущерб небольшого характера, нарушения правил дорожного движения, различных требований и нормативов (требования пожарной безопасности, санитарных норм) и др.
Важно! С полным перечнем административных правонарушений можно ознакомиться в Кодексе об административных правонарушениях России. Это единственный акт, устанавливающий правила поведения в области публично-властных отношений. Некоторые правила лишь упоминаются в статьях, а в полноценном виде представлены в отдельных актах (те же самые Правила дорожного движения).
Дополнительная информация! Законодательством России предусмотрено, что размеры санкций (наказаний) за некоторые виды нарушений могут устанавливаться законами субъектов федерации (например, за ). Однако само деяние как норма все же фиксируется на государственном уровне.
Законом должным образом оговорены все случаи, когда при выявлении нарушения составляются иные акты, либо дело вовсе обходится без них.
Срок составления протокола об административном правонарушении можно узнать, обратившись к статье 28.5 КоАП РФ.
По общему правилу важнейший документ по делу должен быть составлен незамедлительно, при условии, что все обстоятельства по делу выяснены и не требуется выяснения иной информации о событии.
Обратите внимание! В протоколе в обязательном порядке должны быть указаны обстоятельства, обозначенные в статье 28.2 КоАП РФ, а именно: дата и место составления, информация о лице, составившем акт, контактные данные и иная информация о нарушителе, свидетелях и потерпевших, описываются подробности самого нарушения, статья закона, которая предусматривает ответственность за деяние, объяснение правонарушителя по поводу произошедшего.
Возникает вопрос о размытости термина «немедленно». Отметим, что законодательно закрепленного временного отрезка для написания каждого протокола по делу не предусмотрено. Нет и ведомственных разъяснений о том, что на каждый случай написания документов сотрудниками должно быть отведено 15, 30, или, скажем, 60 минут.
На практике реализация сложившегося правила выражается в безотлагательном характере оформления документа. Как только замечено правонарушение, составляется и протокол, что обычно занимает от нескольких минут до получаса в зависимости от характера и сложности правонарушения, участия в нем иных лиц (свидетелей, потерпевших).
Важно! Из-за ограниченности во времени нередко граждане подписывают документы, не ознакомившись с их содержанием, а сотрудники, составившие протокол, не разъясняют гражданам всех их прав и обязанностей. Не стоит пренебрегать этим: в случае, когда не понятны какие-либо положения, зафиксированные в протоколе, следует повременить с оставлением подписи. Можно обратиться к сотруднику и выяснить, о чем идет речь. Много времени это не займет, зато позволит избежать недопонимания.
В случае несогласия с обозначенными обстоятельствами дела, нарушители имеют право оставить свои письменные замечания в соответствующей графе протокола.
Бывает, для написания протокола необходимо дополнительное выяснение обстоятельств дела. Лицо, уполномоченное к оформлению акта, должно восполнить недостающие сведения за 48 часов, которые начинают течь с момента выявления нарушения. В такой ситуации правонарушитель вызывается в орган, в котором был составлен протокол, для получения его копии под расписку. Также копия протокола может быть направлена нарушителю по почте.
Важно! Если нарушителю не была выдана копия протокола, не рекомендуется ставить ему свою подпись в соответствующую графу в оригинале данного документа. Такое процессуальное нарушение непростительно с точки зрения права, и вполне возможно оспорить законность написанного протокола в суде.
Административное расследование длится не более месяца и осуществляется, если сведения о выявленном сотрудниками нарушении могут быть получены исключительно с помощью экспертиз или других действий, занимающих значительное время. Когда все обстоятельства установлены, составляется протокол, и нарушитель также извещается о его оформлении с необходимостью получения копии акта.
Важно! О назначении административного расследования выносится специальный акт - определение, которое направляется или вручается под расписку нарушителю.
Обратите внимание! В исключительных случаях период расследования продлевается. Однако в совокупности он не может составлять более 6 месяцев. Таким образом, на срок продления расследования откладывается и составление протокола. Временные рамки для исключительных случаев проведения расследования установлены законодателем.
П. 5 статьи 28.7 КоАП РФ устанавливает, что административное расследование продлевается:
Обратите внимание! Расследование может быть закончено и без вынесения протокола в случае прекращения производства по делу. Это отличает его от немедленного составления протокола или его оформления в течение двух суток. В таком случае составляется, а затем направляется нарушителю или лично отдается под расписку копия постановления о прекращении дела.
По мнению Верховного суда РФ, которое выражено в Постановлении Пленума от 24 марта 2005 года № 5, условно недостатки юридических документов можно разделить на существенные, которые признают протокол незаконным, и несущественные, позволяющие использовать протокол в качестве доказательства по делу.
Так, существенными недостатками будут являться отсутствие данных, признанных обязательными, о которых говорилось ранее, или, например, создание протокола по делу в отсутствие нарушителя. Из-за грубых ошибок подобного рода может быть прекращено само производство по делу.
Важно! Если имеют место исправления, помарки в протоколе, такие недочеты должны быть правильно оформлены! За каждым исправлением должны стоять две подписи - нарушителя и лица, изготовившего данный акт.
К несущественным же относятся те недостатки, которые без особого труда и затрат времени можно устранить при непосредственном рассмотрении дела по существу. К таким недостаткам Верховный Суд РФ относит и нарушение сроков составления протокола по делу об административном правонарушении.
Обратите внимание! К сожалению, за то, что должностное лицо нарушило срок и не оформило вовремя документы по делу, не предусмотрено никаких неблагоприятных последствий, поэтому обжалование такого обстоятельства окажется безрезультатным.
Важно! При обжаловании существенных недостатков протокола по делу следует соблюдать процессуальные сроки давности обжалования, которые составляют 10 дней со дня оформления протокола по делу и вручения его нарушителю.
Итак, сроки оформления протокола по делу колеблются от незамедлительного заполнения установленного бланка после обнаружения нарушения до максимального срока - шести месяцев при проведении административного расследования. Так или иначе, лицо, в отношении которого данный документ составляется, должно быть извещено обо всех ключевых процессуальных действиях, которые влияют на исход дела. Особая внимательность при оформлении данного правового акта поможет избежать указанных ошибок.
