УТВЕРЖДАЮ
по Мурманской области
советник государственной гражданской
службы Российской Федерации 1 класса
_____________________ И.С. Шишкова _
(подпись) (Ф.И.О.)
«__» _____________________________ 2011г.
В Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы замещаемая должность отнесена к старшей группе должностей государственной гражданской службы Российской Федерации категории специалисты.
Непосредственно подчинен начальнику и заместителю начальника отдела анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
В своей деятельности старший государственный налоговый инспектор (далее-старший госналогинспектор) отдела анализа и планирования налоговых проверок руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России, ФНС России, законами и иными нормативными правовыми актами органов власти Мурманской области и представительных органов местного самоуправления, приказами и указаниями УФНС России по Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, положением об отделе анализа и планирования налоговых проверок, нормативными правовыми актами, касающимися деятельности государственного служащего, должностным регламентом, инструкциями на рабочие места, правилами служебного распорядка, документами, регламентирующими работу со служебной информацией и другими документами.
В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указами Президента Российской Федерации от 27 сентября 2005 года N 1131 "О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих" и от 31 декабря 2005 года N 1574 "О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы", приказом ФНС России от 24.04.2009 № ММ-7-4/259@ «О квалификационных требованиях к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей федеральными государственными гражданскими служащими центрального аппарата и территориальных органов Федеральной налоговой службы» старший
государственный налоговый инспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок
по квалификационным требованиям к должностям федеральной государственной гражданской службы Федеральной налоговой службы должен иметь:
3. Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области на старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок возлагается следующее:
Исходя из установленных полномочий госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок имеет право:
5. Ответственность
Старший госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом, задачами и функциями Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы:
6. Перечень вопросов, по которым старший госналогинспектор
отдела анализа и планирования налоговых проверок
7. Перечень вопросов, по которым старший госналогинспектор отдела
анализа и планирования налоговых проверок
вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции вправе принимать или принимает решение по вопросам:
8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, порядок согласования
и принятия проектов решений по замещаемой должности
Подготовка проектов документов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению, Порядка по взаимодействию с отделами Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
9. Порядок служебного взаимодействия старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок в связи с исполнением им должностных обязанностей
Старший госналогинспектор отдела осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими отделами инспекции, в пределах своей компетенции в соответствии с инструкциями на рабочие места.
10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и
организациям в соответствии с административным регламентом
11. Показатели эффективности и результативности профессиональной
служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок определяется на основании достижения (учитывается степень участия в достижении) таких показателей, как:
Планирование объемов поступления налогов и сборов на территории, включая поступления в государственные внебюджетные фонды, в разрезе бюджетов (государственных внебюджетных фондов) основных отраслей экономики и видов налогов, темпы их роста помесячно и поквартально, в сравнении с соответствующим периодом прошлого года. Темпы роста налоговых поступлений и темпы инфляции в сопоставлении с темпами роста производства основных отраслей экономики.
При этом необходимо уделить особое внимание:
Начальник отдела
анализа и планирования
налоговых проверок ************
Приложение № 4
ОБРАЗЕЦ
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Межрайонной ИФНС России
по крупнейшим налогоплательщикам
по Мурманской области
_____________________ И.С. Шишкова
«___» ______________ 2011 год
Должностной регламент
Главного специалиста-эксперта юридического отдела
Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам
по Мурманской области
1. Общие положения
В Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы замещаемая должность отнесена к старшей группе
должностей государственной гражданской службы Российской Федерации категории «С
пециалисты».
Назначается на должность и освобождается от должности начальником Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
Непосредственно подчинен начальнику юридического отдела.
В своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России, ФНС России, законами и иными нормативными правовыми актами органов власти Мурманской области и представительных органов местного самоуправления, приказами и указаниями УФНС России по Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, положением о юридическом отделе, нормативными правовыми актами, касающимися деятельности гражданского государственного служащего; должностным регламентом; инструкциями на рабочие места, правилами служебного распорядка документами регламентирующими работу со служебной информацией и другими документами..
2. Квалификационные требования
В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указами Президента Российской Федерации от 27 сентября 2005 года N 1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих» и от 31 декабря 2005 года N 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы», приказом ФНС России от приказом ФНС России от 24.04.2009 № ММ-7-4/259@ «О квалификационных требованиях к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей федеральными государственными гражданскими служащими центрального аппарата и территориальных органов Федеральной налоговой службы» должен иметь по квалификационным требованиям к уровню профессионального образования, необходимого для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы - высшее профессиональное юридическое образование
.
Квалификационные требования к стажу гражданской службы (государственной гражданской службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности, необходимому для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы: без предъявления требований к стажу .
Квалификационные требования к профессиональным знаниям: должен знать и уметь применять на практике Конституцию Российской Федерации; федеральные конституционные законы, федеральные законы; указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты применительно к исполнению должностных обязанностей; правовые основы прохождения федеральной государственной гражданской службы, основы управления, организации труда и делопроизводства; формы и методы работы со средствами массовой информации, обращениями граждан, правила делового этикета; правила и нормы охраны труда, служебный распорядок инспекции; порядок работы со служебной информацией; должностной регламент.
Квалификационные требования к профессиональным навыкам
: должен иметь навыки: работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения, оперативного принятия и реализации управленческих и иных решений; аналитической оценки в процессе выработки и принятия решений, прогнозирования последствий своих действий; взаимодействия с государственными органами и организациями, ведения деловых переговоров, публичного выступления, составления делового письма; подготовки проектов нормативных правовых актов, служебных документов, сбора, систематизации, использования актуальной информации, применения компьютерной и другой оргтехники, пользования программными продуктами.
3. Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением о юридическом отделе Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области главный специалист-эксперт юридического отдела обязан:
В случае несогласия с выводами, содержащимися в проекте акта или решения, в связи с их незаконностью, необоснованностью и противоречием сложившейся судебной практики ведущим специалистом-экспертом юридического отдела составляется докладная записка с визой начальника юридического отдела или лица его замещающего на имя руководителя налогового органа, которая содержит выводы юридического (правового) отдела об обоснованности выводов, содержащихся в проектах актов и решений инспекции, принятых по результатам камеральных и выездных налоговых проверок, о полноте собранной доказательственной базы.
Формировать отчетность по предмету деятельности отдела, установленной Управлением Федеральной налоговой службы по Мурманской области;
Выполнять другие обязанности по распоряжению (поручению) начальника отдела;
В случае служебной необходимости замещает главного государственного налогового инспектора, ведущих специалистов-экспертов, специалистов-экспертов, специалистов 1 разряда юридического отдела.
РМ 3-3 - Правовая экспертиза документов, подготавливаемых в инспекции. Оказание правовой помощи отделам инспекции;
РМ 3-4 - Обеспечение производства по делам об административных правонарушениях;
РМ 3-5
- Обеспечение производства по делам о налоговых правонарушениях.
4. Права
Основные права ведущего специалиста-эксперта юридического отдела определены статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Исходя из установленных полномочий, в пределах функциональной компетенции, имеет право:
Принимать участие в подготовке проектов приказов, распоряжений и других документов, относящихся к компетенции отдела;
Вносить руководству отдела свои предложения по предмету деятельности отдела;
Вносить предложения по вопросам улучшения организации и условий труда;
Иметь доступ к сведениям, составляющим налоговую тайну в объеме, определенном Положением об отделе;
Осуществлять другие права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, актами ФНС России и УФНС России по Мурманской области.
5. Ответственность
Главный специалист-эксперт юридического отдела несёт ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом, задачами и функциями инспекции, функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы:
Некачественное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел;
Несоблюдение и надлежащее исполнение налогового законодательства, приказов, распоряжений, инструкций и методических указаний ФНС России, УФНС России по Мурманской области, Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;
Несоблюдение налоговой, коммерческой тайны хозяйствующих субъектов и сведений, составляющих служебную тайну;
Несоблюдения трудовой и исполнительской дисциплины;
Сохранность материальных ценностей и документационного фонда, находящегося в ведении отдела;
Иных должностных обязанностей, предусмотренных настоящим регламентом.
6. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт
юридического отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции вправе принимать или принимает решение по следующим вопросам:
обеспечение правовой информацией структурных подразделений инспекции (отраслевые отделы) по их запросам путем консультаций по возникающим в их деятельности вопросам;
совместная подготовка с заинтересованными структурными подразделениями инспекции (отраслевые отделы) материалов, предъявление и рассмотрение претензий, исков, представление в установленном порядке интересов Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области в судебных органах по спорам с ее участием;
обеспечение контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, по поручению начальника и заместителя начальника отдела проверяет и подтверждает путем визирования на соответствие нормам действующего законодательства ненормативных актов Инспекции;
принятие участия в обеспечении своевременного представления достоверных сводных отчетов и информации в вышестоящие органы;
проведение правовой экспертизы проектов документов, подготавливаемых в Инспекции;
обеспечение правильности применения налоговых санкций, предусмотренных законодательством РФ за налоговые правонарушения, допущенные должностными лицами предприятий, учреждений, организаций и гражданами;
7. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт
юридического отдела вправе или обязан участвовать
при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или)
проектов управленческих и иных решений
В пределах функциональной компетенции принимает участие в подготовке нормативных актов и (или) проектов управленческих решений в части обеспечения подготовки соответствующих документов по вопросам:
8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения,
порядок согласования и принятия проектов решений
по замещаемой должности
Подготовка проектов документов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, Порядка по взаимодействию с отделами Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
9. Порядок служебного взаимодействия специалиста-эксперта
юридического отдела в связи с исполнением им
должностных обязанностей
Главный специалист-эксперт юридического отдела осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими сотрудниками отдела, отделами инспекции, с ИФНС России по городам и районам Мурманской области, иными организациями в пределах компетенции.
10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции.
11. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста-эксперта юридического отдела определяется на основании достижения (учитывается степень участия в достижении) таких показателей, как:
Качественное выполнение своих функциональных обязанностей в соответствии с Положением о юридическом отделе, инструкциями на рабочие места.
Эффективность представления интересов Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области в судах;
Соблюдение сроков предоставления отчетности в вышестоящие налоговые органы;
Начальник юридического отдела *******
Приложение № 5
ОБРАЗЕЦ
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Межрайонной ИФНС России
по крупнейшим налогоплательщикам
по Мурманской области
советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса
___________________ И.С. Шишкова
(подпись) (Ф.И.О.)
Согласование
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.
Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.
Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:
Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова
23.11.2007
Юрисконсульт Зав. бюро персонала
Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк
25.06.2007 26.06.2007
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:
Замечания прилагаются. ........
Должность
Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.
Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
09.08.2007 № 25
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава России
05.09.2007 №65-17/184
В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.
Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.
При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.
Подписание и утверждение документов
Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-
мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.
Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.
Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.
Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» .
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.
Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».
В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.
Например:
Директор института Подпись В.Т. Логинов
При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.
Например:
Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения
и архивного дела Подпись М.В. Ларин
В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.
Например:
Зав. кафедрой зоологии
проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин
Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».
Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.
Например:
Председатель Л.Н. Тучкова
Секретарь О.И. Дубровина
Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»
Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская
Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».
Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:
«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».
Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».
Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.
Печать
Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».
Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.
Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.
Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.
Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.
Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.
Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.
Отметка о заверении копии
Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.
Например:
Секретарь Личная подпись Т. В. Романова
14.07.2007
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Гриф утверждения документа
После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.
Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:
Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.
Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт - утвержден; инструкция - утверждена; правила - утверждены; положение - утверждено.
Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. 1
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. 2
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 3
Например:
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. 4
Например:
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. 6
Например:
|
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5 |
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. 7
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
номенклатура дел организации;
нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
программы (проведения работ, командировок и т.д.);
расценки на производство работ;
регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
структура и штатная численность;
тарифные ставки;
формы унифицированных документов;
штатное расписание. 8
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 9
Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).
Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.
Рис. 2. Расположение реквизита на формате А4 углового бланка 01 02 03 04 - код организации; 05 06 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 10 11 - дата документа; 12 13 14 15 - адресат; 16 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Рис. 3. Расположение реквизита "Гриф утверждения документа" на формате А4 продольного бланка 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 53. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.16. 3-6 Там же. – Пункт 3.16. 7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с. 8 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации / ВНИИДАД. - М., 2007. - 264 с. 9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.16.
Требования, предъявляемые к оформлению документов
Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).
В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными" .
Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?
Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.
Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.
Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .
Реквизиты, определяющие наименование вида документа
Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.
Дата документа
Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом”, равно как и издание документа с "опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.
Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события .
Регистрационный номер
Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).
Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы .
Гриф утверждения
Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).
Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:
утверждение документа руководителем;
утверждение изданием специального распорядительного документа.
В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.
Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.
Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .
Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.
При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов - протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.
В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.
В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.
Гриф согласования
Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.
Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.
Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.
Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .
Печать
На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:
отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.
Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.
«Утверждаю» на документе представляет собой специальный гриф, утверждения, используемый уполномоченными лицами для разрешения или постановления. Образец реквизита унифицирован, что необходимо учитывать при оформлении.
Используется в приказах, имеющих номер. Подобная шапка составляется для каждого из должностей в одном документе. Главное требование совпадение подписей на одном уровне. Согласно указанному образцу необходимо пропечатать буквы заглавными, а далее указать фамилию руководящей должности, с указанием места, поставить дату и оставить место для росписи. Регистрация бумаги не требуется.
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
________Диланова М.В.
«____»__________20___г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Педагога-библиотекаря Муниципального казенного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с педагогом-библиотекарем МКОУ СОШ пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области, ______________________________________________________________
в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
тарифно-квалификационных характеристик заведующего библиотекой и библиотекаря, согласованных постановлением Министерства труда Российской Федерации от 1 февраля 1995 г № 8 и направленных для руководства в работе письмом Министерства образования
Российской Федерации от 4 августа 1995 г. № 58-М.
1.2. Библиотекарь назначается и ос¬вобождается от должности директором школы.
1.3. Библиотекарь должен иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или общее среднее образование, курсовую подготовку и стаж рабо¬ты в должности библиотекаря (библиографа) не менее 3 лет.
1.4. Библиотекарь подчиняется непосредственно заместителю директора школы по учебно-воспитательной работе.
1.5. В своей деятельности библиотекарь руководствуется законодательством Российской Федерации о культуре, образовании и библиотечном деле; постановлениями Правительства Российской Федерации, определяющими развитие культуры; руководящими документами вышестоящих органов по вопросам библиотечной работы; правилами организации библиотечного труда, учета, инвентариза¬ции; правилами по охране труда, технике безопасности и противо¬пожарной защите, а также Уставом и Правилами внутреннего трудо¬вого распорядка школы и настоящей Инструкцией.
2. Функции
2.1. Информационное обеспечение учебно-воспитательного про¬цесса в школе;
2.2. Пропаганда чтения как формы культурного досуга; 3.
3. Педагог-билиотекарь выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Организует работу библиотеки школы, формирование, обра¬ботку и систематизированное хранение библиотечного фонда;
3.2. Составляет каталоги, картотеки, указатели, тематические спис¬ки и обзоры литературы;
3.3. Обслуживает обучающихся и работников школы на абонемен¬те и в читальном зале, организует и проводит связанную с этим ин¬
формационную работу (выставки, витрины и другие мероприятия по
пропаганде книги); осуществляет подбор литературы по заявкам
читателей;
3.4. Ведет учет работы библиотеки и представляет установленную
отчетность;
3.5. Принимает книжные фонды на ответственное хранение по акту
и разовым документам и ведет соответствующий учет, участвует в
инвентаризации книжных фондов, списании устаревшей и ветхой
литературы по установленным правилам и нормам;
3.6. Принимает в установленном порядке меры к возмещению ущер¬ба, причиненного книжному и иным фондам библиотеки по вине
читателей (пользователей) и в связи с недостачей, утратой или пор¬чей книг;
3.7. Устанавливает и поддерживает связи с другими библиотеками;
организует межбиблиотечный обмен;
3.8. Оформляет подписку школы на периодические издания, конт¬ролирует их доставку;
3.9. Принимает меры к обеспечению библиотеки необходимым
оборудованием;
3.10. Организует читательские конференции, литературные вечера
и другие массовые мероприятия;
3.11. Соблюдает правила по охране труда, технике безопасности и
противопожарной защите; следит за надлежащим санитарным со¬
стоянием помещений и фондов библиотеки.
4. Права.
Библиотекарь имеет право:
4.1. Давать обязательные для исполнения указания обучающимся и работникам школы по вопросам, касающимся соблюдения правил пользования библиотечными фондами;
4.2. Контролировать и направлять работу уборщика служебных
помещений и рабочего по обслуживанию и текущему ремонту зда¬ний, сооружений и оборудования в помещениях библиотеки;
4.3. Участвовать с правом совещательного голоса в заседаниях Педагогического совета школы.
5. Ответственность
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважи¬тельных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Школы, законных распоряжений директора школы и иных локаль¬ных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных
настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, библиотекарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) сво¬их должностных обязанностей библиотекарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и
(или) гражданским законодательством.
Библиотекарь несет полную материальную ответственность в слу¬чае недостачи, утраты или порчи книг, принятых на хранение на ос¬новании письменного договора о полной материальной ответствен¬ности, если не докажет, что ущерб причинен не по его вине.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает по графику, составленному исходя из 20-часовой ра¬бочей недели и утвержденному директором школы по представле¬нию заместителя директора школы по учебно-воспитательной ра¬боте;
6.2. Может привлекаться по распоряжению заместителя директора
школы по учебно-воспитательной работе к экстренной замене вре¬менно отсутствующих учителей и воспитателей в пределах нормаль¬ной продолжительности своего рабочего времени с дополнительной почасовой оплатой педагогической работы;
6.3. Получает от директора школы и его заместителя информа¬цию нормативно-правового и организационно-методического харак¬тера, знакомится под расписку с соответствующими документами;
6.4. Работает в тесном контакте с учителями, родителями обучаю¬щихся (лицами, их заменяющими); систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с администрацией и педагогическими работниками школы.
С инструкцией согласен
второй экземпляр инструкции получил на руки
__________________________(подпись,дата)
