Делопроизводство в организации подразумевает деятельность по созданию официальных документов и организации работы с ними. Для унификации процессов работы с документами, повышения их оперативности и эффективности в организации может разрабатываться инструкция по делопроизводству. Кроме того, в организации может вводиться и должность делопроизводителя, чей круг должностных обязанностей мы рассматривали в отдельном . В этой консультации приведем типовую инструкцию по делопроизводству 2017 и 2018.
Инструкция по делопроизводству в организации может охватывать все этапы движения документов в организации и предусматривать, в частности, порядок:
К примеру, процесс подготовки документов к последующему хранению и использованию может предполагать:
Кроме того, инструкция по делопроизводству может предусматривать порядок применения печати, обязательное использование которой в хозяйственных обществах в настоящее время не требуется.
(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356 )
Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
«реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;
«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
«регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
«номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
«служба делопроизводства» - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
«электронная копия документа» - копия документа, созданная в электронной форме;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
абзац утратил силу. - ;
«система электронного документооборота» - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
«электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы.
()
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751
)
Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.
(п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
(п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
(п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 .
Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.
(п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
(п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.
В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
Федеральный орган исполнительной власти:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;
в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.
(пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.
Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;
г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.
(п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
Примечание.
По вопросам, касающимся составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения, см. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».
В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.
Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Дата поступления документа
Регистрационный номер входящего документа
Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)
Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
Индекс дела по номенклатуре дел
Сведения о переадресации документа
Количество листов основного документа
Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)
Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)
Отметка о контроле
Гриф ограничения доступа
Сведения об электронной подписи
Проверка электронной подписи
Подразделение - ответственный исполнитель документа
В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:
Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." . Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ . Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.
Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.
Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:
Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:
Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".
Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:
|
Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016 |
Новшества ГОСТ 7.0.97-2016 |
|
|---|---|---|
|
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют |
Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. |
|
|
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа |
Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа. |
|
|
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны |
||
|
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним |
||
|
Абзацный отступ текста документа – 1,25 см |
||
|
Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала |
||
|
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см |
||
|
Может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом |
||
|
Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. |
Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.
Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.
Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.
Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.
Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.
Литература
Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
Для исходящих:
Для внутренних:
Для всех:
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Дадим пошаговую инструкцию организации делопроизводства в компании.
Из статьи вы узнаете:
Материалы по теме:
Делопроизводство - это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача - как правильно и удобно организовать документооборот.
Скачать схему полностью
С делопроизводством в официальных учреждениях проще - там этот процесс регламентируют специальные нормативные акты:
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как провести на определенных предприятиях. Например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода организациях.
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решают собственники. Вернее, разработать делопроизводство с нуля поручают конкретным исполнителям - иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
Скачать эту и еще 9 памяток в журнале
Делопроизводство в ооо с нуля пошаговые инструкции помогут определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ - инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1. Определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними разный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Шаг 2. Написать инструкцию. Отдельно предусмотреть по локальным актам:
По входящей документации необходимо расписать, кто и где регистрирует поступающую документацию, в какие сроки, как фиксирует передачу документа на исполнение, где хранить входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей - аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Как оформлять документы по Примерной инструкции
Шаг 3. Указать в инструкции, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а какие следует составлять, руководствуясь утвержденным ГОСТ.
Как внедрить ГОСТ через инструкцию по делопроизводству
Шаг 4. Определить ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решить, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Скачать образец инструкции
Шаг 5. Определить, нужны ли дополнительные разделы инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством. Например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Как организовать работу с печатями и штампами
Шаг 6. Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство . Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяют перечень документов, которые будут составлять, изменять, копировать и распространять в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше -– то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указано в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании, например, утвержденной формы трудового договора, приказов, а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляют графики, то в какой срок и в каком порядке их предоставить на утверждение, если выдают средства защиты, то в каком порядке будут вести учет.
Скачать образец полностью
Следует учесть также, что для организации делопроизводства , в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разрабатывать и соблюдать инструкции.
Есть три формы организации делопроизводства:
При централизованной форме, все технические операции по обработке документов сосредотачивают в одном структурном подразделении. Обычно это служба делопроизводства. Плюс такой формы делопроизводства в том, что можно создать единую базу по всем документам, которые поступают или создают в организации. Искать нужные бумаги быстрее. Такая форма делопроизводства подойдет для компаний с линейно-функциональной структурой.
При децентрализованной форме делопроизводства службы ДОУ создают в каждом структурном подразделении. Если компания территориально-распределенная, эта форма будет кстати.
При смешанной форме организации делопроизводства одни операции выполняют в службе ДОУ, другие - в структурные подразделениях. Первые обычно занимаются приемом, регистрацией, контролем документов, вторые - создают и оформляют бумаги, систематизируют их и формируют на хранение. Одну и ту же операцию при такой форме делопроизводства могут осуществлять как в службе ДОУ, так и в подразделениях - зависит от документа.
