Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 (105) сентябрь 2011 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

● нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;

● конкретные поручения вышестоящих органов;

● осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

● потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

● постановления;

● решения;

● приказы;

● распоряжения;

● указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

● единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);

● коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая классификация распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов:

■ Издаваемые единоличным исполнительным органом:

• · приказы;
• · распоряжения;
• · указания;

■ Издаваемые коллегиальным исполнительным органом

• · постановления;
• · решения.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

Приказ о подготовке плана выпуска новой продукции

Открытое акционерное общество «МИР»

ПРИКАЗ

15.08.2011 № 56 о/д

О подготовке

плана выпуска новой продукции

на 2012 год

В целях решения вопросов, связанных с выпуском новых видов продукции в 2012 году в ОАО «МИР» (далее - Общество),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору по маркетингу Шумскому А.В. подготовить план выпуска новых видов продукции на 2012 год и представить на утверждение генеральному директору в срок до 15 сентября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Паркиной А.Н. ознакомить директора по маркетингу Шумского А.В. с настоящим приказом в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Ромашкина А.Ф.

Генеральный директор Варенников А.В. Варенников

ПРИМЕР 2

Приказ об утверждении плана ремонта производственных цехов

ПРИКАЗ

11.01.2011 № 02 о/д

Об утверждении

плана ремонта

производственных цехов

предприятия на 2011 год

В целях модернизации производственных мощностей ОАО «СКОТЛ» (далее - Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить план ремонта производственных цехов предприятия на 2011 год (приложение к приказу).

2. Начальнику секретариата Варкиной А.Н. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с реестром рассылки в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного инженера Федулова А.Ф.

Генеральный директор Варенников А.В. Варенников

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

ПРИМЕР 3

Распоряжение о подготовке производственного цеха к ремонту

Открытое акционерное общество «СКОТЛ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.05.2011 № 52

О подготовке

производственного цеха № 2

к ремонту

В целях реализации плана ремонта производственных цехов предприятия на 2011 год, утвержденного приказом ОАО «СКОТЛ» (далее - Общество) от 11.01.2011 № 234 о/д «Об утверждении плана ремонта производственных цехов предприятия на 2011 год»,

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальника производственного цеха № 2 Колесникова А.В. подготовить цех для проведения ремонта к 1 июня 2011 года.

2. Начальника секретариата Варкину А.Н. ознакомить с данным распоряжением начальника цеха Колесникова А.В. в течение двух рабочих дней с даты подписания настоящего распоряжения.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на главного инженера Федулова А.Ф.

Генеральный директор Варенников А.В. Варенников

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Указание об организации подписки

Открытое акционерное общество «Солнечная долина»

УКАЗАНИЕ

20.05.2011 № 48

Об организации подписки

на второе полугодие 2011 года

В целях оперативного решения вопросов, связанных с организацией подписки на второе полугодие в ОАО «Солнечная долина» (далее - Общество),

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений Общества предоставить заявки от каждого структурного подразделения с указанием наименования подписного издания, количества экземпляров и наименования организации, осуществляющей издательскую деятельность, в общий отдел в срок до 1 июня 2011 года.

2. Начальнику секретариата Галкиной А.Н. ознакомить руководителей структурных подразделений Общества с настоящим указанием в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего указания возложить на руководителя административного управления Смешкову К.И.

Генеральный директор Пронкин А.В. Пронкин

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

ПРИМЕР 5

Решение о приостановке реализации проекта

Открытое акционерное общество «Золотая Нива»

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ

РЕШЕНИЕ

12.05.2011 № 07

О приостановке реализации

проекта по выпуску

нового оборудования марки «ХХХ»

В связи с невыполнением сроков реализации проекта по выпуску нового оборудования марки «ХХХ» (далее - Проект) Совет директоров

2. Руководителю проекта Сидоркину Ф.А. подготовить план мероприятий по устранению недоработок, обнаруженных в ходе выполнения проекта, и представить его на утверждение Совета директоров 1 июня 2011 года.

3. Начальнику секретариата Колкиной А.Г. ознакомить руководителя проекта Сидоркина Ф.А. под личную подпись с данным решением и обеспечить доведение настоящего решения до всех членов Совета директоров в течение трех рабочих дней с даты подписания данного решения.

4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на главного инженера Береговского А.В.

Председатель Совета директоров Смольченко А.К. Смольченко

Секретарь Полушкина О.В. Полушкина

Обратите внимание. На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

ПРИМЕР 6

Приказ о распределении обязанностей

Открытое акционерное общество «Альгида»

ПРИКАЗ

11.05.2011 № 34 о/д

О распределении обязанностей

Для решения оперативных вопросов, связанных с деятельностью ОАО «Альгида» (далее - Общество),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на заместителя генерального директора Рожкову Людмилу Петровну обязанности по оперативному руководству деятельностью Общества и предоставить право подписи:

Договоров, кроме кредитных;

Финансовых документов (право первой подписи);

Распорядительных документов (приказов, распоряжений);

Обращений в министерства и ведомства, организации по вопросам деятельности Общества и получения разрешительной документации.

2. Возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова Сергея Константиновича обязанности по руководству кадровой политикой Общества и предоставить право:

Утверждения штатного расписания Общества и согласования штатных расписаний филиалов Общества;

Подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества.

3. Начальнику юридической службы Кошелеву А.П. в установленном порядке оформить доверенности на заместителя генерального директора Рожкову А.П., заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. в срок до 14 мая 2011 года.

4. Начальнику секретариата Милкиной А.Т. ознакомить заместителя генерального директора Рожкову Л.П., заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с настоящим приказом под личную подпись и обеспечить доведение настоящего приказа до всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания настоящего приказа.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Рассохин А.В. Рассохин

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.

Е.Г. Юсипова, член Гильдии Управляющих Документацией

Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

5) коммерческие документы (контракты, договоры);

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.

Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением , в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:

Наименование учреждения;

Наименование структурного подразделения;

Название вида документа (инструкция);

Гриф утверждения;

Место издания;

Заголовок;

Подпись.

Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).

По основной деятельности приказы издаются при:

Создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

Утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

Введение новых стандартов;

Изменении графика работы предприятия и т. д.;

По личному составу – при:

Назначении работников на должность;

При освобождении от должности;

При перемещении по службе;

Поощрениях или взысканиях;

Уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:

Название вида документа (ПРИКАЗ);

Дату (датой приказа является дата его подписания);

Порядковый номер приказа;

Место издания приказа;

Индекс документа;

Заголовок к тексту;

Подпись руководителя;

Отметку о согласовании;

Фамилию и номер телефона исполнителя;

Распоряжения заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ , может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

В сложных приказах

Констатирующая часть Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности – в канцелярии.

Аналогично оформляются решения и распоряжения.

Образец оформления приказа по основной деятельности:

Образец оформления приказа по личному составу :

Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.

Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);

2) эмблему (товарный знак или знак обслуживания);

3) наименование организации;

4) название вида документа;

5) дату и номер документа;

6) место издания;

7) заголовок к тексту;

8) подпись;

Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.

Пример распоряжения ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 1 декабря 2004 г. № 1545-р

1. Принять предложение Минсельхоза России, согласованное с Минэкономразвития России, об определении уровня цен, при котором в 2004 году начинается осуществление государственных закупочных интервенций в отношении зерна урожая 2004 года:

– на мягкую продовольственную пшеницу 3-го класса – 3800 рублей за тонну;

– на мягкую продовольственную пшеницу 4-го класса – 3000 рублей за тонну;

– на продовольственную рожь группы А – 2500 рублей за тонну.

Указанные цены включают в себя расходы, связанные с доставкой зерна до отобранных в установленном порядке организаций, осуществляющих хранение запасов интервенционного фонда сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, а также с погрузочно-разгрузочными работами, приемкой, подработкой и сушкой зерна.

2. Определить, что в 2004 году государственные закупочные интервенции осуществляются в объеме до 4,9 млрд. рублей за счет средств федерального бюджета, предусмотренных на эти цели.

Председатель Правительства

Российской Федерации

М.Фрадков

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю».

Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретает форму информационного письма.

Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа.

Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем предприятия или его первым заместителем.

Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма.

Пример указания ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УКАЗАНИЕ от 28 апреля 2004 г. № 1425-У О ПОРЯДКЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ ПО СДЕЛКАМ МЕЖДУ УПОЛНОМОЧЕННЫМИ БАНКАМИ

На основании Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле», Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» и решения Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 22 апреля 2004 года № 8) Банк России устанавливает следующее.

1. Без ограничений осуществляются следующие валютные операции по сделкам между уполномоченными банками, совершаемым ими от своего имени и за свой счет:

1.1. операции, отнесенные к банковским операциям в соответствии с законодательством Российской Федерации;

1.2. операции, связанные с исполнением обязательств по выплате иностранной валюты в соответствии с договорами поручительства и договорами залога, исполнение регрессных требований поручителей;

1.3. операции, связанные с приобретением у третьих лиц – уполномоченных банков, а также с уступкой третьим лицам – уполномоченным банкам за иностранную валюту требований исполнения обязательств в денежной форме;

1.4. операции, связанные с расчетами в иностранной валюте по договорам финансовой аренды (договорам лизинга);

1.5. операции с внешними ценными бумагами;

1.6. операции, связанные с осуществлением платежей в иностранной валюте по операциям с внутренними ценными бумагами и внешними ценными бумагами.

1.7. операции, связанные с привлечением денежных средств в иностранной валюте в виде кредитов;

1.8. операции, связанные с доверительным управлением денежными средствами;

1.9. операции, связанные с уплатой комиссионного вознаграждения (оплатой услуг уполномоченного банка) по операциям, указанным в подпунктах 1.1–1.8 настоящего Указания.

2. Валютные операции, не указанные в пункте 1 настоящего Указания, осуществляются уполномоченными банками в порядке, установленном для юридических лиц – резидентов, не являющихся уполномоченными банками, если иное не установлено Банком России.

Председатель

Центрального банка

Российской Федерации

С.М.Игнатьев

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами.

Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной – исполнитель – организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа.

Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Структуру документа образуют расположенные в соответствующих полях трафаретного текста и графах таблицы данные.

Реквизитами документа являются:

1) код формы документа (07);

2) наименование предприятия (08);

3) наименование вида документа (10);

4) дата документа (11);

5) регистрационный номер документа (12);

6) гриф утверждения документа (16);

7) заголовок к тексту (18);

8) текст документа (20);

9) подпись (22);

10) визы согласования (24);

11) оттиск печати (25);

12) отметка об исполнителе (27);

13) идентификатор электронной копии документа (30).

Пример штатного расписания Штатное расписание на 1 января 2006 года ЗАО «Бизнесконсалт»

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую, или организационно-нормативную.

Работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений – нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.

Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция). Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».

Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности , оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.

Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения . Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же – регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.

Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3–5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии – тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель.

Пример должностной инструкции

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель «ЗАО Бизнесконсалт»

_________________ (А.П.Игнатьев)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря руководителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «ЗАО Бизнесконсалт» (далее – «Общество»).

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

– организацию делопроизводства;

– методы оформления и обработки документов;

– архивное дело;

– машинопись;

– правила пользования приемно-переговорными устройствами;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

– основы этики и эстетики;

– правила делового общения;

– основы организации труда и управления;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– основы административного права и законодательства о труде;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на Гусеву И.Г – специалиста отдела автоматизации.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

2.1. Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря руководителя.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря руководителя.

3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Секретарь руководителя несет ответственность за:

4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора Общества.

4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т. ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ.

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен _________________ А.С. Сысоев.

Акты – составляются в самых различных ситуациях и имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов и т. д.

Акт – документ, составленный комиссией (несколькими лицами) и подтверждающий факты, события.

Если акт является внутренним документом учреждения, то он оформляется на общем бланке. Акт являющийся внешним документом, должен содержать справочные данные о фирме.

Во вводной части акта указывают основания (ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Акт может иметь заголовок, например «Акт о недостаче ТНП». В основной части акта излагаются цели, задачи проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Служебная переписка (деловая корреспонденция) – это неотъемлемый элемент, одна из форм управления предприятием.

Служебные письма – самый распространенный вид деловых документов.

Они составляются для осуществления оперативной связи с другими предприятиями и учреждениями по различным вопросам.

Преимущества деловых писем заключаются в следующем:

1) с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;

2) позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять ваши мысли;

3) дают возможность вести довольно сложные и трудоёмкие дела;

4) при необходимости они могут служить свидетельством в судопроизводстве;

5) могут быть средством передачи конфиденциальной информации.

Информационные письма содержат указания, уведомления, напоминания, просьбы, предложения.

Информационные письма

Гарантийные письма извещают о гарантийных оплатах, сроках поставки, качестве продукции и услуг.

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.

Примеры гарантийных писем

В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования о возмещении убытков, нанесенных из-за несоблюдения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация подтверждается прилагаемыми к письму документами: акты, справки и т. д.

Письма-рекламации

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов.

В письмах-запросах просят у контрагента разъяснения каких-либо фактов, действий.

Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных деловых соглашений между партнерами по переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запроса соответствующей деловой информации.

Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить…», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос.

Письма-просьбы – это едва ли не самая распространенная группа официальных деловых посланий. И легко понять, почему, в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону.

Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры.

Правила написания писем-просьб:

1) никогда не начинайте письмо со слова «Прошу», объясните вначале мотивы вашего обращения;

2) не благодарите адресата заранее, т. к. для этого существует особый вид писем – благодарственных.

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 года.

Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки. Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.

Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт – например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу («Прошу подтвердить…»), выраженную автору (организации-отправителю) письма.

Письма-заказы в многих случаях представляют собой ответ на письма-предложения. Назначение подобных писем – совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке). В последнем случае письмо-заказ одновременно выполняет и функцию сопроводительного письма.

Письма-предложения (оферты) – возможно, наиболее характерный образец коммерческой переписки. Имеет целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная особенность оферты – исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.).

Письма-дополнения выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив послание, сочли невозможным (или необходимым) прибегать к постскриптуму, вследствие чего часть важной информации оказалась недоступной для адресата. Поскольку вернуть уже отправленное деловое письмо «с полдороги» нельзя, автор может отправить, что называется, вдогонку письмо-дополнение.

Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно является продолжением предыдущего послания (при этом представляется крайне желательным сослаться на конкретные признаки письма – его дату, номер и т. п.). Именно с этого и следует начинать послание, например, так: «Данное письмо является дополнением к…».

Письма-рекламации – относительно редкое явление в официальной деловой переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств.

Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата (преднамеренной или допущенной им по неосторожности). В большинстве случаев таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя. Такой акт (второй его экземпляр или копию) целесообразно приложить к письму-претензии (в последнем случае оно будет одновременно выполнять и функцию сопроводительного письма).

Информационные письма не следует рассматривать как разновидность писем-сообщений или рекламных писем. Сообщение, как известно, предполагает краткость и служит прежде всего для установления (возобновления) контакта с адресатом.

Информационное письмо – это результат логического развития переписки. Такое письмо отправляется адресату в том случае, если контакт с ним удалось установить и он не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в несколько большем объеме (по сравнению с сообщением) проинформировать адресата, о стремлении автора послания развивать деловые и личные контакты, об отдельных аспектах их осуществления и т. п.

Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях – и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления.

Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления напоминания или предупреждения.

Отличительными особенностями напоминания являются:

2) более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;

3) информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату в случае, если и на напоминание со стороны последнего так и не последует соответствующей реакции.

Сопроводительные письма – это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма.

Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.

Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность за…

Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

Приносим свои извинения за то, что…

Приносим Вам свои глубокие извинения…

Позвольте принести (Вам) свои извинения за…

Мы хотели бы извиниться перед Вами за…

Разрешите извиниться перед Вами за…

Письмо-поздравление . Для писем-поздравлений можно использовать открытки, хотя при доверительных отношениях более приемлемо написание от руки, так как в этом случае можно создать менее стандартный текст. Подпись поздравления делается от руки.

Примите мои наилучшие поздравления по случаю успеха. Я только что узнал о Вашем повышении от главы отдела продаж.

Считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:

День рождения адресата (дата основания организации-получателя);

Государственные праздники;

Профессиональные праздники;

Назначение на более престижную должность;

Присвоение почетного или специального звания;

Награждение;

Достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах и соревнованиях и т. п.);

Заключение партнерских соглашений;

Годовщина сотрудничества (первая или «круглая»);

Ключевые события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, зашита диссертации, круглая годовщина свадьбы).

Письмо-приглашение . Целью письма-приглашения может быть приглашение на деловое (служебное) или торжественное (памятное) мероприятие:

1) заседание;

2) совещание;

3) конференцию;

4) семинар и т. д.

Письмо-приглашение может содержать:

1) полную повестку дня мероприятия;

2) фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

3) фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

4) информацию о проезде к месту приглашения;

5) другую информацию.

Особенности структуры письма-приглашения:

Первый абзац – вводная ключевая формулировка;

Второй абзац – информация о событии;

Третий (и четвертый) – формула вежливости, просьба ответить, ссылка на источник дополнительной информации о мероприятии.

В тексте часто используют устойчивые обороты:

«Приглашаем Вас на …»; «Просим принять участие в …»

Не принято направлять письма-приглашения по незначительным поводам, за исключением случаев, когда адресата нельзя проинформировать иначе, например, если он временно отсутствует.

Письмо-приглашение всегда носит персональный характер. Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например, выступления. В необходимых случаях допустимо попросить адресата подтвердить свое участие в мероприятии.

Служебные письма оформляются на бланках для писем, где размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

В состав служебного письма входят такие реквизиты:

Адресат;

Заголовок к тексту;

Возможна отметка о наличии приложения;

Подпись;

Письма оформляются в двух экземплярах, оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копию – на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр заверяется секретарем, не подписывается руководителем предприятия.

Служебное письмо может быть адресовано вышестоящему учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица – в дательном.

После наименования адресата указывают его почтовый адрес.

Если одно письмо направляется нескольким адресатам, сначала оформляют адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат . Если адресатов больше, составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают один адрес, по которому направляется конкретный экземпляр.

В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части оформляют такие реквизиты: Дата, Индекс, Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально точным и коротким; например;

«Об изменении…», «О проведении…», «О создании…» и т. д. Текст письма – лаконичным, последовательным, убедительным.

Текст письма состоит из вводной части и основной. Во вводной части указывают причины, вызвавшее составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

В основной части формулируется его основная цель письма.

Например:

Вводная часть: «В связи с тем, что при получении груза на станции „Клиновая“ 14.02.2005 по накладной № 134346 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача … штук изделий на сумму … (коммерческий акт от 14.02.2005, № 118)…»

Основная часть: «На основании изложенного проси в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер предприятия. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой и оборотной сторон бланка.

Факс- документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу передаются любые виды документов и приложений к ним: чертежи, схемы, таблицы, рисунки, фотографии. Но в большинстве случаев факсы являются разновидностью деловой переписки партнерами и организациями.

Оформление факса подобно оформлению делового письма, только в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывают код города и номер факса получателя. Также дополнительные данные проставляет сам аппарат:

Код отправителя;

Дата и время передачи, длительность передачи;

Номер телефакса, с которого передана информация;

Количество переданных страниц.

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их нужно скопировать, т. к. факсовая бумага многих факсимильных аппаратов недолговечна.

По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

Образец оформления факса:

Докладные записки, справки. Эти два вида документа близки по своему назначению. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, адресованная руководителю учреждения. Справка так же представляет собой документ, описывающий и подтверждающий те или иные события. Справки могут быть служебные и личные. Служебная справка содержит результат обобщений, каких либо обследований, командировок и т. д., проведенных должностным лицом.

Личные справки выдаются физическим лицам. В них, как правило подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например: справка с места работы, справка с места учебы, справка с места жительства, справка о состоянии здоровья из поликлиники.

Формуляр этих документов одинаков и содержит:

Наименование учреждения;

Адресат;

Название вида документа;

Порядковый номер справки;

Место составления;

Заголовок;

Подпись.

Отличие служебных справок от личных в том, что в служебных оформляется реквизит «Адресат», а в личных нет. Но в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка, т. е., в какое учреждение она будет предоставляться.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагают факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо принять в связи с изложенными фактами.

Если докладная записка или справка имеют сведения внутреннего характера, они подписываются составителями и могут быть составлены на чистых листах бумаги. Если же эти документы исходят от имени учреждения или структурного подразделения, они подписываются их руководителями и составляются на бланках.

Датой докладной записки или справки считается дата ее подписания.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Образец оформления служебной справки .

СПРАВКА № 12

01.03.2005 г. Москва

О наличии стройматериалов на складе № 2

На складе № 2 имеются следующие строительные материалы:

1. Паркет – 200 кв. м

2. Линолиум – 360 м

3. Цемент – 700 кг

4. Краска масляная – 1350 кг

Зав. складом М.Р. Маслов

Образец оформления личной справки:

Средняя школа № 52

Центрального округа г. Москвы

СПРАВКА № 34

11.02.2005 г. Москва

Еремин Алексей Иванович учится в школе № 34 Центрального округа г. Москвы в 10 «В» классе.

Справка выдана для предоставления на вечерние подготовительные курсы Московского Государственного педагогического института.

Директор школы М.Т. Евсеев

Объяснительная записка относится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудовые) отношения.

Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, не надлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответственность.

Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку.

Реквизиты объяснительной записки:

1) адресат (кому она адресована);

2) должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;

3) название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);

5) дата составления;

6) подпись составителя записки.

Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллективных органов.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) выступления участников заседания. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Чаще всего ведется краткая форма протокола без текстов докладов, полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы заседания.

Протокол оформляется как на общих бланках, так и на чистых листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

Наименование вида документа и его порядковый номер;

Место составление протокола;

Подписи председателя и секретаря.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: «Заседание совета директоров», «Заседание ученого совета».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части перечисляются присутствующие на собрании, указывается, кто был председателем (инициалы и фамилия), кто секретарем собрания (инициалы и фамилия). Также указываются должности присутствовавших, если это протокол производственного совещания.

Заканчивается вводная часть повесткой дня. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня номеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».

Основная часть протокола строится по схеме, СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ, приводятся инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность указывается во вводной части), ставится тире и с прописной буквы дается краткая запись содержания доклада, сообщения.

В разделе ВЫСТУПИЛИ, схема изложения повторяется.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ, по пунктам излагают принятые постановления.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.

Протокол подписывается председателем и секретарем. К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады и т. д.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут быть переданы на архивное хранение.

Образец оформления полного протокола :

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

27.06.2005 № 11 г. Москва

Заседание совета директоров

Председатель: И.И. Федотов

Секретарь: А.Т. Громова

Присутствовали: И.И. Федотов (директор), А.Т. Громова (гл. бухгалтер), М.А. Яров (рук. коммерческого отдела), И.С. Ивкина (рук. рекламного отдела).

Повестка дня: об организации филиала предприятия в г. ….

Федотова И.И. – краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Громова А.Т. – изложение содержания выступления или вопроса.

Ивкина И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Подготовить необходимую документацию для оформления филиала предприятия до 03.07.2005 (отв. А.Т. Громова).

1.2 Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений до 03.07.2005 (отв. М.А. Яров).

Председатель И.И. Федотов

Секретарь А.Т. Громова

Приказы по личному составу. Приказами по личному составу оформляют прием, увольнение, перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).

Оформляются такие приказы на бланках предприятия для внутренних документов.

Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу оформляется следующим образом: «О приеме на работу …..», «Об увольнении …», «Об изменении штатов…».

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.

В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Вторая, распорядительная часть, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой, указывается фамилия работника, имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья ТК РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде.

Аналогично составляются приказы об увольнении и о переводе на другую должность. В приказах о переводе на другую должность следует указывать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода.

Если перевод временный, необходимо указать его срок.

Приказы по личному составу визируются заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратится в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

Приказами по личному составу документально оформляются:

2) перевод на другую работу;

3) увольнение;

4) изменение условий труда;

5) присвоение разрядов, классности;

6) установление размеров оплаты труда;

7) предоставление отпусков;

8) командирование сотрудников;

9) наложение дисциплинарных взысканий и др.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным) . В заголовках к текстам таких приказов пишется:

«О приеме на работу …»,

«О переводе на другую работу …»,

«О поощрении …» и т. п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом. Например:

1. Отправить в командировку:

1.1. Самсонова Игоря Петровича …

1.2. Борисова Кирилла Ивановича …

В приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов. Сначала – назначение на должности, затем – перевод на другие должности, далее – освобождение от занимаемых должностей.

Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Такие приказы готовятся отделом кадров по мере накопления представлений, поступающих из структурных подразделений.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание (в сложных – по каждому пункту и подпункту), в котором указывают документы, послужившие основанием для его издания.

В приказе по личному составу обязательна должна присутствовать запись:

С приказом ознакомлен подпись расшифровка подписи Дата

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.

Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.

Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам включаются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Пример приказа по личному составу

Трудовые договора, контракты – это документ, оформляемый между предприятием или организацией в лице его руководителя и физическим лицом, не состоящим в штате этого предприятия, на выполнение единовременной работы.

Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. При заключении контракта необходимо указывать основные условия:

Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

Дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

Оплату труда;

Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Установление порядка заключения, изменения и расторжения трудовых договоров относится к ведению федеральных органов государственной власти.

Обратите внимание на то, что ст. 56 ТК РФ содержит легальное определение трудового договора и называет стороны данного договора, а также содержит следующие изменения:

1) из определения понятия трудового договора исключен употреблявшийся с 1992 г. в качестве синонима этого понятия термин «контракт». Последнее в условиях широкого развития гражданско-правовых отношений имеет большое не только теоретическое, но и практическое значение. Исключив из правового оборота термин «контракт», употребляемый в качестве синонима трудового договора, законодатель тем самым прекратил многолетний спор о различиях трудового договора (контракта) и контракта в контексте норм гражданского права;

2) по ранее действовавшему КЗоТу РСФСР основными обязательствами работодателя по трудовому договору являлись его обязанности «выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон». Действующий ТК РФ добавляет к указанным обязанностям также обязанность «предоставить работнику работу но обусловленной трудовой функции», а также уточняет, что работодатель обязан выплачивать работнику заработную плату «своевременно и в полном объеме», что весьма актуально. Исполнение работодателем данной обязанности должно обеспечиваться, в частности, его материальной ответственностью перед работником за задержку выплаты заработной платы;

3) под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника;

4) работник должен выполнять возложенную на него трудовую функцию лично. Это не предполагает возможности работника по своему усмотрению перепоручить кому-либо совершение действий, относящихся к его обязанностям. Личное выполнение обязанностей прекращается в связи с прекращением трудового договора. Они не передаются по наследству.

В числе основных принципов построения трудового договора необходимо отметить:

1) условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов непосредственно по соглашению работника и работодателя;

2) в тексте договора следует избегать изложения нормативных актов;

3) условия трудового договора, согласованные сторонами, могут быть изменены только по письменному соглашению между ними.

Содержание трудового договора образуют две группы условий: существенные и иные. Непосредственные условия (существенные) – это те условия, которые определяются соглашением сторон. Условия, оговариваемые самими сторонами в свою очередь делятся на необходимые и дополнительные (факультативные). Трудовое законодательство не связывает волю сторон договора в выработке этих условий.

Непосредственные условия трудового договора в свою очередь имеют более дробное деление. Здесь принято выделять необходимые (существенные) и дополнительные (факультативные) условия. Необходимыми признаются условия, отсутствие которых влечем признание трудового договора незаключенным (недействительным) и, следовательно, порожденные им трудовые отношения не возникшими. Таковыми являются условия о:

1) месте работы;

2) выполняемой работником трудовой функции;

3) оплате труда и иных дополнительных выплатах;

4) сроке действия;

5) условиях труда;

6) режиме труда и отдыха;

7) правах и обязанностях сторон трудового договора;

8) видах и условиях социального страхования.

Наряду с существенными стороны трудового договора по своему усмотрению могут предусмотреть и дополнительные (факультативные) условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке.

В ч. 3 ст. 57 ТК РФ приводится примерный перечень дополнительных условий , которые могут отражаться в содержании трудового договора. По соглашению между работодателем и работником этот перечень может быть расширен или, наоборот, ни одно из условий, перечисленных в данной норме, не будет включено в трудовой договор.

К числу дополнительных можно отнести условия об установлении испытательного срока, о совмещении профессий (должностей), переподготовке, обучении вторым и совмещаемым профессиям, о регулярном повышении квалификации, продолжительности дополнительного отпуска, режиме рабочего времени и времени отдыха, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя и др.

Включение этих условий в содержание трудового договора преследует цель конкретизировать обязательства сторон. Установление дополнительных условий трудового договора (контракта) не должно ухудшать положение работника по сравнению с законодательством, соглашением любого уровня (генеральным, отраслевым, специальным) и коллективным договором.

Внесенные в содержание трудового договора сторонами дополнительные условия не должны снижать уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. Если такие условия включены в трудовой договор, то они не могут применяться.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон трудового договора следующие условия:

1) основание увольнении;

2) установление не предусмотренных законодательством дисциплинарных взысканий;

3) введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных в п. 2 ст. 243 ТК РФ.

Стороны не могут также изменить порядок рассмотрения индивидуальных трудовых споров.

Все условия, включенные в трудовой договор, могут изменяться только по соглашению сторон. Если какие-либо условия заключения трудового договора изменяются, то все это оформляется в том же порядке, который установлен для заключения самого трудового договора. Соглашение об изменении условий трудового договора является неотъемлемой частью данного договора.

Статья 57 ТК РФ содержит общие обязательные рекомендации по включению в содержание трудового договора отдельных групп условий.

В трудовом договоре также указываются адреса сторон, сведения о документе, удостоверяющем личность работника, сведения о лице, подписывающем трудовой договор от имени работодателя, основание его правомочий (учредительный документ, доверенность). Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре должны быть указаны также сведения о документе, удостоверяющем его личность.

Если заключается трудовой договор о работе по совместительству, то в таком трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством (п. 4 ст. 282 ТК РФ).

Пример трудового договора Трудовой договор Карповой И.П. ЗАО «Бизнесконсалт».

Закрытое акционерное общество «Бизнесконсалт» (далее – ЗАО «Бизнесконсалт»), в лице Генерального директора Игнатьева Александра Павловича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Администрация», с одной стороны, и Карповой Инной Петровной, (фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили трудовой договор о нижеследующем:

1. Прием на работу, подчиненность, намерения, права, обязанности и ответственность Работника.

1.1. Карпова Инна Петровна (Ф.И.О.) принимается на работу в бухгалтерию главным бухгалтером.

1.2. Подчинение, функции, права и обязанности Работника определяются Правилами внутреннего распорядка, должностной инструкцией, распоряжениями начальника подразделения и непосредственного руководителя, а также квалификацией в соответствии с ЕТКС или отраслевыми ЕТКС.

1.3. Работа по настоящему трудовому договору для Работника является основным местом работы.

1.4. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Работником своих должностных обязанностей он несет ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.5. Перевод Работника на другую работу возможен только с его согласия, за исключением случаев, прямо установленных действующим законодательством РФ.

1.6. Для выполнения своих служебных обязанностей Работник может по решению Администрации направляться на другие предприятия и организации, находящиеся в Москве, или в служебные командировки в другую местность с оплатой расходов в порядке и размере, установленных действующим законодательством РФ.

2. Обязанности Администрации.

2.1. Администрация обязана обеспечить Работника постоянным рабочим местом, соответствующим санитарным нормам, информационными материалами, документацией, оборудованием и прочими вспомогательными средствами, необходимыми для выполнения данной работы.

3. Рабочее время и время отдыха.

3.1. Для выполнения Работником своих обязанностей ему устанавливается 40-часовая рабочая неделя с выходными днями в соответствии с графиком сменности работ.

3.2. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск и другие дополнительные отпуска, предусмотренные действующим трудовым законодательством РФ.

4. Срок действия и основания расторжения трудового договора.

4.1. Настоящий трудовой договор заключен:

на определенный срок с «___» _____________ г. по «___» _____________ г.

Работнику устанавливается испытательный срок продолжительностью 3 мес., который включается в срок действия настоящего трудового договора.

4.2. В случае изменения квалификации или профессии, по результатам тарификации и аттестации, а также в случае перевода Работника на другую работу или в другое подразделение оформляется дополнение к трудовому договору.

4.3. До истечения срока трудовой договор может быть расторгнут по инициативе сторон по основаниям, предусмотренным действующим трудовым законодательством РФ.

5. Оплата труда.

5.1. Администрация устанавливает Работнику:

оклад в размере 10.000 рублей в месяц;

тарифную ставку ____________ рублей в час.

5.2. Размер оплаты труда может изменяться в соответствии с действующими в ЗАО «Бизнесконсалт» системой и порядком оплаты труда.

5.3. По решению Администрации Работнику может устанавливаться вознаграждение по результатам работы в соответствии с системой вознаграждения (премирования) и порядком оплаты труда, существующими в ЗАО «Бизнесконсалт».

6. Гарантии и компенсации.

6.1. На Работника распространяются все льготы и гарантии, установленные для работников закрытого акционерного общества действующим законодательством РФ, отраслевыми нормативными актами, приказами и распоряжениями Генерального директора ЗАО «Бизнесконсалт».

6.2. На работника ведется трудовая книжка в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

6.3. Ущерб, причиненный Работником или Работнику ЗАО «Бизнесконсалт», подлежит возмещению в порядке и размерах, установленных действующим законодательством РФ.

7. Заключительные положения.

7.1. В случае возникновения спора между сторонами он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров Работника и Администрации, а в случае недостижения согласия он подлежит разрешению в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

7.2. Условия трудового договора могут быть изменены только по взаимному соглашению сторон, которые оформляются в виде дополнительного соглашения, являющегося неотъемлемой частью настоящего трудового договора.

7.3. Настоящий трудовой договор составлен в двух экземплярах: один экземпляр хранится в службе персонала ЗАО «Бизнесконсалт», другой – находится у Работника.

8. С перечнем сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, не подлежащих разглашению, ознакомлен: Карпова Инна Петровна (подпись).

9. Реквизиты сторон.

Договор может также содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К таковым можно отнести: совмещение должностей, испытательный срок, повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

На постоянных работников;

На временных работников;

Работающих на основном месте работы;

Работающих по совместительству.

В трудовом договоре определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

В трудовом договоре указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию, за профессиональное мастерство и др.

Наряду с доплатами могут быть и другие виды поощрений, например, дополнительный отпуск, льготный проезд на общественном транспорте и др.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии, другой – у работника.

Трудовой договор с работником

Акционерное общество ___________________ (наименование) в лице ________________ (указать должность и Ф.И.О. уполномоченного лица), действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и г-н(жа) ________________________ (указать Ф.И.О.), именуемый(ая) в дальнейшем «Работник», с другой стороны, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

1. Общие положения.

1.2. Работа по настоящему договору является для Работника основным местом работы.

По заявлению Работника Работодатель имеет право разрешить ему работу по другому трудовому договору в этой же организации по иной профессии, специальности или должности за пределами нормальной продолжительности рабочего времени в порядке внутреннего совместительства.

Работник имеет право заключить трудовой договор с другим работодателем для работы на условиях внешнего совместительства, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени не может превышать четырех часов в день и 16 часов в неделю.

1.3. Местом работы Работника является ___________________________________ (указать наименование и адрес организации, название структурного подразделения, место нахождения служебного помещения, при необходимости – конкретный механизм, агрегат и т. п.).

1.4. Датой начала работы является «___» ________________ 20_ г.

1.5. Работник принимается на работу в качестве _________________________________ (указать наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретную трудовую функцию. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ).

1.6. За Работником закрепляются следующая оргтехника, оборудование и другие материальные ценности, за сохранность которых он несет персональную ответственность: (указать конкретно; вслучаях, предусмотренных законодательством, в данный пункт целесообразно включать условие о заключении с Работником договора о полной индивидуальной материальной ответственности).

1.7. Характеристики условий труда: _______________________________

1.8. За работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях Работникуустанавливаются следующие компенсации и льготы:___________________________________________________(данный пункт включается в текст договора, если работа осуществляется в указанных выше условиях).

1.9. Работник подчиняется непосредственно ___________________________ (указать, кому конкретно – заведующему/управляющему/отделом, сектором, начальнику цеха, бригадиру, мастеру и т. п.).

1.10. По распоряжению Работодателя или его представителя Работник может направляться в служебные командировки с возмещением произведенных расходов в размерах, установленных законодательством, и при условии соблюдения норм трудового законодательства, определяющих гарантии работникам при направлении их в служебные командировки.

1.11. При заключении настоящего договора Работнику устанавливается испытание продолжительностью ______________ календарных месяца (срок испытания не может превышать трех месяцев), т. е. с «__» _________20__г. по «__» _________20__г.

При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть настоящий договор, предупредив Работника об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания его не выдержавшим испытание. Решение Работодателя Работник имеет право обжаловать в судебном порядке.

При неудовлетворительном результате испытания расторжение настоящего договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.

Если срок испытания истек, а Работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение настоящего договора допускается только на общих основаниях.

Если в период испытания Работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть настоящий договор по собственному желанию, предупредив об этом Работодателя в письменной форме за три дня.

1.12. Условия настоящего договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

2. Права и обязанности работника и работодателя.

2.1. Работник имеет право на:

– изменение и расторжение настоящего договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

– предоставление ему работы, обусловленной настоящим договором;

– рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда и коллективным договором;

– своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;

– отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

– полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

– профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

– объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;

– участие в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах; ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;

– защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;

– разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

– возмещение вреда, причиненного Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

– обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Работник имеет также право на: ___________________________________ (указать права Работника, обусловленные спецификой трудовых отношений с конкретным Работодателем).

2.2. Работник обязан:

– лично выполнять определенную настоящим договором трудовую функцию;

– добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него настоящим договором;

– соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации;

– соблюдать трудовую дисциплину;

– выполнять установленные нормы труда;

– соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

– бережно относиться к имуществу Работодателя, в том числе к находящимся в его пользовании оргтехнике и оборудованию, обеспечивать сохранность вверенной ему документации, а также к имуществу других работников;

– правильно и по назначению использовать переданные ему для работы оборудование, приборы, материалы;

– не разглашать ставшие ему известными по роду деятельности сведения, относящиеся к охраняемой законом тайне (государственной, служебной, коммерческой и иной);

– незамедлительно сообщить Работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Работодателя;

– отработать у Работодателя после обучения не менее _____________________ (указать срок, если обучение предполагается производить за счет Работодателя).

Работник также обязан: _______________________________ (указать обязанности Работника, обусловленные спецификой трудовых отношений с конкретным Работодателем).

2.3. Перечень других трудовых прав и обязанностей Работника определяется законодательством, иными нормативными правовыми актами, Положением о персонале, должностной инструкцией, локальными нормативными актами Работодателя и актами управления непосредственного начальника, не противоречащими трудовому законодательству Российской Федерации.

2.4. Работодатель имеет право:

– изменить и расторгнуть настоящий договор в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

– вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;

– поощрять Работника за добросовестный эффективный труд;

– требовать от Работника исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу Работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации;

– привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

– принимать локальные нормативные акты;

– создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в них.

2.5. Работодатель обязан:

– соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и настоящего договора;

– предоставить Работнику работу, обусловленную настоящим договором;

– обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда;

– обеспечивать Работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;

– обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности;

– выплачивать в полном размере причитающуюся Работнику заработную плату в сроки, установленные Трудовым кодексом РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, настоящим договором;

– вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ;

– предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением;

– своевременно выполнять предписания государственных надзорных и контрольных органов, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения законов, иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

– рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по их устранению и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям;

– создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах;

– обеспечивать бытовые нужды Работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей;

– осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами;

– возмещать вред, причиненный Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;

– исполнять иные обязанности, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями и настоящим договором.

2.6. Права и обязанности Работника и Работодателя в области охраны труда определяются правилами раздела X Трудового кодекса РФ.

3. Условия оплаты труда.

3.1. Вариант 1 . Работодатель обязуется своевременно и в полном объеме выплачивать Работнику заработную плату в размере ___________________ (указать размер тарифной ставки или должностного оклада Работника) рублей ежемесячно.

В связи с ростом потребительских цен на товары и услуги Работодатель осуществляет индексацию заработной платы в следующем порядке: _____________________________. (В организациях, финансируемых из соответствующих бюджетов, индексация заработной платы производится в порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами, а в других организациях – в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом организации).

3.1. Вариант 2 . Работодатель обязуется выплачивать Работнику ____ % от чистой прибыли, полученной по результатам деятельности за квартал, но не менее __________ рублей в месяц, а также должностной оклад в размере _____________ рублей в месяц, который подлежит индексации в связи с инфляцией в следующем порядке: _________________ (указать).

3.2. По решению Работодателя Работнику устанавливаются:

Вариант 1 : – персональная надбавка к должностному окладу в размере _______ рублей ежемесячно;

Вариант 2 : – премия в размере ______________ рублей ежемесячно (ежеквартально);

Вариант 3 : – вознаграждение по результатам работы за год в размере______________ рублей.

3.3. Вариант . Решение (ноу-хау, концепция, рационализаторское предложение и т. п.) Работника, осуществление которого позволило:

а) повысить рентабельность работы организации не менее чем на _______ % (по итогам полугодия), или

б) сократить расходы финансовых средств организации не менее чем на ______ % при неуменьшающемся доходе (по итогам полугодия), или

в) получить иной экономический эффект в виде _____________________ (указать),

является основанием для выплаты Работнику единовременного вознаграждения в размере _______________ рублей (Вариант : в виде ____________________ (указать форму предоставления материальных или имущественных льгот)).

Использование Работодателем ноу-хау, концепции, рационализаторского предложения Работника и выплата ему вознаграждения в соответствии с настоящим договором не лишают Работника возможности полностью использовать свои права, предусмотренные законодательством об охране авторских прав, если указанное законодательство применимо к конкретному случаю.

3.4. Заработная плата, включая премии, надбавки и другие выплаты компенсационного и стимулирующего характера, выплачивается ________ числа каждого месяца, следующего за тем, в котором она была начислена, путем ____________________________ (указать способ выплаты заработной платы – выдача наличных денег, перечисление на указанный Работником счет в банке).

3.5. Выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации.

(В соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и ее международным договорам. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 % от общей суммы заработной платы.

Выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот, не допускается).

3.6. Удержания из заработной платы производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

4. Режим труда и отдыха.

Примечание: условия о режиме труда и отдыха в обязательном порядке включаются в трудовой договор, если этот режим в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации.

4.1. Работнику устанавливается следующая продолжительность рабочей недели _____________________ (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику).

4.2. Выходные дни: _______________________ (указать).

4.3. Продолжительность ежедневной работы (смены) составляет ____ часов.

Время перерывов в работе – _____ (указать).

4.4. Число смен в сутки – _____ (указать).

4.5. Чередование рабочих и нерабочих дней ____________ (указать).

4.3–4.5. Вариант 1. Работнику устанавливается гибкий режим рабочего времени, при котором начало, окончание и продолжительность рабочего дня определяется по соглашению сторон.

Работодатель обеспечивает отработку Работником суммарного количества рабочих часов в течение учетного периода:

а) _____ часов в день;

б) _____ часов в неделю;

в) _____ часов в месяц.

4.3–4.5. Вариант 2 . Работнику устанавливается ненормированный рабочий день.

Нормальная продолжительность рабочего времени для Работника устанавливается _____ часов в неделю.

Продолжительность ежедневной работы (смены) составляет _____ часов.

Время начала работы – _____ часов.

Время окончания работы – _____ часов.

Время перерывов в работе – __________ (указать).

По распоряжению Работодателя при необходимости Работник может эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

4.6. Работа в выходные и праздничные дни производится с соблюдением требований трудового законодательства Российской Федерации с оплатой __________________ (указать, в каком размере).

4.7. Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью ___________ календарных дней.

4.8. Работнику предоставляется по решению Работодателя ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью _____________ (указать основания).

4.9. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется:

Вариант 1 : – в любое время в течение рабочего года по соглашению сторон;

Вариант 2 : – в соответствии с графиком отпусков.

4.10. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск за первый год работы предоставляется, как правило, не ранее чем по истечении 6 месяцев со дня заключения настоящего договора.

По соглашению сторон такой отпуск Работнику может быть предоставлени до истечения указанного срока.

4.11. С согласия Работодателя Работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, если это не отразится на нормальной работе соответствующего структурного подразделения организации.

Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон настоящего договора.

5. Социальное страхование.

5.1. Работник подлежит обязательному социальному страхованию в порядке и на условиях, установленных законодательством.

5.2. Работник подлежит следующим видам социального страхования:

___________________________________________________ (указать).

5.3. Устанавливаются следующие условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью Работника: ________________________________ (указать).

6. Срок действия и основания прекращения трудового договора.

6.1. Вариант 1 . Настоящий договор заключен на неопределенный срок «__» _________20__г.

(При заключении трудового договора на неопределенный срок допускается не указывать это обстоятельство. Согласно ч.3 ст.58 Трудового кодекса РФ если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок).

6.1. Вариант 2. Настоящий договор заключен на срок ____________ лет (года), с «__» _________20__г. по «__» _________20__г.

Обстоятельством (причиной), послужившим основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (иным федеральным законом) является ___________________________ (указать).

(Необходимо иметь в виду, что в соответствии со ст.58 Трудового кодекса РФ трудовой договор, заключенный на определенный срок (срочный трудовой договор) при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом, считается заключенным на неопределенный срок. Запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок).

6.2. Настоящий договор вступает в силу в день его подписания сторонами.

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, установленного в п. 1.4 договора.

6.3. Договор может быть прекращен в порядке и по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством Российской Федерации.

6.4. Помимо оснований, указанных в п. 6.3 договора, настоящий договор прекращается также в следующих случаях: ___________________________________________________ (указать дополнительные основания прекращения трудового договора. Установить в трудовом договоре дополнительные, помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, основания прекращения трудового договора возможно только в случаях, когда это прямо предусмотрено соответствующей правовой нормой. Так, кодекс допускает устанавливать дополнительные основания прекращения трудового договора непосредственно в самом договоре: с руководителем организации (п.3 ст.278); с работником, работающим у работодателя, являющегося физическим лицом (ст.307); с надомником (ст.312); с работником, работающим у работодателя – религиозной организации (ч.1 ст.347).

6.5. Договор расторгается с истечением срока его действия, о чем Работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. (Пункт 6.5 может быть включен только в текст срочного трудового договора).

7. Заключительные положения.

7.1. Материальная ответственность сторон настоящего договора применяется по правилам раздела XI Трудового кодекса РФ.

7.2. В случае возникновения между сторонами индивидуального трудового спора он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров Работника и Работодателя.

Если возникший между сторонами спор не будет урегулирован путем переговоров, то он разрешается в порядке, установленном статьями главы 60 раздела XIII Трудового кодекса РФ.

7.3. К отношениям сторон, не урегулированным настоящим договором, применяются нормы трудового права, установленные Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и другими правовыми актами.

7.4. Настоящий договор составлен в двух экземплярах: один экземпляр хранится в делах Работодателя, другой находится у Работника. Каждая из сторон вправе в установленном порядке изготовить необходимое ей количество копий настоящего договора.

Подписи сторон .

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.

В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, а также основания прекращения трудового договора;

3) сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, присвоение звания лучшего по профессии и другие виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки предназначена для занесения сведений о работнике и заполняется в его присутствии. Эти сведения имеют важное юридическое значение для трудящихся, являясь прежде всего подтверждением принадлежности трудовой книжки ее владельцу. Внесение сведений о работнике осуществляется при заполнении трудовой книжки лицам, поступающим на работу впервые, а также при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша к ней.

Фамилия, имя и отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Сокращение или замена имени и отчества инициалами не допускаются.

Внесение сведений об образовании (среднее, среднее специальное и высшее) производится только на основании соответствующего аттестата, удостоверения, диплома. В тех случаях, когда работник имеет незаконченное среднее или незаконченное высшее образование (в том числе продолжая обучение в учебном заведении), запись о таком образовании также производится лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.).

После проставления даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (его подпись должна быть разборчива, после этого подпись заверяется печатью организации (или печатью отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

При изменении работником фамилии, имени, отчества, приобретении новой специальности и т. п. записи в трудовых книжках об этом производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются, например, прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, организации.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в строгом соответствии со штатным расписанием.

Перевод работника на другую постоянную работу в том же предприятии, организации оформляется так же, как и прием на работу. Временные переводы на другую работу (например, в связи с производственной необходимостью, простоем) в трудовых книжках не отмечаются.

Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника – копии документов, связанных с работой.

В соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок, в частности, в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

При возникновении у работника необходимости получить в любое время, в том числе и в период его работы, трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, он вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением об этом. Не позднее трех дней со дня подачи этого заявления работодатель обязан выдать работнику копии этих документов (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Образец формы трудовой книжки

Примерный текст правил ведения и хранения трудовых книжек работников предприятия

I. Общие положения.

1.1. Настоящие правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек работников…(указать наименование предприятия в соответствии с учредительными документами) (далее – предприятие).

1.2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника предприятия.

1.3. Ведение и хранение трудовых книжек работника, проработавшего на предприятии в качестве основного места работы пять и более дней, осуществляется отделом кадров службы персонала. Ответственность за организацию надлежащего ведения и хранения трудовых книжек работников предприятия возлагается на начальника отдела кадров службы персонала.

II. Ведение трудовых книжек.

2.1. Оформление трудовой книжки работнику предприятия, принятому на работу впервые, осуществляется отделом кадров службы персонала в присутствии работника в срок не более 7 дней с даты приема на работу.

2.2. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике предприятия:

2.2.1. Фамилия, имя, отчество.

2.2.2. Дата рождения (число, месяц, год).

2.2.3. Образование, профессия, специальность.

2.2.4. Сведения о выполняемой работе.

2.2.5. Сведения о переводе на другую постоянную работу.

2.2.6. Сведения о награждении за успехи в работе.

2.2.7. Сведения об увольнении и основаниях для увольнения.

2.2.8. Иные сведения, внесение которых в трудовую книжку не противоречит законодательству.

2.3. Сведения о взысканиях в трудовую книжку работника предприятия не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (досрочное расторжение с работником трудового договора по инициативе предприятия). Записи о премиях, предусмотренных оплаты труда или выплачиваемых работнику предприятия на регулярной основе, в трудовую книжку также не вносятся.

2.4. По письменному заявлению работника предприятия ему в срок не более трех дней должны выдаваться оформленная надлежащим образом копия из трудовой книжки или выписка из нее. Копии (выписки) из трудовой книжки и иные связанные с работой документы выдаются работнику предприятия безвозмездно.

2.5. Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя предприятия в срок не более 7 дней с даты издания такого приказа (распоряжения), а при увольнении – в день увольнения.

2.6. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

2.7. Работник предприятия должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке с каждой вносимой в его трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении.

2.8 При прекращении с работником предприятия трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пп.4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

2.9. При расторжении с работником предприятия трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

2.10. При прекращении с работником предприятия трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

2.11. При прекращении с работником предприятия трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой и соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

2.12. При прекращении с работником предприятия трудового договора в связи с осуждением в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

2.13. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника предприятия вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

2.14. В трудовую книжку по месту работы также вносятся с указанием соответствующих документов записи:

2.14.1. О времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» (о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах).

2.14.2. О времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

2.15. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работ; (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными.

2.16. Работнику предприятия по письменному заявлению может быть выдан дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

2.17. В трудовые книжки работников предприятия из числа лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия работников предприятия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

2.18. При увольнении осужденного работника предприятия с работы в установленном порядке поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку по месту его приема (направления).

2.19. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку.

3.1. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника предприятия производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

3.2. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке работник предприятия исправление ее производится по месту внесения соответствующей записи, либо предприятием на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если предприятие (организация, учреждение), которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае его ликвидации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

3.3. Исправленные сведения в трудовой книжке работника предприятия должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работником предприятия работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеете судебное решение, а также случаев, предусмотренных законодательством.

3.4. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении работника предприятия, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника предприятия (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

3.5. Работник предприятия, утративший трудовую книжку, обязан немедленно письменно заявить об этом в отдел кадров. На основании письменного заявления работнику предприятия в срок не более 15 дней со дня подачи заявления выдается дубликат трудовой книжки.

3.6. При оформлении работнику предприятия дубликата трудовой книжки в последний вносятся:

3.6.1. Сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на предприятие, подтвержденном соответствующими документами.

3.6.2. Сведения о работе и награждении (поощрении) работника предприятия, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

3.7. Общий стаж работы при оформлении работнику предприятия дубликата трудовой книжки записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения сведений о работодателе, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

3.8. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе работника предприятия на другую работу, признанной недействительной, ему по письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается работнику предприятия. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

3.9. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие подобные обстоятельства) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в состав которой входят и представители предприятия.

3.10. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в отношении каждого работника предприятия осуществляется комиссией на основании имеющихся документов, а в случае их полного отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной работе на предприятии.

3.11. Если работник до поступления на предприятие уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

3.12. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника предприятия. На основании акта комиссии работнику предприятия выдается дубликат трудовой книжки. В случае если какие-либо документы, подтверждающие трудовой стаж, не сохранились, решение об установлении трудового стажа работника предприятия принимается в судебном порядке.

3.13. Если в трудовой книжке работника предприятия заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш.

3.14. Вкладыш в трудовую книжку работника предприятия оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора).

4.1. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на предприятии, заверяются подписью начальника отдела кадров службы персонала и подписью самого работника (за исключением случаев, предусмотренных законодательством). Трудовая книжка, оформленная надлежащим образом, выдается работнику в день увольнения (последний день работы).

4.2. Если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку не представляется возможным, начальник отдела кадров принимает меры к уведомлению работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления предприятие освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

4.3. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его письменного согласия и производится в соответствии с Правилами оказания почтовых услуг территории РФ.

4.4. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

4.5. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине предприятия, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей приказу формулировки причины увольнения работника предприятие возмещает работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения работника (прекращения трудового договора) в этом случае считается день фактической выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение), на основании которого в трудовую книжку вносится запись о фактической дате увольнения (прекращения трудового договора). Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

V. Учет и хранение трудовых книжек.

5.1. С целью учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в нее на предприятии ведутся по установленной форме:

5.1.1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

5.1.2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

5.2. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков тру книжки и вкладышей в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

5.3. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на предприятие, а также трудовые книжки вкладыши в них с указанием серии и номера, вновь выданные работникам.

5.4. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник предприятия расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

5.5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и к учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурован; заверены подписью руководителя предприятия и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

5.6. Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее хранятся как документы строгой отчетности; выдаются отделу кадров службы персонала по заявке начальника отдела кадров. По окончании каждого месяца начальник отдела кадров представляет отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

5.7. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладышей в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

5.8. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров службы персонала отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.9. Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также оформленных трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.

5.10. Лица, ответственные за хранение трудовых книжек и вкладышей в них (бланков), обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков) лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов. Предприятие организует расследование на предмет выявления недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков).

VI. Заключительные положения.

6.1. Настоящие правила вступают в действие с момента утверждения руководителем предприятия.

6.2. Настоящие правила подлежат переутверждению в случае внесения существенных изменений в их содержание, но не реже одного раза в 5 лет.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу и точно повторяет запись, сделанную в трудовой книжке.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о переводах сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы 3 «Назначения и перемещения», 4 «Отпуска», 5 «Дополнительные сведения» и «Дата, и причина увольнения». Наиболее важными являются записи раздела 3 и «Дата, и причина увольнения».

Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначениях, перемещениях или увольнениях сотрудников. Эти сведения заполняются с особой аккуратностью, т. к. они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

Хранятся карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке.

Карточки уволенных сотрудников формируют в дело, в алфавитном порядке (по первым трем буквам).

Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы. Срок хранения карточек Т-2 – 75 лет.

Образец личной карточки

В разделе «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранных языков, второй специальности, инвалидности и т. п.

Все записи должны быть сделаны без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам). Карточки нумеруются и сдаются в архив.

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями, предприятиями являются коммерческие контракты (договора).

Контракт – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направление оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может производиться посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК Р.Ф.).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контрактов и их заключении необходимо уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок. Следует подробно освещать условия договорных отношений и проверять правильность написания юридических адресов предприятий-контрагентов.

Составными частями контракта являются:

Название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии и т. п.);

Дата, место составления, номер;

Наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм);

Предмет контракта;

Условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы, реализации и т. д.;

Условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

Порядок сдачи-приема выполненных работ;

Ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств;

Гарантии, страхования и форс – мажорные обстоятельства;

Переход права собственности и риски;

Порядок разрешения споров;

Юридические адреса сторон, с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов;

Подписи должностных лиц, с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов;

Печати фирм-контрагентов.

Коммерческие контракты (договоры) хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним.

Заявления, предложения – документы, адресованные должностному лицу предприятия или учреждения, в которых заявитель излагает свою просьбу к нему или вносит предложение о рассмотрении каких-либо конкретных вопросов. Например, о приеме на работу или учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении каких-либо услуг: установке телефона или подключении к сети Интернет и т. д.

Заявление, предложение является личным документом. Они оформляются на стандартном, чистом листе бумаги и подписывается лично заявителем. На этих документах обязательны следующие реквизиты:

Адресат;

Данные о заявителе (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, если автор является сотрудником предприятия, или полный домашний адрес и телефон, если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением);

Наименование вида документа;

Отметка о наличии приложения, если имеются прилагающиеся документы;

Подпись.

Например, при поступлении на работу к заявлению прилагаются следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.

Пример заявления о приеме на работу

Резюме.

Цель резюме – подчеркнуть достоинства соискателя и, по возможности, сгладить недостатки. Недостатки студентов и выпускников вузов очевидны: отсутствие стажа, неопытность и пр. К достоинствам относятся энергичность, умение и желание учиться новому, стремление стать профессионалом и т. д.

По своему содержанию резюме должно быть:

1) целенаправленно деловым, т. е. характеризующим только те ваши качества, которые требуются именно для данной работы;

2) конкретным – указывающим факты и цифры, свидетельствующие о ваших достижениях;

3) подробным, чтобы потенциальный работодатель мог сделать логические выводы о ваших профессиональных данных;

4) достоверным – во избежание недоразумений, которые могут возникнуть при прохождении отборочных испытаний в случае, если выяснится, что кандидат сообщил о себе заведомо ложные сведения (например, указал отсутствующие компьютерные навыки, уровень владения иностранным языком или опыт работы по специальности);

Самый важный блок резюме: образование и опыт работы.

В разделе «Образование» необходимо указать не только оконченное учебное заведение, но и написать о стажировках, практикумах, семинарах, конференциях, в которых вы принимали участие. Можно отметить те доклады или курсовые работы, которые имели практическое значение. Нет необходимости перечислять похвальные грамоты, полученные вами в детском возрасте, а также курсы, не имеющие прямого отношения к предлагаемой должности.

У молодых специалистов раздел «Опыт работы» вызывает особые затруднения, так как их опыт крайне незначителен. В таком случае старайтесь показать даже не значительный опыт в данном направлении: прохождение практики в фирме или на предприятии и даже успешное выполнение разовых поручений в любой из областей.

Опыт работы укажите за последние 5-10 лет в обратном хронологическом порядке. при перечислении должностных обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в данной должности. Излагайте свои функции, начиная с главных, заканчивая второстепенными.

Профессиональные навыки – подтверждение уровня своей квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать.

Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор, программист), а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми вы работали. Знание иностранных языков. Укажите все иностранные языки и степень, в которой вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок:

«в совершенстве» – знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом;

«свободно» – владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики;

«хороший» – способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника;

«разговорный» – общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию;

«базовый» – знание элементарных основ языка, общение на уровне «Как дела?», «Сегодня хорошая погода», способность понять простой.

Владение оргтехникой (мини-АТС, факс, ксерокс и т. д.).

Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым методом. Стенография.

Практическая психология, служебный этикет и протокол.

В графе «Личные качества» отметьте именно те качества, которые принципиально важны для выбранной должности и профессии.

В разделе «Дополнительная информация» обязательно укажите ваш уровень знания иностранного языка, а также компьютерных программ и Интернета. Если у вас имеются водительские права, а будущая должность связана с разъездами, также подчеркните это.

Зарплата в резюме обычно не указывается, поскольку она, как правило, зависит от результатов собеседования. Но вы вправе указать минимальный уровень желаемой зарплаты, чтобы вас не беспокоили предложениями более низкой ставки.

Дата составления резюме должна быть свежей. Старая дата выдает давность и безрезультатность ваших поисков работы, что побуждает работодателя к решению: «Никто не взял – и ты не бери».

Оформление документа осуществляется в соответствии с общими требованиями ГОСТ Р6.30-2003.

1) адресат (15);

2) наименование вида документа (10);

3) заголовок к тексту документа (18);

4) текст документа (20);

5) подпись (22).

Правила оформления резюме.

1) резюме лучше разместить на одной странице формата А4, в крайнем случае – на двух (но только особо важную информацию);

2) текст должен быть набран на компьютере кеглем не менее 12 пунктов;

3) в резюме нет необходимости в декоративных деталях и разностильных шрифтах. Название разделов желательно выделить жирным шрифтом, можно с подчеркиванием. Границы полей следует сделать ровными, т. е. отформатировать текст «по ширине». Фон для текста должен быть белым;

4) если вы размещаете резюме в Интернете, следует учитывать особенности современной компьютерной обработки информации.

Для того, чтобы составить грамотное и совершенное резюме можно воспользоваться помощью профессионалов. В Интернете на ресурсе «Резюме Банк» (www.resume-bank.ru) это можно сделать быстро и качественно.

К одному из эффективных способов поиска работы относится мини-резюме, опубликованное в авторитетном специализированном периодическом издании. Одним из ведущих изданий, публикующих мини-резюме является газета «Работа сегодня», которая осуществляет рассылку каждого номера более чем в 1000 крупных компаний, а также автоматически публикует мини-резюме на сайте www.job-today.ru .

Пример резюме

Мини-резюме бухгалтера

Должность: Главный бухгалтер

Возраст: 36 лет

Телефон: 31-29-43 (дом.), 8-917-223-47-43, [email protected]

Образование: В 1992 г. окончила экономический институт факультет бухгалтерского учета и аудита, специализация – бухгалтер.

В 1995 окончила вечерние компьютерные курсы и получила специальность – оператор ПК.

Специальность: Бухгалтерский учет и аудит

Опыт работы:

06.1995-04.2005 ООО «Мир компьютеров»

Должность: бухгалтер

Обязанности: Начисление зарплаты

Работа с текущими счетами

Профессиональные навыки : Знание программ «Парус», «1С: Бухгалтерия», СПС «КонсультантПлюс»

Адрес: 410040, ул. Топольчанская, д.45/47, кв. 23

Для оформления документов какого-то определенного вида (приказа, письма и т. д.) используются определенные реквизиты. При чем, какие именно реквизиты следует оформлять на документах данного вида, и в какой последовательности они располагаются на страницах документа, строго определено стандартом.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу.

Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительных документов.

Следовательно, из этого, существуют формуляр акта, формуляр протокола, формуляр приказа и т. д. Например, формуляр акта включает следующий перечень и порядок реквизитов:

Акт оформляется на общем бланке;

Гриф утверждения;

Наименование вида документа;

Дата составления документа;

Место составления документа;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложения;

Подписи членов комиссии, составивших акт;

Фамилию исполнителя и номер его телефона.

2.4.2. Распорядительные документы

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы – это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации (предприятия) и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации различными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:

1) с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

2) их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники;

3) они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований;

3) правовые акты организаций.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов . Их подразделяют на:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти, утвержденной приказом Министра культуры и массовых коммуникаций 8 ноября 2005 г. № 536.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1) необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

2) необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы, с точки зрения принятия решений, могут издаваться коллегиальными органами управления, органами управления, действующими на основе единоначалия и совместно несколькими органами управления.

В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых коллегиальным органом при обсуждении вопросов на своих заседаниях. Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют федеральные и региональные органы исполнительной власти, комитеты и комиссии, коллегии министерств, органы местного самоуправления, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов управления особое место занимают совещательные по своему статусу органы управления. Решения совещательных органов управления носят рекомендательный характер. Это значит, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа управления.

К распорядительным документам, принимаемым коллегиальными и совещательными органами управления, относят постановление и решение.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

4) принятие решения по рассмотренным материалам;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа;

7) доведение решения до исполнителей.

На первом этапе происходит сбор информации по вопросу, ее анализ и оформление аналитической справки. Эта работа проводится в соответствии с планом работы коллегиального органа специалистами соответствующих структурных подразделений.

Аналитическая справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы, быть согласованной со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписанной руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.

Наряду с аналитической справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения должен содержать обоснование решения и распорядительную часть.

На втором этапе подготовленные аналитическая справка и проект решения за 10–15 дней до заседания коллегиального органа управления передаются секретарю коллегиального органа управления. Секретарь размножает представленные материалы и рассылает их членам коллегиального органа для предварительного изучения.

На третьем этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами и проводит организационные мероприятия по подготовке заседания коллегиального органа управления.

Четвертый этап реализует обсуждение представленных материалов на заседании коллегиального органа и принятие его членами коллегиального органа в представленном виде либо с изменениями, внесенными в ходе предварительного рассмотрения и обсуждения.

Пятый этап отражает специфику деятельности коллегиального органа управления и заключается в фиксации хода заседания путем оформления протокола заседания коллегиального органа управления. Протокол проходит стадию согласования с докладчиками и выступавшими и подписывается председателем и секретарем заседания коллегиального органа управления.

Шестой этап – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа в виде постановления или решения. При этом, решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа а фиксируются только в протоколе заседания коллегиального органа. Такие решения называются протокольными и доводятся до исполнителей выписками из протокола заседания коллегиального органа.

Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем коллегиального органа и доводится до исполнителей. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций.

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, также наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации.

В условиях единоличного принятия решений распорядительными документами являются приказы, распоряжения, указания.

Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:

1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

2) сбор и анализ информации для принятия решения;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;

6) принятие решения (подпись распорядительного документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с планом или программой деятельности), по поручению руководства организацией, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений (либо группой специалистов разных структурных подразделений, либо временной комиссией) на основе сбора и анализа объективной, достаточной и своевременной информации для выработки управленческого решения.

Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги по правилам оформления распорядительного документа. При этом, на верхнем поле справа проставляется слово «Проект».

Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования». Визирование документа (внутреннее согласование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования (визирования) распорядительного документа могут быть высказаны замечания или дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В этом случае при согласовании (визировании) на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты поставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прилагается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта документа для доработки документа.

Доработанный проект документа оформляется на бланке организации и вместе листом согласования, особыми мнениями и замечаниями передается руководителю для принятия управленческого решения (на подпись).

Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, то его оформление производится на стандартных листах бумаги, направляемых в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.

Постановление – это акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Постановлением называется также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа.

Для оформления постановления используются следующие реквизиты: наименование коллегиального органа – автора документа; наименование вида документа, дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.

Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Образец оформления постановления приведен в приложении 12, 13.

Решение – это акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организаций и предприятий для разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями именуются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст постановления или решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.

В констатирующей части указывается цель издания постановления. Она может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Распорядительная часть, как правило, состоит из пунктов, содержащих нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретные поручения, включают наименования организаций, которым дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.

Образец оформления решения приведен в приложении 16, 17.

Приказ – это акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.

В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждения и изменения структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при регулировании вопросов финансирования, материально-технического, научно-технического и других обеспечений, организации выполнения задач, стоящих перед органом управления организацией.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и другие вопросы управления персоналом.

Приказы оформляются на бланке приказа и имеют следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий или основание и цель издания документа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, то в констатирующей части указывается его название, дата и номер.

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждое поручение распорядительной части оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания или поручения они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с указанием конкретного срока исполнения. Если предписываемое действие носит постоянный характер, то срок исполнения этого действия не указывается.

Последним пунктом приказа является пункт, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за контроль исполнения приказа, его инициалы и фамилия.

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением правил оформления официальных документов. В тексте проекта приказа необходимо:

1) увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

2) излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

3) указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

4) обеспечить юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем организаций;

5) указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу к какой-либо своей части.

Проекты приказов визируются всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются в нижней части последнего листа приказа либо на его обороте.

Согласованный и завизированный проект приказа оформляется на бланке организации и представляется на подпись руководителю организации, или лицу, официально исполняющего его обязанности в случае длительного отсутствия руководителя.

Если к приказу имеются приложения, в соответствующих пунктах приказа даются ссылки на них.

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» и указывается к какому пункту приказа оно относится.

Образец оформления приказа приведен в приложении 18, 19.

Распоряжение – это акт, издаваемый единолично руководителем органа коллегиального управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указывается причина или цель издания распоряжения, а в распорядительной – предписываемые действия.

Образец оформления распоряжения приведен в приложении 14, 15.

Указание – это акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте, разделяющими констатирующую и распорядительные части являются «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, то указывается адресат или оформляется список рассылки документа.

Образец оформления указания приведен в приложении 22, 23.

Данный текст является ознакомительным фрагментом. Из книги Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. автора Захарьин В Р

Официальные документы Налоговый кодекс Российской ФедерацииЧасть втораяот 05.08.2000 № 117-ФЗИзвлеченияГлава 21. Налог на добавленную стоимость<…> Статья 171. Налоговые вычеты<….> 7. Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по

Из книги Налоговый арбитраж: практика решений налоговых споров автора Сальникова Людмила Викторовна

Официальные документы Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗИзвлеченияГлава 1. Основные положенияСтатья 1. Осуществление правосудия арбитражными судамиПравосудие в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности

Из книги Пользование чужим имуществом автора Панченко Т М

Официальные документы Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ Извлечения Глава 4. Юридические лица Статья 113. Унитарное предприятие 1. Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на

Из книги Ценные бумаги – это почти просто! автора Закарян Иван Ованесович

Требуемые документы Строгость российских законов компенсируется необязательностью их исполнения. Народная мудрость Для открытия счета в брокерской фирме клиенту – физическому лицу необходимо заполнить анкеты, с помощью которых брокер хочет узнать финансовые

Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна

4.4. Документы Документ любого вида, как правило, имеет номер и дату. Документ также имеет реквизиты и табличные части. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных (например, список работников организации в документе начисления заработной

Из книги 1С: Предприятие. Торговля и склад автора Суворов Игорь Сергеевич

3.3. Документы Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в «1С: Предприятие» могут использоваться документы. Как правило, набор документов в «1С: Предприятие» совпадает с набором реальных первичных документов,

автора Крюков Андрей Витальевич

ДОКУМЕНТЫ Вообще говоря, документ – это деловая бумага. С точки зрения бухгалтерии документ – это лист бумаги с таким текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни организации. Документ можно изготовить разными способами,

Из книги Бухгалтерский учет с нуля автора Крюков Андрей Витальевич

Кассовые документы Кассовые операции оформляются документами, имеющими типовые формы.Приходный кассовый ордерПрием денег в кассу организации осуществляется на основании приходного кассового ордера. При мерный вид приходного кассового ордера, подготовленный

Из книги Как найти инвестиции и не потерять бизнес автора Эванс Томас

5.1. Готовим документы В заключение нашей книги поговорим об обеспечении безопасности инвестиционных сделок. После того, как вы получили согласие инвестора и начали переговоры по предмету инвестиционного договора, надо как минимум понимать и знать инструменты

Из книги Управление дебиторской задолженностью автора Брунгильд Светлана Геннадьевна

1. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Учет и оформление операции приема, хранения и отпуска товаров в торговых организациях осуществляются в соответствии с правилами отпуска и отражения товарных операций в бухгалтерском учете и отчетности. Материальная ответственность

Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена Петровна

РАЗДЕЛ 3 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД

Из книги Малый бизнес с нуля. Хватит мечтать, пора действовать! автора Шестеренкин Егор

Платежные документы Еще предпринимателю придется иметь дело с некоторыми платежными документами. Вообще говоря, я в этом разделе пишу о разных документах, не все из них можно назвать платежными. Но с точки зрения некоторых типовых операций смысл у них один – все они

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Раздел 4 Документы – управленческие решения. документы планирования и

Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна

2.8. Другие документы

Из книги Коммерческое право автора Горбухов В А

14. Товаро-распорядительные документы К товаро-распорядительным документам относятся:1) складские свидетельства;2) коносамент;3) накладные на перевозку грузов.Складские документы бывают трех видов:1) двойное складское свидетельство;2) простое складское

Из книги Секретарское дело автора Петрова Юлия Александровна

3.2. Распорядительные документы Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— Создание организации, предприятия;

— Реорганизация организации, предприятия;

— Ликвидация организации, предприятия;

— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— Распорядительная деятельность организации, предприятия;

— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Функции

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.

Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. 1 Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. 2

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. 3

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. 4

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. 5

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий. 6

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. 7

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). 1

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

Сбор и анализ информации по вопросу.

Подготовка проекта распорядительного документа.

Согласование проекта документа.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

Принятие решения (подписание документа).

Доведение распорядительного документа до исполнителей. 2

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству. 3

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. 4

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа. 5

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. 6

Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. При оформлении проекта документа на стандартном листе бумаги на верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа. 7

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). 8

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и выносят проект. 9

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). 10

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. 11

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. 12 При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. 13

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба ДОУ. 14

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем , – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Проекты документов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. 15

После подписания служба ДОУ проводит регистрацию документа, с момента которой он приобретает статус официально изданного.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Дополнительная информация:

• распоряжение;

  указание.

1 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 2-8 Там же. 9 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 15. 10 Там же. – Приложение № 15. 11 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 12 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 15. 13 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 14 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 15. 15 Там же. – Приложение № 15.

Тематические материалы:

Перевод и значение WC в английском и русском языках Значение wc

Государственный стандарт союза сср

Простой пирог к чаю рецепт с фото на кефире

Взаимосвязь души и тела Что ограничивает душа и тело

Инструкция: как оформить приказ на увольнение

Масло пажитника: полезные свойства, применение

Фаршированные яйца со шпротами Закуска с яйцами и шпротами

Блины на соевом молоке и блины с соевой мукой Рыба, запеченная с соевым молоком и соевой мукой

Обновлено: 29.05.2020

103583

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter